OTIF: mitä ”On Time In Full” tarkoittaa ja miten sitä mitataan

Mitä OTIF tarkoittaa?

OTIF tulee sanoista On Time In Full. Se on toimitusten KPI, joka laskee tilauksen onnistuneeksi vain, jos se saapuu sovitun aikaikkunan sisällä ja sisältää koko tilatun määrän. Molempien ehtojen on täytyttävä samalle tilaukselle. McKinseyn vuoden 2019 raportti mittarista kuvaa sitä asteena, jolla lähetykset saapuvat määränpäähänsä sekä tilauksen määrän että aikataulun mukaisesti.

Näet sen myös muodossa DIFOT (Delivery In Full, On Time). Se on sama mittari sanat eri järjestyksessä, ja DIFOT on tavallinen nimitys Australiassa ja Uudessa-Seelannissa.

OTIF nousi johtoryhmien pöydälle vuonna 2017, kun Walmart alkoi periä toimittajilta maksuja liian aikaisin, liian myöhään tai vajaina saapuneista toimituksista. Muilla suurilla vähittäiskauppaketjuilla on omat versionsa. Mittari ei kuitenkaan ole vain vähittäiskaupan toimittajia varten. Valmistaja voi arvioida sillä saapuvien toimitusten toimittajia, tukkukauppa voi seurata omaa palvelutasoaan asiakkailleen ja 3PL voi raportoida sen jokaiselle asiakkaalleen.

Miten OTIF lasketaan?

OTIF lasketaan jakamalla sekä ajallaan että täydellisenä toimitettujen tilausten määrä kaikkien toimitettujen tilausten määrällä ja kertomalla tulos sadalla.

OTIF % = (ajallaan JA täydellisenä toimitetut tilaukset ÷ kaikki tilaukset) × 100

Laskuesimerkki. Oletetaan, että toimitit viime kuussa 200 lähtevää tilausta:

• 184 saapui ajallaan, eli täsmällisyys oli 92 %.
• 190 saapui täydellisenä, eli toimituskyky oli 95 %.
• 176 saapui ajallaan ja täydellisenä, joten OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88 %.

Huomaa, että 88 % on pienempi kuin kumpikaan osamittari. Näin mittari käyttäytyy: myöhästyneet ja vajaat tilaukset ovat enimmäkseen eri tilauksia, joten epäonnistumiset kasautuvat. Nyrkkisääntönä: jos myöhästymiset ja puutteet eivät liity toisiinsa, OTIF asettuu lähelle täsmällisyyden ja toimituskyvyn tuloa (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Tiimi, joka on ylpeä ”95 % ajallaan” ja ”95 % täydellisenä” -luvuistaan, on todennäköisesti noin 90 %:n OTIF-tasolla.

Pitäisikö laskea tilauksittain, riveittäin vai kolleittain?

Laskentayksikkö vaikuttaa tulokseen enemmän kuin useimmat odottavat. McKinseyn raportti antaa selkeän esimerkin: vähittäiskauppias tilaa 50, 30 ja 20 kollia kolmella tilausrivillä, ja toimittaja toimittaa ajallaan 50, 30 ja 10.

• Kollitaso: 90 kollia sadasta saapui ajallaan, joten OTIF on 90 %.
• Rivitaso: 2 riviä kolmesta oli täydellisiä, joten OTIF on 66 %.
• Tilaustaso: tilaus ei ollut täydellinen, joten OTIF on 0 %.

Sama rekka, samat lavat, kolme eri tulosta. McKinseyn ja Trading Partner Alliancen kyselyssä, johon vastasi 24 suurta pohjoisamerikkalaista vähittäiskauppiasta ja kulutustavaravalmistajaa, 79 % piti parempana laskentaa kollitasolla. McKinseyn perustelu on, että se antaa tunnustusta osatoimitukselle, joka silti auttaa pitämään hyllyn täynnä. Tilaustason laskenta on tiukempaa ja yksinkertaisempaa, ja se on yleistä valmistavassa teollisuudessa, jossa yksi puuttuva komponentti voi pysäyttää tuotantolinjan riippumatta siitä, kuinka paljon muusta saapui.

Kumpikaan ei ole väärin. Valitse yksi, kirjaa se ylös ja varmista, että asiakkaasi käyttää samaa.

Mikä lasketaan ”ajallaan” ja ”täydellisenä” toimitetuksi?

”Ajallaan” tarkoittaa, että toimitus saapui ikkunan sisällä, josta molemmat osapuolet ovat sopineet etukäteen, ja ”täydellisenä” tarkoittaa, että toimitettu määrä vastasi tilausta; molempien yksityiskohdat määritellään sopimuksessa, eivät minkään alan standardin mukaan. Samassa McKinseyn kyselyssä 92 % vastaajista oli sitä mieltä, että alan OTIF-standardi loisi arvoa, mikä kertoo, ettei sellaista ole.

Nämä valinnat on tehtävä ennen kuin kukaan laskee mitään:

Jos asiakas kertoo OTIF-tuloksesi olevan 81 % ja oma raporttisi sanoo 94 %, ero löytyy lähes aina tästä taulukosta, ja siitä kannattaa pitää palaveri ennen kuin siitä kannattaa riidellä.

Mikä on hyvä OTIF-tulos?

Hyvä OTIF-tulos on se, mitä asiakkaasi sopimuksessa sanotaan, ja useimmissa vähittäiskaupan ja teollisuuden toimitussopimuksissa se tarkoittaa jotain 90 %:n ja 98 %:n väliltä. Auditoitua, toimialat ylittävää vertailuarvoa ei ole. Ohjelmistotoimittajien oppaissa mainitaan usein 95 % tai enemmän ”hyvänä”; pidä sitä nyrkkisääntönä, älä mitattuna tietona.

Kaksi vertailukohtaa on dokumentoitu paremmin.

Todellisuus jää tavoitteista. McKinseyn vuoden 2019 raportin mukaan tyypilliset OTIF-epäonnistumiset kulutustavara-alalla olivat 20–30 prosenttia toimituksista, ja sen erittely täsmällisyyden menetyksistä tilauksesta toimitukseen päättyy 61 %:iin todellisuudessa ajallaan saapuneita. Luvut ovat muutaman vuoden vanhoja, mutta ne ovat hyödyllinen tarkistus kenelle tahansa, joka väittää 98 %:a normaaliksi.

Walmart julkaisee tunnetuimmat tavoitteet. Vuoden 2026 puolivälissä 8th & Waltonin ja SPS Commercen toimittajaohjeet listaavat ne näin:

Käytännössä, jos 40 000 dollarin edestä kolleja jää neljänneksen aikana tavoitteiden ulkopuolelle, vähennys on 1 200 dollaria. Walmartin tiedottaja vahvisti 3 %:n luvun Supply Chain Divelle vuonna 2019, eikä se ole sen jälkeen muuttunut; raja-arvoja on tarkistettu useita kertoja ohjelman käynnistymisen jälkeen vuonna 2017, joten tarkista Walmartin oma toimittajadokumentaatio ennen kuin luotat niihin.

Yhdysvaltojen ulkopuolella suuret vähittäiskauppaketjut ja teollisuuden ostajat kirjaavat saman ajatuksen toimitussopimuksiin palvelutaso- tai toimitusvarmuuslausekkeena. Raja-arvot ja sanktiot ovat sopimuskohtaisia, joten julkista lukua ei ole. Lue omasi.

Mitä eroa on OTIF:llä, OTD:llä ja toimituskyvyllä?

Toimitusten täsmällisyys (OTD, on-time delivery) mittaa vain ajoitusta, toimituskyky (fill rate) mittaa vain määrää, ja OTIF vaatii molempia samalta tilaukselta. Tilaus, joka saapuu aikataulussa mutta josta puuttuu kaksi lavaa, läpäisee OTD:n mutta epäonnistuu toimituskyvyssä ja OTIF:ssä.

OTD:tä ja toimituskykyä kannattaa silti seurata, koska ne kertovat, kumpi OTIF:n puolisko pettää. Heikko täsmällisyys viittaa kuljetuksiin, lastauslaitureiden ajanvaraukseen ja tilausten vapauttamiseen. Heikko toimituskyky viittaa varastosaldojen tarkkuuteen, keräilyyn ja tuotannonsuunnitteluun. Eri ongelmat, eri omistajat.

Mikä aiheuttaa OTIF-epäonnistumisia?

OTIF-epäonnistumisia syntyy jokaisessa vaiheessa tilauksen vapauttamisen ja vastaanottolaiturin välillä, ja suuri osa niistä tapahtuu ennen kuin rekka on edes lähtenyt lähettäjän pihalta. McKinseyn erittely täsmällisyyden menetyksistä luettelee seitsemän vaihetta: tilauksen vapautus, kuljetuspyynnön luonti, kuljetuspyynnön hyväksyntä, laituriaikataulu, tavaran valmistelu, kuljetusliikkeen nouto ja kuljetus. Vain viimeinen tapahtuu tiellä.

Syyt, jotka kaatavat ajallaan-puoliskon:

• Vapaata lastausaikaa ei ole, kun rekan pitäisi lähteä (lähettäjän laituri).
• Tavaroita ei ole kerätty, valmisteltu tai vapautettu, kun rekka saapuu (lähettäjän varasto).
• Kuljetusliike saapuu noutoon myöhässä tai kuorma on kilpailutettava uudelleen (kuljetussuunnittelu).
• Rekka odottaa purkua tuntikausia (vastaanottajan laituri).
• Rekka saapuu etuajassa ja käännytetään pois tai jätetään odottamaan, yleensä koska aikaa ei ollut varattu.

Syyt, jotka kaatavat täydellisenä-puoliskon:

• Järjestelmässä olevaa saldoa ei ole hyllyssä (varastonhallinta).
• Keräily- tai lastausvirheet (lähettäjän varasto).
• Tuotanto on jäljessä tilauspäivästä (suunnittelu).

Laituri näkyy molemmissa päissä. Lähettäjällä rekka, joka ei saa lastausaikaa, lähtee myöhässä. Vastaanottajalla rekka, joka saapuu ajallaan mutta odottaa purkua kolme tuntia, merkitään joidenkin asiakkaiden järjestelmissä myöhästyneeksi. ATRI:n vuoden 2024 seisonta-aikatutkimuksen mukaan kuljettajia pidätettiin 39,3 %:ssa pysähdyksistä, mikä on sama ongelma kuljettajan paikalta nähtynä. Käsittelimme sitä puolta artikkelissa mitä on rekan seisontamaksu.

Miten OTIF mitataan laiturilla?

OTIF:n mittaamiseen tarvitset jokaisesta tilauksesta neljä tietoa: sovitun toimitusikkunan, todellisen saapumisajan, tilatun määrän ja toimitetun määrän. Kaksi aikatietoa tulee laituriaikataulustasi. Kaksi määrätietoa tulee ERP- tai WMS-järjestelmästäsi. OTIF on se, mitä saat, kun yhdistät ne tilausviitteen perusteella.

Sananen siitä, mitä lastauslaiturin ajanvarausjärjestelmä tässä tekee ja mitä ei. LoadingCalendar kirjaa aikapuoliskon: milloin aika varattiin, milloin rekka saapui, milloin lastaus alkoi ja päättyi ja kuka muutti mitä, kaikki muutoslokiin. Se ei tiedä, montako kollia tilauksessa oli. Täyttä OTIF-lukua varten täsmäytät lastauksen viitteen tilausjärjestelmääsi joko viennin tai lastauslaiturin ajanvarauksen API:n kautta, joka palauttaa lastaukset päivämäärävälin, tilan ja viitteen mukaan.

Keskikokoiselle varastolle toimiva järjestely:

1. Kirjoita määritelmä yhdelle sivulle. Viitepäivä, ikkuna, laskentayksikkö ja se, miten etuajassa saapuvia ja vastaanottajan aiheuttamia viiveitä käsitellään. Hyväksytä se suurimmalla asiakkaallasi tai toimittajallasi.
2. Anna jokaiselle rekalle varattu aika. Ilman varattua aikaa ei ole mitään, mihin nähden olla ajallaan. Kuljetusliikkeiden varausportaali antaa kuljetusliikkeiden valita ajan itse, mikä myös pitää viitenumeron liitettynä varaukseen.
3. Aikaleimaa saapuminen, aloitus ja lopetus. Kun lastausta siirretään tilasta toiseen, tämä tapahtuu ilman, että kenenkään tarvitsee täyttää lomaketta.
4. Kirjaa määrä laiturilla. Vastaanotettu vs. tilattu saapuvissa, lastattu vs. tilattu lähtevissä.
5. Anna jokaiselle epäonnistumiselle syykoodi. Viisi tai kuusi koodia riittää: kuljetusliike myöhässä, kuljetusliike etuajassa, laituri ei vapaana, tavara ei valmiina, vajaa toimitus, väärä tuote.
6. Raportoi viikoittain ja pilko luku osiin. Näytä OTIF, ajallaan ja täydellisenä rinnakkain, kuljetusliikkeittäin ja toimittajittain tai asiakkaittain.

Seuraa myös varattujen aikojen noudattamista. Monet sopimukset mittaavat ”ajallaan” toivottua päivää vasten, joten rekka, joka on kolme tuntia myöhässä varatusta ajastaan, läpäisee silti OTIF:n sinä päivänä. Se myös sotkee loput aikataulustasi. Niiden rekkojen osuus, jotka saapuvat vaikkapa 30 minuutin sisällä varatusta ajastaan, on ennakkovaroitus; OTIF on tulos, jonka näet myöhemmin.

Vielä yksi erottelu. Saapuvassa rahdissa sinä mittaat toimittajia, ja laiturisi aikaleimat ovat todisteet. Lähtevässä rahdissa sinua mitataan, ja kun asiakas järjestää kuljetuksen, tuloksesi riippuu siitä, onko kuorma valmiina ja laituri vapaana toivottuna lastausaikana. Walmart kutsuu tätä nimellä ”collect ready”, ja se on täysin varaston mittari.

Miten OTIF:ää parannetaan?

OTIF:ää parannetaan selvittämällä, kumpi puolisko pettää useammin, ja korjaamalla sen puolen suurin yksittäinen syy. Edellisen osion syykoodit kertovat, mistä aloittaa, yleensä kuukauden sisällä.

Jos ajallaan on heikompi puolisko:

• Porrasta saapumiset varatuilla ajoilla. Ruuhkautuvat rekat tarkoittavat myöhästyneitä lähtöjä lähettäjällä ja pitkiä odotuksia vastaanottajalla. Kiinteät aikavälit rajoittavat sitä, montako rekkaa voi saapua saman puolen tunnin aikana.
• Sovita aikaikkunan pituus todelliseen työhön. Täysi rekkakuorma, joka on varattu 30 minuutin ikkunaan, siirtää jokaista sen jälkeen tulevaa rekkaa. Määritä lastauksen kestot kuormatyypeittäin, niin kalenteri lakkaa valehtelemasta. Katso aikaikkunoiden hallinta.
• Käytä varausaikaa kuorman valmisteluun. Muutaman tunnin vähimmäisvarausaika tarkoittaa, että keräily on valmis ja paperit tulostettu ennen kuin rekka peruuttaa laituriin.
• Tee päällekkäisvaraukset mahdottomiksi. Kaksi rekkaa samalla ovella takaa yhden myöhästyneen lähdön. Kirjoitimme erillisen oppaan siitä, kuinka lopettaa varaston laitureiden tuplavaraukset.
• Vahvista toimitusaika jo tilausta tehtäessä. McKinsey kutsuu tätä nousevaksi parhaaksi käytännöksi, ja se poistaa lähes kokonaan epäonnistumisen ”toivottuna päivänä ei vapaita aikoja”.

Jos täydellisenä on heikompi puolisko, työ tehdään enimmäkseen muualla kuin laiturilla: kiertoinventaariot useimmin vajaana toimitetuille nimikkeille, tarkistus lastausovella ja rehelliset toimituslupaukset, kun tuotanto on jäljessä. Lastauslaiturin ajanvaraus ei korjaa loppunutta varastoa.

Jos haluat laskea hinnan ongelman odotuspuolelle, lastauslaiturin ajanvarauksen ROI-laskuri käyttää ATRI:n lukuja ja näyttää oletuksensa. Jos aihe on sinulle uusi, aloita artikkelista mitä on lastauslaiturin ajanvaraus. LoadingCalendar maksaa €99 kuukaudessa kiinteästi rajattomalla määrällä laitureita, käyttäjiä ja kuljetusliikkeitä, ja siinä on 14 päivän kokeilujakso ilman luottokorttia. Se sopii pienille ja keskikokoisille varastoille, jotka haluavat varatut ajat ja aikaleimat käyttöön jo tällä viikolla. Toimittaja, joka lähettää kymmeniin vähittäiskaupan jakelukeskuksiin, tarvitsee lisäksi EDI- ja vaatimustenmukaisuustyökalun vähittäiskauppaa varten, emmekä me ole sellainen.