OTIF: hvað „On Time In Full“ þýðir og hvernig á að mæla það

Hvað þýðir OTIF?

OTIF stendur fyrir On Time In Full, afhendingar-KPI sem telur pöntun vel heppnaða aðeins ef hún berst innan umsamins tímaglugga og inniheldur allt pantað magn. Bæði skilyrðin verða að eiga við sömu pöntunina. Grein McKinsey frá 2019 um mælikvarðann lýsir honum sem því hversu vel sendingar ná á áfangastað í samræmi við bæði magnið og tímaáætlunina á pöntuninni.

Þú sérð hann líka skrifaðan sem DIFOT (Delivery In Full, On Time). Þetta er sami mælikvarðinn með orðunum í annarri röð, og DIFOT er algengasta heitið í Ástralíu og á Nýja-Sjálandi.

OTIF varð að tölu sem stjórnir fylgjast með árið 2017, þegar Walmart fór að rukka birgja fyrir afhendingar sem voru of snemma, of seint eða ófullnægjandi. Aðrar stórar verslanakeðjur eru með sínar eigin útgáfur. En mælikvarðinn er ekki bara fyrir birgja smásölu. Framleiðandi getur notað hann til að meta sína birgja, heildsali til að fylgjast með eigin þjónustu við viðskiptavini og 3PL til að skila skýrslu til hvers viðskiptavinar.

Hvernig reiknar þú OTIF?

Þú reiknar OTIF með því að deila fjölda pantana sem afhentar voru bæði á réttum tíma og í fullu magni með heildarfjölda afhentra pantana og margfalda svo með 100.

OTIF % = (pantanir afhentar á réttum tíma OG í fullu magni ÷ heildarfjöldi pantana) × 100

Reiknidæmi. Segjum að þú hafir afhent 200 útfarandi pantanir í síðasta mánuði:

• 184 bárust á réttum tíma, 92% stundvísi.
• 190 bárust í fullu magni, 95% hlutfall fullra afhendinga.
• 176 bárust á réttum tíma og í fullu magni, svo OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88%.

Taktu eftir að 88% er lægra en bæði undirhlutföllin. Svona hegðar mælikvarðinn sér: seinu pantanirnar og ófullnægjandi pantanirnar eru að mestu ólíkar pantanir, svo misbrestirnir leggjast saman. Sem þumalputtaregla: ef seinkanir og vöntun tengjast ekki lendir OTIF nálægt margfeldi stundvísinnar og hlutfalls fullra afhendinga (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Teymi sem er stolt af „95% á réttum tíma“ og „95% í fullu magni“ er líklega með OTIF upp á um 90%.

Á að telja eftir pöntun, línu eða kassa?

Einingin sem þú telur breytir niðurstöðunni meira en flestir búast við. Grein McKinsey gefur skýrt dæmi: smásali pantar 50, 30 og 20 kassa í þremur pöntunarlínum og birgirinn afhendir 50, 30 og 10 á réttum tíma.

• Kassastig: 90 af 100 kössum bárust á réttum tíma, svo OTIF er 90%.
• Línustig: 2 af 3 línum voru fullnægjandi, svo OTIF er 66%.
• Pöntunarstig: pöntunin var ekki fullnægjandi, svo OTIF er 0%.

Sami bíll, sömu bretti, þrjár ólíkar niðurstöður. Í könnun McKinsey og Trading Partner Alliance meðal 24 stórra smásala og neysluvöruframleiðenda í Norður-Ameríku kusu 79% talningu á kassastigi. Rök McKinsey eru þau að hún gefur hlutaafhendingu vægi þegar hún hjálpar samt til við að halda hillunni fullri. Talning á pöntunarstigi er strangari og einfaldari, og hún er algeng í framleiðslu, þar sem einn íhlutur sem vantar getur stöðvað framleiðslulínu, sama hversu mikið af restinni barst.

Hvorugt er rangt. Veldu eitt, skrifaðu það niður og gakktu úr skugga um að viðskiptavinurinn noti það sama.

Hvað telst „á réttum tíma“ og „í fullu magni“?

„Á réttum tíma“ þýðir að afhendingin barst innan glugga sem báðir aðilar sömdu um fyrirfram, og „í fullu magni“ þýðir að afhent magn var í samræmi við pöntunina; útfærslan á hvoru tveggja er ákveðin í samningi, ekki í neinum iðnaðarstaðli. Í sömu könnun McKinsey voru 92% svarenda sammála því að iðnaðarstaðall fyrir OTIF myndi skapa verðmæti, sem segir þér að enginn er til.

Þetta eru ákvarðanirnar sem þarf að taka áður en nokkur reiknar nokkuð:

Ef viðskiptavinur segir þér að OTIF hjá þér sé 81% en þín eigin skýrsla segir 94% liggur munurinn nánast alltaf í þessari töflu, og það borgar sig að halda fund áður en farið er að rífast.

Hvað er góð OTIF-niðurstaða?

Góð OTIF-niðurstaða er það sem samningur viðskiptavinarins segir, og í flestum birgðasamningum í smásölu og iðnaði þýðir það einhvers staðar á bilinu 90% til 98%. Það er ekkert endurskoðað viðmið þvert á atvinnugreinar. Leiðarvísar hugbúnaðarfyrirtækja nefna oft 95% eða meira sem „gott“; líttu á það sem þumalputtareglu en ekki mæld gögn.

Tveir viðmiðunarpunktar eru betur skjalfestir.

Raunveruleikinn er lægri en markmiðin. Grein McKinsey frá 2019 mat dæmigerða OTIF-misbresti í neysluvörugeiranum á 20 til 30 prósent afhendinga, og sundurliðun hennar á töpum í stundvísi eftir stigum frá pöntun til afhendingar endar í 61% raunverulegri stundvísi. Tölurnar eru nokkurra ára gamlar en þær eru góð prófun á hvern þann sem segir að 98% sé eðlilegt.

Walmart birtir þekktustu markmiðin. Um mitt ár 2026 eru þau tilgreind svona í leiðbeiningum fyrir birgja frá 8th & Walton og SPS Commerce:

Í reynd, ef kassar að verðmæti $40.000 falla utan markmiðanna á einum ársfjórðungi, er frádrátturinn $1.200. Talsmaður Walmart staðfesti 3% töluna við Supply Chain Dive árið 2019 og hún hefur ekki breyst síðan; viðmiðunarmörkin hafa verið endurskoðuð nokkrum sinnum frá því að kerfið hófst árið 2017, svo athugaðu eigin birgjagögn Walmart áður en þú treystir á þau.

Utan Bandaríkjanna skrifa stórar verslanakeðjur og iðnaðarkaupendur sömu hugmynd inn í birgðasamninga sem ákvæði um þjónustustig eða afhendingaráreiðanleika. Viðmiðunarmörkin og viðurlögin eru bundin hverjum samningi, svo það er engin opinber tala til að vitna í. Lestu þinn.

Hver er munurinn á OTIF, OTD og afgreiðsluhlutfalli?

Stundvís afhending (OTD, On-Time Delivery) mælir aðeins tímasetningu, afgreiðsluhlutfall (fill rate) mælir aðeins magn, og OTIF krefst hvors tveggja fyrir sömu pöntun. Pöntun sem berst samkvæmt áætlun en vantar tvö bretti í stenst OTD, fellur á afgreiðsluhlutfalli og fellur á OTIF.

Það er samt þess virði að fylgjast með OTD og afgreiðsluhlutfalli, því þau segja þér hvor helmingur OTIF er að bregðast. Lág stundvísi bendir á flutninga, tímabókun við rampa og losun pantana. Lágt hlutfall fullra afhendinga bendir á nákvæmni birgðaskráningar, tínslu og framleiðsluáætlun. Ólík vandamál, ólíkir ábyrgðaraðilar.

Hvað veldur OTIF-misbrestum?

OTIF-misbrestir koma frá hverju skrefi á milli losunar pöntunar og móttökurampans, og stór hluti þeirra verður áður en bíllinn hefur yfirgefið athafnasvæði sendandans. Sundurliðun McKinsey á töpum í stundvísi telur upp sjö stig: losun pöntunar, gerð flutningsbeiðni, samþykki flutningsbeiðni, rampaáætlun, tiltekt vöru, sókn flutningsaðila og flutning. Aðeins það síðasta gerist á veginum.

Orsakir sem fella stundvísishelminginn:

• Enginn hleðslutími er laus þegar bíllinn þarf að fara (rampi sendanda).
• Varan er ekki tínd, tekin til eða losuð þegar bíllinn kemur (vöruhús sendanda).
• Flutningsaðilinn kemur of seint að sækja, eða finna þarf nýjan flutningsaðila fyrir farminn (flutningaáætlun).
• Bíllinn bíður klukkustundum saman eftir affermingu (rampi móttakanda).
• Bíllinn kemur of snemma og er vísað frá eða látinn bíða, yfirleitt vegna þess að enginn tími var bókaður.

Orsakir sem fella helminginn um fullt magn:

• Birgðir sem eru til í kerfinu eru ekki í hillunni (birgðastýring).
• Villur í tínslu eða hleðslu (vöruhús sendanda).
• Framleiðsla er á eftir pöntunardagsetningunni (áætlanagerð).

Rampurinn kemur við sögu á báðum endum. Hjá sendanda fer bíll sem fær ekki hleðslutíma of seint af stað. Hjá móttakanda er bíll sem kemur á réttum tíma en bíður í þrjár klukkustundir eftir affermingu skráður seinn í kerfum sumra viðskiptavina. Rannsókn ATRI á biðtíma frá 2024 leiddi í ljós að bílstjórum var haldið í bið á 39,3% viðkomustaða, sem er sama vandamálið séð úr bílstjórasætinu. Við fjölluðum um þá hlið í greininni hvað er biðgjald vörubíla.

Hvernig mælir þú OTIF við rampann?

Til að mæla OTIF þarftu fjóra gagnapunkta fyrir hverja pöntun: umsaminn afhendingarglugga, raunverulegan komutíma, pantað magn og afhent magn. Tímagildin tvö koma úr rampaáætluninni þinni. Magngildin tvö koma úr ERP- eða WMS-kerfinu þínu. OTIF er það sem þú færð þegar þú tengir þau saman á tilvísunarnúmeri pöntunarinnar.

Nokkur orð um hvað tímabókunarkerfi fyrir vöruhús gerir hér og hvað ekki. LoadingCalendar skráir tímahelminginn: hvenær tímabilið var bókað, hvenær bíllinn kom, hvenær hleðsla hófst og lauk, og hver breytti hverju, allt í endurskoðunarskrá. Það veit ekki hversu margir kassar voru á pöntuninni. Til að fá fulla OTIF-tölu tengir þú tilvísunarnúmer hleðslunnar við pöntunarkerfið þitt, annaðhvort með útflutningi eða í gegnum API tímabókunarkerfisins, sem skilar hleðslum eftir dagsetningabili, stöðu og tilvísunarnúmeri.

Uppsetning sem virkar fyrir meðalstórt vöruhús:

1. Skrifaðu skilgreininguna á eina síðu. Viðmiðunardagsetning, gluggi, talningareining og hvernig farið er með snemmbúnar komur og tafir af völdum móttakanda. Fáðu stærsta viðskiptavininn eða birginn til að samþykkja hana.
2. Settu hvern bíl á bókaðan tíma. Án bókaðs tímabils er ekkert til að vera á réttum tíma miðað við. Bókunargátt fyrir flutningsaðila leyfir flutningsaðilum að velja tímabilið sjálfir, sem heldur líka tilvísunarnúmerinu tengdu bókuninni.
3. Tímastimplaðu komu, upphaf og lok. Þegar hleðsla er færð á milli staða gerist þetta án þess að nokkur fylli út eyðublað.
4. Skráðu magn við rampann. Móttekið á móti pöntuðu fyrir innkomandi, hlaðið á móti pöntuðu fyrir útfarandi.
5. Gefðu hverjum misbresti ástæðukóða. Fimm eða sex kóðar duga: flutningsaðili seinn, flutningsaðili of snemma, rampi ekki laus, vara ekki tilbúin, of lítið sent, röng vara.
6. Skilaðu skýrslu vikulega og sundurliðaðu töluna. Sýndu OTIF, stundvísi og hlutfall fullra afhendinga hlið við hlið, eftir flutningsaðila og eftir birgi eða viðskiptavini.

Fylgstu líka með því hvort bókaðir tímar eru virtir. Margir samningar mæla „á réttum tíma“ út frá umbeðinni dagsetningu, svo bíll sem er þremur klukkustundum of seinn í tímabilið sitt stenst samt OTIF þann daginn. Hann setur hins vegar restina af áætluninni þinni úr skorðum. Hlutfall bíla sem koma innan, segjum, 30 mínútna frá bókuðu tímabili er snemmbúna viðvörunin; OTIF er niðurstaðan sem þú sérð seinna.

Einn greinarmunur í viðbót. Fyrir innkomandi vörur ert það þú sem mælir birgjana, og tímastimplar rampans þíns eru sönnunargögnin. Fyrir útfarandi vörur ert það þú sem ert mældur, og þegar viðskiptavinurinn sér um flutninginn veltur niðurstaðan á því hvort farmurinn sé tilbúinn og rampurinn laus á umbeðnum hleðslutíma. Walmart kallar þetta „collect ready“, og það er alfarið mælikvarði vöruhússins.

Hvernig bætir þú OTIF?

Þú bætir OTIF með því að finna hvor helmingurinn bregst oftar og laga stærstu einstöku orsökina á þeirri hlið. Ástæðukóðarnir úr fyrri kaflanum segja þér hvar á að byrja, yfirleitt innan mánaðar.

Ef stundvísin er veikari helmingurinn:

• Dreifðu komum með bókuðum tímum. Bílar sem koma allir í einu þýða seinar brottfarir hjá sendanda og langa bið hjá móttakanda. Föst tímabil takmarka hversu margir bílar geta mætt á sama hálftímanum.
• Láttu lengd tímabilsins passa við raunverulegt verk. Fullur bíll sem bókaður er í 30 mínútna tímabil ýtir öllum bílum á eftir honum aftur. Stilltu hleðslutíma eftir farmgerð og dagatalið hættir að ljúga. Sjá stjórnun tímabila.
• Notaðu fyrirvara til að taka farminn til. Lágmarksfyrirvari upp á nokkrar klukkustundir þýðir að tínslunni er lokið og pappírarnir prentaðir áður en bíllinn bakkar upp að rampanum.
• Gerðu tvíbókun ómögulega. Tveir bílar á sömu dyrum tryggja eina seina brottför. Við skrifuðum sérstakan leiðarvísi um hvernig á að stöðva tvíbókun rampa í vöruhúsum.
• Staðfestu afhendingartímann þegar pöntunin er gerð. McKinsey kallar þetta vaxandi bestu starfsvenju, og hún útrýmir nánast alveg misbrestinum „enginn laus tími á umbeðnum degi“.

Ef fullt magn er veikari helmingurinn fer vinnan að mestu fram fjarri rampanum: hringtalningar á vörum sem oftast vantar upp á, eftirlit við hleðsludyrnar og heiðarlegar afhendingardagsetningar þegar framleiðslan er á eftir. Tímabókun við rampa lagar ekki birgðaskort.

Til að verðleggja biðhlið vandans notar ROI reiknivélin fyrir tímabókunarkerfi vöruhúsa tölur frá ATRI og sýnir forsendur sínar. Ef efnið er nýtt fyrir þér skaltu byrja á hvað er tímabókun fyrir vöruhús. LoadingCalendar kostar fast €99 á mánuði fyrir ótakmarkaðan fjölda rampa, notenda og flutningsaðila, með 14 daga prufutíma og án kreditkorts. Það hentar litlum og meðalstórum vöruhúsum sem vilja koma bókuðum tímum og tímastimplum í gang strax í þessari viku. Birgir sem sendir til tuga dreifingarmiðstöðva verslanakeðja þarf líka EDI-lausn og tól fyrir kröfur smásala, og það erum við ekki.