OTIF: “On Time In Full” Ne Demek ve Nasıl Ölçülür?

OTIF ne anlama gelir?

OTIF, On Time In Full ifadesinin kısaltmasıdır ve bir siparişi yalnızca kararlaştırılan zaman aralığında ulaştığında ve sipariş edilen miktarın tamamını içerdiğinde başarılı sayan bir teslimat KPI'ıdır. Her iki koşulun da aynı sipariş için sağlanması gerekir. McKinsey'nin bu metrik üzerine 2019 tarihli makalesi onu, sevkiyatların varış noktasına siparişteki hem miktara hem de takvime uygun olarak ulaşma derecesi olarak tanımlar.

Aynı metriği DIFOT (Delivery In Full, On Time) olarak da görebilirsiniz. Kelimelerin sırası farklı olsa da metrik aynıdır; DIFOT, Avustralya ve Yeni Zelanda'da yaygın olarak kullanılan addır.

OTIF, 2017'de Walmart'ın erken, geç veya eksik gelen teslimatlar için tedarikçilerden ücret kesmeye başlamasıyla yönetim kurullarının gündemine girdi. Diğer büyük perakendecilerin de kendi versiyonları var. Ancak bu metrik yalnızca perakende tedarikçileri için değil. Bir üretici onu gelen tedarikçilerini puanlamak için, bir toptancı müşterilerine verdiği hizmeti izlemek için, bir 3PL ise her müşterisine ayrı ayrı raporlamak için kullanabilir.

OTIF nasıl hesaplanır?

OTIF, hem zamanında hem de eksiksiz teslim edilen sipariş sayısının toplam teslim edilen sipariş sayısına bölünüp 100 ile çarpılmasıyla hesaplanır.

OTIF % = (zamanında VE eksiksiz teslim edilen siparişler ÷ toplam siparişler) × 100

Bir örnek hesaplama. Geçen ay 200 giden sipariş teslim ettiğinizi varsayalım:

• 184'ü zamanında ulaştı; zamanında teslimat oranı %92.
• 190'ı eksiksiz ulaştı; eksiksiz teslimat oranı %95.
• 176'sı zamanında ve eksiksiz ulaştı, dolayısıyla OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = %88.

%88'in her iki bileşen oranından da düşük olduğuna dikkat edin. Metrik bu şekilde davranır: geç kalan siparişler ile eksik gelen siparişler çoğunlukla farklı siparişlerdir, bu yüzden başarısızlıklar toplanır. Pratik bir kural olarak, gecikmeler ve eksikler birbiriyle ilişkili değilse OTIF, zamanında teslimat oranı ile eksiksiz teslimat oranının çarpımına yakın çıkar (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). “%95 zamanında” ve “%95 eksiksiz” ile gurur duyan bir ekibin OTIF'i muhtemelen %90 civarındadır.

Sipariş, satır veya koli bazında mı saymalı?

Saydığınız birim, skoru çoğu kişinin beklediğinden daha fazla değiştirir. McKinsey'nin makalesi net bir örnek verir: bir perakendeci üç sipariş satırında 50, 30 ve 20 koli sipariş eder, tedarikçi ise zamanında 50, 30 ve 10 koli teslim eder.

• Koli bazında: 100 kolinin 90'ı zamanında ulaştı, yani OTIF %90.
• Satır bazında: 3 satırın 2'si eksiksizdi, yani OTIF %66.
• Sipariş bazında: sipariş eksiksiz değildi, yani OTIF %0.

Aynı kamyon, aynı paletler, üç farklı skor. McKinsey ve Trading Partner Alliance'ın Kuzey Amerika'daki 24 büyük perakendeci ve tüketim malı üreticisiyle yaptığı ankette katılımcıların %79'u koli bazında saymayı tercih etti. McKinsey'nin gerekçesi, bu yöntemin rafın dolu kalmasına yine de katkı sağlayan kısmi bir teslimatı hesaba katmasıdır. Sipariş bazında sayım daha katı ve daha basittir; eksik tek bir parçanın, geri kalanının ne kadarı gelmiş olursa olsun, üretim hattını durdurabildiği imalat sektöründe yaygındır.

Hiçbiri yanlış değil. Birini seçin, yazıya dökün ve müşterinizin de aynısını kullandığından emin olun.

“Zamanında” ve “eksiksiz” neyi ifade eder?

“Zamanında”, teslimatın iki tarafın önceden üzerinde anlaştığı aralıkta ulaştığı; “eksiksiz” ise teslim edilen miktarın siparişle örtüştüğü anlamına gelir. Her ikisinin ayrıntıları herhangi bir sektör standardıyla değil, sözleşmeyle belirlenir. Aynı McKinsey anketinde katılımcıların %92'si OTIF için bir sektör standardının değer yaratacağı konusunda hemfikirdi; bu da böyle bir standardın olmadığını gösteriyor.

Herhangi bir hesaplama yapılmadan önce verilmesi gereken kararlar şunlardır:

Bir müşteri OTIF'inizin %81 olduğunu söylüyor ama sizin raporunuz %94 gösteriyorsa, fark neredeyse her zaman bu tablodadır; tartışmaya değmeden önce bir toplantıya değer.

İyi bir OTIF skoru nedir?

İyi bir OTIF skoru, müşterinizin sözleşmesinde yazan skordur ve çoğu perakende ve endüstriyel tedarik anlaşmasında bu %90 ile %98 arasında bir değer anlamına gelir. Denetlenmiş, sektörler arası bir referans değer yoktur. Yazılım sağlayıcılarının rehberleri genellikle %95 ve üzerini “iyi” olarak gösterir; bunu ölçülmüş bir veri olarak değil, pratik bir kural olarak değerlendirin.

İki referans noktası daha iyi belgelenmiştir.

Gerçekler hedeflerin altında. McKinsey'nin 2019 tarihli makalesi, tüketim malları sektöründe tipik OTIF başarısızlıklarını teslimatların yüzde 20 ila 30'u olarak belirtmiştir; sipariş-teslimat döngüsü boyunca zamanında teslimat kayıplarına ilişkin dökümü ise fiilen %61 zamanında teslimatla sona erer. Rakamlar birkaç yıllık, ancak %98'in normal olduğunu söyleyen herkese karşı faydalı bir sağlamadır.

En bilinen hedefleri Walmart yayımlıyor. 2026 ortası itibarıyla 8th & Walton ve SPS Commerce'in tedarikçi rehberleri bu hedefleri şöyle sıralıyor:

Uygulamada, bir çeyrekte 40.000 $ değerindeki koliler hedeflerin dışında kalırsa kesinti 1.200 $ olur. %3 oranı, 2019'da bir Walmart sözcüsü tarafından Supply Chain Dive'a doğrulanmış ve o zamandan beri değişmemiştir; eşikler ise program 2017'de başladığından bu yana birkaç kez revize edildi, bu nedenle bunlara güvenmeden önce Walmart'ın kendi tedarikçi belgelerini kontrol edin.

ABD dışında büyük perakende zincirleri ve endüstriyel alıcılar aynı fikri tedarik anlaşmalarına hizmet seviyesi veya teslimat güvenilirliği maddesi olarak yazar. Eşikler ve cezalar her sözleşmeye özgüdür, dolayısıyla alıntılanabilecek kamuya açık bir rakam yoktur. Kendi sözleşmenizi okuyun.

OTIF, OTD ve karşılama oranı arasındaki fark nedir?

Zamanında teslimat (OTD) yalnızca zamanlamayı, karşılama oranı yalnızca miktarı ölçer; OTIF ise aynı sipariş için ikisini birden şart koşar. Programa uygun ulaşan ama iki paleti eksik olan bir sipariş OTD'yi geçer, karşılama oranında ve OTIF'te başarısız olur.

OTD ve karşılama oranı yine de takip edilmeye değer, çünkü OTIF'in hangi yarısının başarısız olduğunu gösterirler. Düşük bir zamanında teslimat oranı nakliyeye, rampa randevu planlamasına ve sipariş serbest bırakmaya işaret eder. Düşük bir karşılama oranı ise stok doğruluğuna, toplamaya ve üretim planlamasına işaret eder. Farklı sorunlar, farklı sorumlular.

OTIF başarısızlıklarına ne yol açar?

OTIF başarısızlıkları, siparişin serbest bırakılmasından mal kabul rampasına kadar her adımda ortaya çıkar ve bunların büyük bir kısmı kamyon göndericinin sahasından ayrılmadan önce yaşanır. McKinsey'nin zamanında teslimat kayıpları dökümü yedi aşama sayar: siparişin serbest bırakılması, nakliye talebinin oluşturulması, talebin kabulü, rampa programı, malların hazırlanması, taşıyıcının yükü alması ve taşıma. Yalnızca sonuncusu yolda gerçekleşir.

“Zamanında” yarısını bozan nedenler:

• Kamyonun yola çıkması gerektiğinde boş yükleme zaman dilimi yoktur (göndericinin rampası).
• Kamyon geldiğinde mallar toplanmamış, hazırlanmamış veya serbest bırakılmamıştır (göndericinin deposu).
• Taşıyıcı yükü almaya geç gelir veya yükün başka taşıyıcılara yeniden teklif edilmesi gerekir (nakliye planlama).
• Kamyon boşaltma için saatlerce bekler (alıcının rampası).
• Kamyon erken gelir ve geri çevrilir ya da bekletilir; bunun nedeni genellikle randevusunun olmamasıdır.

“Eksiksiz” yarısını bozan nedenler:

• Sistemde görünen stok rafta yoktur (stok kontrolü).
• Toplama veya yükleme hataları (göndericinin deposu).
• Üretim sipariş tarihinin gerisinde kalır (planlama).

Rampa her iki uçta da karşınıza çıkar. Göndericide, yükleme zaman dilimi bulamayan bir kamyon geç yola çıkar. Alıcıda ise zamanında gelen ama boşaltma için üç saat bekleyen bir kamyon, bazı müşterilerin sistemlerinde geç olarak işaretlenir. ATRI'nin 2024 bekletme araştırması, şoförlerin durakların %39,3'ünde bekletildiğini ortaya koydu; bu, aynı sorunun şoför koltuğundan görünüşüdür. Bu tarafı kamyon bekletme ücreti nedir yazımızda ele aldık.

OTIF rampada nasıl ölçülür?

OTIF'i ölçmek için her sipariş için dört veri noktasına ihtiyacınız var: kararlaştırılan teslimat aralığı, gerçek varış zamanı, sipariş edilen miktar ve teslim edilen miktar. İki zaman değeri rampa programınızdan gelir. İki miktar değeri ERP veya WMS sisteminizden gelir. OTIF, bunları sipariş referansı üzerinden birleştirdiğinizde elde ettiğiniz sonuçtur.

Rampa randevu yönetim sisteminin burada neyi yapıp neyi yapmadığına dair bir not. LoadingCalendar işin zaman tarafını kaydeder: zaman diliminin ne zaman rezerve edildiğini, kamyonun ne zaman geldiğini, yüklemenin ne zaman başlayıp bittiğini ve kimin neyi değiştirdiğini, hepsini bir denetim kaydında tutar. Siparişte kaç koli olduğunu bilmez. Tam OTIF rakamı için yükleme referansını sipariş sisteminizle eşleştirirsiniz; bunu ya dışa aktarma yoluyla ya da yüklemeleri tarih aralığına, duruma ve referansa göre döndüren rampa randevu sistemi API'si üzerinden yapabilirsiniz.

Orta ölçekli bir depo için işe yarayan bir kurulum:

1. Tanımı tek bir sayfaya yazın. Referans tarihi, aralık, sayım birimi, erken gelişlerin ve alıcı kaynaklı gecikmelerin nasıl ele alınacağı. En büyük müşterinizin veya tedarikçinizin bunu onaylamasını sağlayın.
2. Her kamyonu bir randevuya bağlayın. Rezerve edilmiş bir zaman dilimi olmadan, zamanında olmanın ölçülebileceği bir referans yoktur. Bir taşıyıcı rezervasyon portalı, taşıyıcıların zaman dilimini kendilerinin seçmesine olanak tanır; bu da referans numarasının rezervasyona bağlı kalmasını sağlar.
3. Varış, başlangıç ve bitişe zaman damgası vurun. Bir yüklemeyi durumları arasında ilerletmek, kimse form doldurmadan bunu yapar.
4. Miktarı rampada kaydedin. Gelen yükler için teslim alınan ve sipariş edilen, giden yükler için yüklenen ve sipariş edilen miktar.
5. Her başarısızlığa bir neden kodu verin. Beş veya altı kod yeterlidir: taşıyıcı geç kaldı, taşıyıcı erken geldi, rampa boş değildi, mallar hazır değildi, eksik sevk edildi, yanlış ürün.
6. Haftalık raporlayın ve rakamı bölün. OTIF'i, zamanında ve eksiksiz teslimat oranlarını yan yana, taşıyıcı bazında ve tedarikçi ya da müşteri bazında gösterin.

Randevuya uyumu da takip edin. Birçok sözleşme “zamanında” kavramını talep edilen tarihe göre ölçer; bu nedenle zaman diliminden üç saat geç kalan bir kamyon o gün yine de OTIF'i geçer. Ama programınızın geri kalanını da altüst eder. Rezerve edilen zaman diliminin, örneğin, 30 dakika içinde gelen kamyonların oranı erken uyarı işaretidir; OTIF ise daha sonra gördüğünüz sonuçtur.

Bir ayrım daha. Gelen yüklerde tedarikçileri ölçen sizsiniz ve rampa zaman damgalarınız kanıttır. Giden yüklerde ölçülen sizsiniz; nakliyeyi müşteri ayarladığında skorunuz, talep edilen yükleme saatinde yükün hazır ve rampanın boş olmasına bağlıdır. Walmart buna “collect ready” diyor ve bu tamamen bir depo metriğidir.

OTIF nasıl iyileştirilir?

OTIF'i, hangi yarının daha sık başarısız olduğunu bulup o taraftaki en büyük tek nedeni düzelterek iyileştirirsiniz. Önceki bölümdeki neden kodları, genellikle bir ay içinde, nereden başlayacağınızı gösterir.

“Zamanında” daha zayıf yarıysa:

• Gelişleri randevularla yayın. Yığılan kamyonlar, göndericide geç çıkışlar ve alıcıda uzun beklemeler demektir. Sabit zaman dilimi aralıkları, aynı yarım saat içinde kaç kamyonun gelebileceğini sınırlar.
• Zaman dilimi süresini gerçek işe göre ayarlayın. 30 dakikalık bir zaman dilimine rezerve edilen komple bir kamyon, arkasındaki her kamyonu geciktirir. Yükleme sürelerini yük tipine göre belirleyin, takvim de gerçeği yansıtmaya başlasın. Bkz. zaman dilimi yönetimi.
• Yükü hazırlamak için ön bildirim süresini kullanın. Birkaç saatlik asgari rezervasyon ön bildirimi, kamyon rampaya yanaşmadan önce toplamanın bitmiş ve evrakların basılmış olması demektir.
• Çifte rezervasyonu imkânsız hale getirin. Aynı kapıya atanan iki kamyon, bir geç çıkışı garanti eder. Bu konuda ayrı bir rehber yazdık: depo rampalarının çifte rezervasyonu nasıl önlenir.
• Teslimat randevusunu sipariş verildiğinde onaylayın. McKinsey bunu yükselen bir en iyi uygulama olarak nitelendiriyor; “talep edilen günde boş zaman dilimi yok” kaynaklı başarısızlığı neredeyse tamamen ortadan kaldırır.

“Eksiksiz” daha zayıf yarıysa, yapılacak işin çoğu rampadan uzaktadır: en sık eksik sevk edilen ürünlerde periyodik sayımlar, yükleme kapısında bir kontrol ve üretim geride kaldığında gerçekçi söz verilen tarihler. Rampa randevu planlaması bir stoksuzluğu çözmez.

Sorunun bekleme tarafına bir maliyet biçmek için rampa randevu sistemi ROI hesaplayıcısı ATRI'nin rakamlarını kullanır ve varsayımlarını açıkça gösterir. Konuya yeniyseniz rampa randevu planlaması nedir yazısıyla başlayın. LoadingCalendar'ın ücreti sınırsız rampa, kullanıcı ve taşıyıcı için aylık sabit €99'dır; 14 günlük deneme sunar ve kredi kartı gerektirmez. Randevuların ve zaman damgalarının bu hafta çalışmaya başlamasını isteyen küçük ve orta ölçekli depolara uygundur. Onlarca perakende dağıtım merkezine sevkiyat yapan bir tedarikçinin ayrıca bir EDI ve perakende uyumluluk aracına ihtiyacı olacaktır; biz öyle bir araç değiliz.