OTIF: co znamená „On Time In Full“ a jak ho měřit

Co znamená OTIF?

OTIF znamená On Time In Full, tedy KPI dodávek, které považuje objednávku za úspěšnou, jen pokud dorazí v dohodnutém časovém okně a obsahuje celé objednané množství. Obě podmínky musí platit pro tutéž objednávku. Studie McKinsey z roku 2019 o tomto ukazateli ho popisuje jako míru, do jaké zásilky dorazí na místo určení v souladu s množstvím i harmonogramem uvedeným v objednávce.

Setkáte se také se zápisem DIFOT (Delivery In Full, On Time). Je to tentýž ukazatel se slovy v jiném pořadí; DIFOT je obvyklý název v Austrálii a na Novém Zélandu.

OTIF se stal číslem pro představenstva v roce 2017, kdy Walmart začal dodavatelům účtovat pokuty za dodávky, které dorazily dříve, pozdě nebo neúplné. Další velké obchodní řetězce mají své vlastní verze. Ukazatel ale není jen pro dodavatele obchodních řetězců. Výrobce jím může hodnotit své dodavatele, velkoobchod může sledovat vlastní úroveň služeb zákazníkům a 3PL ho může vykazovat každému klientovi.

Jak se OTIF počítá?

OTIF vypočítáte tak, že počet objednávek doručených současně včas i kompletně vydělíte celkovým počtem doručených objednávek a výsledek vynásobíte 100.

OTIF % = (objednávky doručené včas A kompletně ÷ všechny objednávky) × 100

Vzorový výpočet. Řekněme, že jste minulý měsíc doručili 200 odchozích objednávek:

• 184 dorazilo včas, tedy míra včasnosti 92 %.
• 190 dorazilo kompletně, tedy míra úplnosti 95 %.
• 176 dorazilo včas a zároveň kompletně, takže OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88 %.

Všimněte si, že 88 % je méně než obě dílčí míry. Tak se tento ukazatel chová: pozdní objednávky a neúplné objednávky jsou většinou různé objednávky, takže se chyby sčítají. Orientační pravidlo: pokud zpoždění a manka spolu nesouvisejí, vychází OTIF zhruba jako součin míry včasnosti a míry úplnosti (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Tým, který je hrdý na „95 % včas“ a „95 % kompletně“, má pravděpodobně OTIF kolem 90 %.

Počítat podle objednávek, řádků, nebo kartonů?

Jednotka, kterou počítáte, mění výsledek víc, než by většina lidí čekala. Studie McKinsey uvádí názorný příklad: obchodní řetězec objedná 50, 30 a 20 kartonů ve třech řádcích objednávky a dodavatel včas dodá 50, 30 a 10.

• Na úrovni kartonů: 90 ze 100 kartonů dorazilo včas, takže OTIF je 90 %.
• Na úrovni řádků: 2 ze 3 řádků byly kompletní, takže OTIF je 66 %.
• Na úrovni objednávky: objednávka nebyla kompletní, takže OTIF je 0 %.

Stejný kamion, stejné palety, tři různé výsledky. V průzkumu McKinsey a Trading Partner Alliance mezi 24 velkými severoamerickými obchodními řetězci a výrobci spotřebního zboží dalo 79 % přednost počítání na úrovni kartonů. Argumentem McKinsey je, že tak se započítá i částečná dodávka, která přesto pomáhá udržet regál zásobený. Počítání na úrovni objednávky je přísnější a jednodušší a je běžné ve výrobě, kde jediná chybějící součástka může zastavit výrobní linku bez ohledu na to, kolik ze zbytku dorazilo.

Ani jedno není špatně. Vyberte si jedno, zapište ho a ujistěte se, že váš zákazník používá totéž.

Co se počítá jako „včas“ a „kompletně“?

„Včas“ znamená, že dodávka dorazila v okně, na kterém se obě strany předem dohodly, a „kompletně“ znamená, že dodané množství odpovídalo objednávce; podrobnosti obojího určuje smlouva, ne žádný oborový standard. Ve stejném průzkumu McKinsey se 92 % respondentů shodlo, že oborový standard pro OTIF by přinesl hodnotu, z čehož je jasné, že žádný neexistuje.

Toto jsou rozhodnutí, která je třeba učinit dřív, než kdokoli začne cokoli počítat:

Pokud vám zákazník řekne, že váš OTIF je 81 %, a váš vlastní report ukazuje 94 %, rozdíl je téměř vždy v této tabulce a vyplatí se o něm nejdřív jednat na schůzce, než se o něj přít.

Jaký výsledek OTIF je dobrý?

Dobrý výsledek OTIF je takový, jaký určuje smlouva s vaším zákazníkem, a u většiny dodavatelských smluv v maloobchodu a průmyslu to znamená něco mezi 90 % a 98 %. Neexistuje žádná auditovaná mezioborová srovnávací hodnota. Příručky dodavatelů softwaru často uvádějí 95 % a více jako „dobrý“ výsledek; berte to jako orientační pravidlo, ne jako naměřená data.

Dva referenční body jsou zdokumentované lépe.

Realita je pod cíli. Studie McKinsey z roku 2019 odhadovala typické chyby OTIF v sektoru spotřebního zboží na 20 až 30 procent dodávek a její rozpad ztrát včasnosti v celém cyklu od objednávky po doručení končí na 61 % skutečně včasných dodávek. Čísla jsou pár let stará, ale jsou užitečnou kontrolou pro každého, kdo tvrdí, že 98 % je normální.

Nejznámější cíle zveřejňuje Walmart. K polovině roku 2026 je dodavatelské příručky od 8th & Walton a SPS Commerce uvádějí takto:

V praxi: pokud za čtvrtletí mimo cíle spadnou kartony v hodnotě $40 000, srážka činí $1 200. Sazbu 3 % potvrdil mluvčí Walmartu serveru Supply Chain Dive v roce 2019 a od té doby se nezměnila; prahové hodnoty byly od spuštění programu v roce 2017 několikrát upraveny, takže než se na ně spolehnete, ověřte si je ve vlastní dodavatelské dokumentaci Walmartu.

Mimo USA zapisují velké obchodní řetězce a průmysloví odběratelé stejnou myšlenku do dodavatelských smluv jako ustanovení o úrovni služeb nebo spolehlivosti dodávek. Prahové hodnoty a sankce se liší smlouvu od smlouvy, takže neexistuje žádné veřejné číslo, které by šlo citovat. Přečtěte si tu svou.

Jaký je rozdíl mezi OTIF, OTD a fill rate?

Včasnost dodávek (OTD) měří jen načasování, fill rate měří jen množství a OTIF vyžaduje obojí pro tutéž objednávku. Objednávka, která dorazí podle plánu, ale chybějí v ní dvě palety, projde v OTD, neprojde ve fill rate a neprojde v OTIF.

OTD a fill rate má smysl sledovat i nadále, protože ukazují, která polovina OTIF selhává. Nízká míra včasnosti ukazuje na přepravu, rezervaci časových oken a uvolňování objednávek. Nízká míra úplnosti ukazuje na přesnost skladových zásob, vychystávání a plánování výroby. Jiné problémy, jiní vlastníci.

Co způsobuje chyby OTIF?

Chyby OTIF vznikají v každém kroku mezi uvolněním objednávky a příjmovou rampou a velká část z nich nastane dřív, než kamion vůbec opustí areál odesílatele. Rozpad ztrát včasnosti od McKinsey uvádí sedm fází: uvolnění objednávky, vytvoření přepravní zakázky, přijetí přepravní zakázky, plán ramp, připravení zboží, vyzvednutí dopravcem a přeprava. Jen ta poslední se odehrává na silnici.

Příčiny, kvůli kterým selže polovina „včas“:

• Když kamion potřebuje odjet, není volné žádné okno pro nakládku (rampa odesílatele).
• Zboží není vychystané, připravené nebo uvolněné, když kamion přijede (sklad odesílatele).
• Dopravce přijede k vyzvednutí pozdě nebo je třeba náklad znovu zadat (plánování přepravy).
• Kamion čeká hodiny na vykládku (rampa příjemce).
• Kamion přijede dříve a je odmítnut nebo musí čekat, obvykle proto, že neměl rezervaci.

Příčiny, kvůli kterým selže polovina „kompletně“:

• Zásoby, které jsou v systému, nejsou v regálu (řízení zásob).
• Chyby při vychystávání nebo nakládce (sklad odesílatele).
• Výroba nestíhá datum objednávky (plánování).

Rampa se objevuje na obou koncích. U odesílatele odjíždí kamion, který nezíská okno pro nakládku, pozdě. U příjemce se kamion, který dorazí včas, ale na vykládku čeká tři hodiny, v systémech některých zákazníků označí jako pozdní. Studie zdržení od ATRI z roku 2024 zjistila, že řidiči byli zdrženi u 39,3 % zastávek, což je tentýž problém viděný z kabiny řidiče. Této straně se věnujeme v článku co je zdržení kamionu.

Jak měřit OTIF na rampě?

K měření OTIF potřebujete pro každou objednávku čtyři údaje: dohodnuté dodací okno, skutečný čas příjezdu, objednané množství a dodané množství. Dvě časové hodnoty pocházejí z vašeho plánu ramp. Dvě množstevní hodnoty pocházejí z vašeho ERP nebo WMS. OTIF dostanete, když je propojíte přes referenční číslo objednávky.

Pár slov o tom, co tu software pro rezervaci časových oken dělá a co ne. LoadingCalendar zaznamenává časovou polovinu: kdy bylo okno rezervováno, kdy kamion přijel, kdy nakládka začala a skončila a kdo co změnil, to vše v auditním logu. Neví, kolik kartonů bylo v objednávce. Pro úplné číslo OTIF spárujete referenci nakládky se svým objednávkovým systémem, buď exportem, nebo přes API pro rezervaci časových oken, které vrací nakládky podle rozsahu dat, stavu a reference.

Nastavení, které funguje ve středně velkém skladu:

1. Sepište definici na jednu stránku. Referenční datum, okno, jednotka počítání, jak se zachází s předčasnými příjezdy a se zpožděními způsobenými příjemcem. Nechte si ji odsouhlasit svým největším zákazníkem nebo dodavatelem.
2. Dejte každému kamionu rezervaci. Bez rezervovaného okna není vůči čemu být včas. Rezervační portál pro dopravce umožňuje dopravcům vybrat si okno sami, díky čemuž zůstává referenční číslo připojené k rezervaci.
3. Zaznamenávejte čas příjezdu, začátku a konce. Posouvání nakládky jejími stavy to zajistí, aniž by kdokoli musel vyplňovat formulář.
4. Zaznamenávejte množství na rampě. U příchozích dodávek přijaté oproti objednanému, u odchozích naložené oproti objednanému.
5. Každé chybě přiřaďte kód důvodu. Stačí pět nebo šest kódů: dopravce pozdě, dopravce dříve, rampa nebyla volná, zboží nebylo připravené, neúplná dodávka, nesprávné zboží.
6. Reportujte týdně a číslo rozdělte. Zobrazujte OTIF, včasnost a úplnost vedle sebe, podle dopravců a podle dodavatelů nebo zákazníků.

Sledujte také dodržování rezervací. Mnoho smluv měří „včas“ vůči požadovanému datu, takže kamion, který přijede na své okno o tři hodiny později, ten den v OTIF stále projde. Zároveň vám ale rozbije zbytek plánu. Podíl kamionů, které dorazí řekněme do 30 minut od rezervovaného okna, je včasné varování; OTIF je výsledek, který uvidíte až později.

Ještě jedno rozlišení. U příchozího zboží jste to vy, kdo měří dodavatele, a časové značky z vaší rampy jsou důkazem. U odchozího zboží jste to vy, kdo je měřen, a když přepravu zajišťuje zákazník, závisí váš výsledek na tom, zda je náklad připravený a rampa volná v požadovaném čase nakládky. Walmart tomu říká „collect ready“ a je to čistě skladový ukazatel.

Jak zlepšit OTIF?

OTIF zlepšíte tak, že zjistíte, která polovina selhává častěji, a odstraníte na té straně největší příčinu. Kódy důvodů z předchozí části vám ukážou, kde začít, obvykle do měsíce.

Pokud je slabší polovinou včasnost:

• Rozložte příjezdy pomocí rezervací. Kamiony přijíždějící najednou znamenají pozdní odjezdy u odesílatele a dlouhé čekání u příjemce. Pevné intervaly časových oken omezují, kolik kamionů se může objevit ve stejné půlhodině.
• Přizpůsobte délku okna skutečné práci. Plně naložený kamion rezervovaný do 30minutového okna posune každý kamion za sebou. Nastavte doby nakládky podle typu nákladu a kalendář přestane lhát. Viz správa časových oken.
• Využijte minimální předstih k přípravě nákladu. Minimální předstih rezervace v řádu několika hodin znamená, že vychystávání je hotové a doklady vytištěné dřív, než kamion zacouvá k rampě.
• Znemožněte dvojí rezervace. Dva kamiony přiřazené k jedněm vratům znamenají zaručeně jeden pozdní odjezd. Napsali jsme samostatného průvodce o tom, jak zabránit dvojí rezervaci nakládacích ramp.
• Potvrďte termín dodání už při zadání objednávky. McKinsey to označuje za nastupující osvědčený postup a téměř úplně to odstraňuje chybu „v požadovaný den není volné žádné okno“.

Pokud je slabší polovinou úplnost, práce se odehrává hlavně mimo rampu: cyklické inventury položek, které se nejčastěji dodávají neúplně, kontrola u nakládacích vrat a poctivé termíny, když výroba nestíhá. Rezervace časových oken výpadek zásob nevyřeší.

Pokud chcete vyčíslit náklady čekací strany problému, ROI kalkulačka pro rezervaci nakládacích ramp používá čísla ATRI a ukazuje své předpoklady. Pokud jste v tématu noví, začněte článkem co je rezervace časových oken. LoadingCalendar stojí paušálně €99 měsíčně za neomezený počet ramp, uživatelů a dopravců, se 14denní zkušební verzí bez platební karty. Hodí se pro malé a středně velké sklady, které chtějí mít rezervace a časové značky v provozu ještě tento týden. Dodavatel, který dodává do desítek distribučních center obchodních řetězců, bude navíc potřebovat nástroj pro EDI a plnění požadavků řetězců, a to my nejsme.