OTIF: mit jelent az „On Time In Full”, és hogyan mérhető

Mit jelent az OTIF?

Az OTIF az On Time In Full rövidítése: olyan szállítási KPI, amely egy rendelést csak akkor tekint sikeresnek, ha a megállapodott időablakon belül érkezik, és a teljes megrendelt mennyiséget tartalmazza. Mindkét feltételnek ugyanarra a rendelésre kell teljesülnie. A McKinsey 2019-es tanulmánya a mutatóról úgy írja le, mint annak mértékét, hogy a szállítmányok a rendelésen szereplő mennyiség és ütemezés szerint is megérkeznek-e a rendeltetési helyükre.

Találkozhat vele DIFOT (Delivery In Full, On Time) néven is. Ugyanaz a mutató, csak más a szavak sorrendje; Ausztráliában és Új-Zélandon a DIFOT a szokásos elnevezés.

Az OTIF 2017-ben került a vezetői asztalokra, amikor a Walmart díjat kezdett felszámítani a beszállítóknak a túl korán, túl későn vagy hiányosan érkező szállításokért. Más nagy kiskereskedelmi láncok saját változatot alkalmaznak. A mutató azonban nem csak a kiskereskedelmi beszállítóknak szól. Egy gyártó a saját beszállítóit értékelheti vele, egy nagykereskedő a saját ügyfélkiszolgálását követheti nyomon, egy 3PL pedig minden ügyfelének külön jelentheti.

Hogyan számítják ki az OTIF-et?

Az OTIF-et úgy számítja ki, hogy az időben és hiánytalanul kiszállított rendelések számát elosztja az összes kiszállított rendelés számával, majd megszorozza 100-zal.

OTIF % = (időben ÉS hiánytalanul kiszállított rendelések ÷ összes rendelés) × 100

Egy számpélda. Tegyük fel, hogy a múlt hónapban 200 kimenő rendelést szállított ki:

• 184 érkezett időben, ez 92%-os pontossági arány.
• 190 érkezett hiánytalanul, ez 95%-os hiánytalansági arány.
• 176 érkezett időben és hiánytalanul, tehát OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88%.

Figyelje meg, hogy a 88% mindkét részaránynál alacsonyabb. A mutató így működik: a késő és a hiányos rendelések többnyire különböző rendelések, így a hibák összeadódnak. Ökölszabályként: ha a késések és a hiányok nem függenek össze, az OTIF a pontossági és a hiánytalansági arány szorzata körül alakul (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Az a csapat, amely büszke a „95% időben” és „95% hiánytalanul” eredményre, valószínűleg nagyjából 90%-os OTIF-fel dolgozik.

Rendelés, sor vagy karton szerint számoljon?

A számlálási egység jobban megváltoztatja az eredményt, mint azt a legtöbben gondolnák. A McKinsey tanulmánya szemléletes példát hoz: egy kiskereskedő három rendelési sorban 50, 30 és 20 kartont rendel, a beszállító pedig időben 50, 30 és 10 kartont szállít.

• Karton szinten: 100 kartonból 90 érkezett időben, így az OTIF 90%.
• Sor szinten: 3 sorból 2 volt hiánytalan, így az OTIF 66%.
• Rendelés szinten: a rendelés nem volt hiánytalan, így az OTIF 0%.

Ugyanaz a kamion, ugyanazok a raklapok, három különböző eredmény. A McKinsey és a Trading Partner Alliance 24 nagy észak-amerikai kiskereskedő és fogyasztási cikk gyártó körében végzett felmérésében 79% a karton szintű számlálást részesítette előnyben. A McKinsey érve, hogy ez elismeri azt a részszállítást is, amely mégis segít feltöltve tartani a polcot. A rendelés szintű számlálás szigorúbb és egyszerűbb, és a gyártásban elterjedt, ahol egyetlen hiányzó alkatrész is leállíthat egy gyártósort, függetlenül attól, mennyi érkezett meg a többiből.

Egyik sem rossz. Válasszon egyet, írja le, és győződjön meg róla, hogy az ügyfele is ugyanazt használja.

Mi számít „időben” és „hiánytalan” szállításnak?

Az „időben” azt jelenti, hogy a szállítmány a felek által előre egyeztetett időablakon belül érkezett, a „hiánytalanul” pedig azt, hogy a leszállított mennyiség megfelelt a rendelésnek; mindkettő részleteit a szerződés határozza meg, nem valamilyen iparági szabvány. Ugyanebben a McKinsey felmérésben a válaszadók 92%-a egyetértett abban, hogy egy OTIF iparági szabvány értéket teremtene, ami önmagában is elárulja, hogy ilyen nincs.

Ezeket a döntéseket kell meghozni, mielőtt bárki bármit kiszámolna:

Ha egy ügyfél azt mondja, hogy az Ön OTIF-je 81%, a saját jelentése viszont 94%-ot mutat, a különbség szinte mindig ebben a táblázatban rejlik, és érdemes előbb leülni egyeztetni, mint vitába bocsátkozni.

Mi számít jó OTIF eredménynek?

Jó OTIF eredmény az, amit az ügyfele szerződése előír, és a legtöbb kiskereskedelmi és ipari szállítási megállapodásban ez valahol 90% és 98% között van. Auditált, iparágakon átívelő viszonyítási érték nem létezik. A szoftverszállítók útmutatói gyakran a 95%-ot vagy annál többet nevezik „jónak”; ezt ökölszabálynak tekintse, ne mért adatnak.

Két viszonyítási pont jobban dokumentált.

A valóság elmarad a célértékektől. A McKinsey 2019-es tanulmánya szerint a fogyasztási cikkek ágazatában a szállítások jellemzően 20–30 százaléka nem felel meg az OTIF követelményeinek, és a pontossági veszteségek rendeléstől kiszállításig tartó szakaszonkénti bontása 61%-os tényleges pontossággal zárul. Az adatok néhány évesek, de hasznos kontrollt jelentenek mindenkivel szemben, aki szerint a 98% a megszokott.

A legismertebb célértékeket a Walmart teszi közzé. 2026 közepén az 8th & Walton és az SPS Commerce beszállítói útmutatói így sorolják fel őket:

A gyakorlatban, ha egy negyedévben 40 000 dollár értékű karton esik a célértékeken kívül, a levonás 1 200 dollár. A 3%-os mértéket a Walmart szóvivője 2019-ben megerősítette a Supply Chain Dive-nak, és azóta nem változott; a küszöbértékeket viszont a program 2017-es indulása óta többször módosították, ezért mielőtt ezekre támaszkodna, ellenőrizze őket a Walmart saját beszállítói dokumentációjában.

Az Egyesült Államokon kívül a nagy kiskereskedelmi láncok és ipari vevők ugyanezt a gondolatot szolgáltatási szint vagy szállítási megbízhatóság záradékként írják bele a szállítási szerződésekbe. A küszöbértékek és a kötbérek szerződésenként eltérnek, így nincs nyilvános szám, amelyet idézni lehetne. Olvassa el a sajátját.

Mi a különbség az OTIF, az OTD és a kiszolgálási arány között?

A pontos szállítás (OTD, On-Time Delivery) csak az időzítést méri, a kiszolgálási arány (fill rate) csak a mennyiséget, az OTIF pedig ugyanarra a rendelésre mindkettőt megköveteli. Az a rendelés, amely menetrend szerint, de két hiányzó raklappal érkezik, megfelel az OTD-nek, de nem felel meg sem a kiszolgálási aránynak, sem az OTIF-nek.

Az OTD-t és a kiszolgálási arányt továbbra is érdemes követni, mert megmutatják, az OTIF melyik fele hibázik. Az alacsony pontossági arány a fuvarozásra, a dokk ütemezésre és a rendelések kiadására utal. Az alacsony hiánytalansági arány a készletpontosságra, a komissiózásra és a gyártástervezésre. Különböző problémák, különböző felelősök.

Mi okozza az OTIF hibákat?

Az OTIF hibák a rendelés kiadásától az átvevő dokkig minden lépésben keletkeznek, és nagy részük még azelőtt történik, hogy a kamion elhagyná a feladó telephelyét. A McKinsey a pontossági veszteségeket hét szakaszra bontja: rendelés kiadása, fuvarmegbízás létrehozása, fuvarmegbízás elfogadása, dokk ütemezés, áru előkészítése, felvétel a fuvarozó által és szállítás. Ezek közül csak az utolsó zajlik az úton.

Okok, amelyek miatt az időbeniség nem teljesül:

• Nincs szabad rakodási időpont, amikor a kamionnak indulnia kellene (a feladó dokkja).
• Az áru nincs komissiózva, előkészítve vagy kiadva, amikor a kamion megérkezik (a feladó raktára).
• A fuvarozó későn érkezik a felvételre, vagy a rakományt újra meg kell hirdetni (fuvartervezés).
• A kamion órákig vár a lerakodásra (az átvevő dokkja).
• A kamion túl korán érkezik, és visszafordítják vagy várakoztatják, jellemzően azért, mert nem volt időpontja.

Okok, amelyek miatt a hiánytalanság nem teljesül:

• A rendszerben meglévő készlet nincs a polcon (készletkezelés).
• Komissiózási vagy rakodási hibák (a feladó raktára).
• A gyártás lemarad a rendelési dátumhoz képest (tervezés).

A dokk mindkét végén megjelenik. A feladónál az a kamion, amely nem kap rakodási időpontot, későn indul. Az átvevőnél az a kamion, amely időben érkezik, de három órát vár a lerakodásra, egyes ügyfelek rendszerében késettként szerepel. Az ATRI 2024-es állásidő-tanulmánya szerint a sofőröket a megállások 39,3%-ánál tartották vissza, ami ugyanaz a probléma a vezetőülésből nézve. Ezt az oldalt a mi az a teherautó-állásidődíj című cikkünkben tárgyaltuk.

Hogyan mérhető az OTIF a dokknál?

Az OTIF méréséhez minden rendelésnél négy adatpontra van szükség: a megállapodott szállítási időablakra, a tényleges érkezési időre, a megrendelt mennyiségre és a leszállított mennyiségre. A két időérték a dokk ütemtervéből származik. A két mennyiségi érték az ERP- vagy WMS-rendszeréből. Az OTIF az, amit akkor kap, ha ezeket a rendelési hivatkozási szám alapján összekapcsolja.

Néhány szó arról, mit tesz itt egy időkapu rendszer, és mit nem. A LoadingCalendar az idő oldalt rögzíti: mikor foglalták le az időablakot, mikor érkezett a kamion, mikor kezdődött és ért véget a rakodás, és ki mit módosított, mindezt auditnaplóban. Azt nem tudja, hány karton szerepelt a rendelésen. A teljes OTIF értékhez a rakodás hivatkozási számát kell összevetnie a rendeléskezelő rendszerével, exporttal vagy az időkapu rendszer API-ján keresztül, amely dátumtartomány, állapot és hivatkozási szám szerint adja vissza a rakodásokat.

Egy közepes méretű raktárban bevált beállítás:

1. Írja le a definíciót egy oldalon. Referencia dátum, időablak, számlálási egység, valamint a korai érkezések és az átvevő által okozott késések kezelése. Fogadtassa el a legnagyobb ügyfelével vagy beszállítójával.
2. Minden kamion kapjon időpontot. Lefoglalt időablak nélkül nincs mihez képest időben lenni. Egy fuvarozói foglalási portálon a fuvarozók maguk választják ki az időablakot, és a hivatkozási szám is a foglaláshoz kapcsolva marad.
3. Időbélyegezze az érkezést, a kezdést és a befejezést. Ha a rakodást végigléptetik az állapotokon, ez anélkül történik meg, hogy bárkinek űrlapot kellene kitöltenie.
4. Rögzítse a mennyiséget a dokknál. Bejövő áruknál az átvett a megrendelthez képest, kimenőknél a berakott a megrendelthez képest.
5. Minden hibához rendeljen okkódot. Öt-hat kód elég: a fuvarozó késett, a fuvarozó túl korán jött, a dokk nem volt szabad, az áru nem volt kész, hiányos szállítás, rossz termék.
6. Jelentsen hetente, és bontsa meg a számot. Mutassa az OTIF-et, a pontossági és a hiánytalansági arányt egymás mellett, fuvarozónként és beszállítónként vagy ügyfelenként.

Kövesse az időpontok betartását is. Sok szerződés az „időben” fogalmat a kért dátumhoz méri, így az a kamion, amely három órát késik az időablakához képest, aznap mégis megfelel az OTIF-nek. A nap többi ütemtervét viszont felborítja. Azoknak a kamionoknak az aránya, amelyek mondjuk 30 percen belül érkeznek a lefoglalt időablakhoz képest, a korai figyelmeztetés; az OTIF az az eredmény, amelyet később lát.

Még egy különbség. Bejövő áruknál Ön méri a beszállítókat, és a dokk időbélyegei szolgálnak bizonyítékként. Kimenő áruknál Önt mérik, és ha a fuvart az ügyfél szervezi, az eredménye azon múlik, hogy a rakomány elő van-e készítve és a dokk szabad-e a kért rakodási időpontban. A Walmart ezt „collect ready”-nek hívja, és ez teljes egészében raktári mutató.

Hogyan javítható az OTIF?

Az OTIF-et úgy javíthatja, hogy megkeresi, melyik fele hibázik gyakrabban, és azon az oldalon megszünteti a legnagyobb egyedi okot. Az előző szakasz okkódjai megmutatják, hol kezdje, általában már egy hónapon belül.

Ha az időbeniség a gyengébb fél:

• Ossza el az érkezéseket időpontfoglalással. Az egyszerre érkező kamionok késő indulást jelentenek a feladónál és hosszú várakozást az átvevőnél. A rögzített időablak-intervallumok korlátozzák, hány kamion jelenhet meg ugyanabban a félórában.
• Igazítsa az időablak hosszát a valós munkához. Egy 30 perces időablakba foglalt komplett kamionrakomány minden utána következő kamiont hátrébb tol. Állítson be rakodási időtartamokat rakománytípusonként, és a naptár többé nem fog hazudni. Lásd: időablak-kezelés.
• Használja az előzetes foglalási időt a rakomány előkészítésére. Néhány órás minimális foglalási előidő azt jelenti, hogy a komissiózás befejeződik és a papírok kinyomtatódnak, mielőtt a kamion a dokkhoz tolat.
• Tegye lehetetlenné a dupla foglalást. Két kamion egy kapura garantáltan egy késő indulást jelent. Külön útmutatót írtunk arról, hogyan állítsa le a raktári dokkok dupla foglalását.
• Erősítse meg a szállítási időpontot már a rendelés leadásakor. A McKinsey ezt feltörekvő legjobb gyakorlatnak nevezi, és szinte teljesen megszünteti a „nem volt szabad időpont a kért napon” típusú hibát.

Ha a hiánytalanság a gyengébb fél, a munka nagy része a dokktól távol zajlik: ciklikus leltár azokra a tételekre, amelyekből a leggyakrabban hiányos a szállítás, ellenőrzés a rakodókapunál és őszinte ígért dátumok, amikor a gyártás lemaradásban van. A dokk ütemezés nem oldja meg a készlethiányt.

Ha árcédulát szeretne tenni a probléma várakozási oldalára, az időkapu rendszer ROI kalkulátorunk az ATRI adataival számol, és megmutatja a feltételezéseit. Ha új a téma, kezdje a mi az az időkapu-ütemezés című cikkel. A LoadingCalendar ára havi fix €99 korlátlan számú dokkra, felhasználóra és fuvarozóra, 14 napos próbaidővel és bankkártya nélkül. Kis és közepes raktáraknak való, amelyek még ezen a héten szeretnék elindítani az időpontfoglalást és az időbélyegzést. Egy beszállítónak, amely több tucat kiskereskedelmi elosztóközpontba szállít, EDI- és kiskereskedelmi megfelelőségi eszközre is szüksége lesz, és az nem mi vagyunk.