OTIF: što znači „On Time In Full“ i kako ga mjeriti

Što znači OTIF?

OTIF je kratica za On Time In Full, KPI isporuke koji narudžbu smatra uspješnom samo ako stigne unutar dogovorenog vremenskog prozora i sadrži cjelokupnu naručenu količinu. Oba uvjeta moraju vrijediti za istu narudžbu. McKinseyjev rad o ovom pokazatelju iz 2019. opisuje ga kao mjeru u kojoj pošiljke stižu na odredište u skladu i s količinom i s rasporedom navedenim na narudžbi.

Naići ćete i na oznaku DIFOT (Delivery In Full, On Time). To je isti pokazatelj s riječima drugim redoslijedom, a DIFOT je uobičajen naziv u Australiji i na Novom Zelandu.

OTIF je postao tema uprava 2017., kada je Walmart počeo naplaćivati dobavljačima isporuke koje su stigle prerano, prekasno ili nepotpune. Drugi veliki trgovački lanci imaju vlastite verzije. No pokazatelj nije samo za dobavljače maloprodaje. Proizvođač ga može koristiti za ocjenjivanje svojih dobavljača, veletrgovac za praćenje vlastite razine usluge prema kupcima, a 3PL ga može izvještavati svakom klijentu zasebno.

Kako se izračunava OTIF?

OTIF se izračunava tako da se broj narudžbi isporučenih i na vrijeme i u punoj količini podijeli s ukupnim brojem isporučenih narudžbi, a zatim pomnoži sa 100.

OTIF % = (narudžbe isporučene na vrijeme I u punoj količini ÷ ukupno narudžbi) × 100

Primjer izračuna. Recimo da ste prošli mjesec isporučili 200 odlaznih narudžbi:

• 184 su stigle na vrijeme, što je stopa isporuka na vrijeme od 92%.
• 190 ih je stiglo u punoj količini, što je stopa ispunjenja od 95%.
• 176 ih je stiglo na vrijeme i u punoj količini, pa je OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88%.

Primijetite da je 88% niže od obje sastavne stope. Tako se pokazatelj ponaša: narudžbe koje kasne i nepotpune narudžbe uglavnom su različite narudžbe, pa se promašaji zbrajaju. Kao grubo pravilo, ako kašnjenja i manjkovi nisu povezani, OTIF će biti blizu umnoška stope isporuka na vrijeme i stope ispunjenja (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Tim koji je ponosan na „95% na vrijeme“ i „95% u punoj količini“ vjerojatno ima OTIF od oko 90%.

Brojati po narudžbi, stavci ili kutiji?

Jedinica koju brojite mijenja rezultat više nego što većina očekuje. McKinseyjev rad daje jasan primjer: trgovac naruči 50, 30 i 20 kutija u tri stavke narudžbe, a dobavljač na vrijeme isporuči 50, 30 i 10.

• Razina kutije: 90 od 100 kutija stiglo je na vrijeme, pa je OTIF 90%.
• Razina stavke: 2 od 3 stavke bile su potpune, pa je OTIF 66%.
• Razina narudžbe: narudžba nije bila potpuna, pa je OTIF 0%.

Isti kamion, iste palete, tri različita rezultata. U istraživanju McKinseyja i Trading Partner Alliancea među 24 velika sjevernoamerička trgovca i proizvođača robe široke potrošnje, 79% ih je preferiralo brojanje po kutijama. McKinsey to obrazlaže time što se tako priznaje djelomična isporuka koja ipak pomaže da polica ostane popunjena. Brojanje po narudžbi strože je i jednostavnije te je uobičajeno u proizvodnji, gdje jedna komponenta koja nedostaje može zaustaviti proizvodnu liniju bez obzira na to koliko je ostatka stiglo.

Nijedno nije pogrešno. Odaberite jedno, zapišite to i provjerite koristi li vaš kupac isto.

Što se smatra isporukom „na vrijeme“ i „u punoj količini“?

„Na vrijeme“ znači da je isporuka stigla unutar prozora koji su obje strane unaprijed dogovorile, a „u punoj količini“ znači da je isporučena količina odgovarala narudžbi; pojedinosti obojega određuje ugovor, a ne neki industrijski standard. U istom McKinseyjevom istraživanju 92% ispitanika složilo se da bi industrijski standard za OTIF stvorio vrijednost, što govori da on ne postoji.

Ovo su odluke koje treba donijeti prije nego što itko išta izračuna:

Ako vam kupac kaže da je vaš OTIF 81%, a vaše vlastito izvješće pokazuje 94%, razlika je gotovo uvijek u ovoj tablici i vrijedna je sastanka prije nego što postane vrijedna svađe.

Što je dobar OTIF rezultat?

Dobar OTIF rezultat je ono što piše u ugovoru s vašim kupcem, a za većinu maloprodajnih i industrijskih ugovora o opskrbi to znači negdje između 90% i 98%. Ne postoji revidirana referentna vrijednost koja vrijedi za sve industrije. Vodiči dobavljača softvera često navode 95% ili više kao „dobro“; smatrajte to grubim pravilom, a ne izmjerenim podatkom.

Dvije referentne točke bolje su dokumentirane.

Stvarnost je ispod ciljeva. McKinseyjev rad iz 2019. procijenio je tipične OTIF promašaje u sektoru robe široke potrošnje na 20 do 30 posto isporuka, a njegova raščlamba gubitaka točnosti kroz ciklus od narudžbe do isporuke završava na 61% stvarno isporučenog na vrijeme. Brojke su stare nekoliko godina, ali su korisna provjera za svakoga tko tvrdi da je 98% normalno.

Walmart objavljuje najpoznatije ciljeve. Prema smjernicama za dobavljače od 8th & Walton i SPS Commerce, sredinom 2026. oni glase:

U praksi, ako kutije u vrijednosti od $40.000 u jednom tromjesečju ne zadovolje ciljeve, odbitak iznosi $1.200. Brojku od 3% potvrdio je glasnogovornik Walmarta za Supply Chain Dive 2019. i od tada se nije mijenjala; pragovi su revidirani nekoliko puta od pokretanja programa 2017., pa provjerite Walmartovu dokumentaciju za dobavljače prije nego što se na njih oslonite.

Izvan SAD-a veliki trgovački lanci i industrijski kupci istu ideju upisuju u ugovore o opskrbi kao klauzulu o razini usluge ili pouzdanosti isporuke. Pragovi i kazne specifični su za svaki ugovor, pa ne postoji javna brojka koju bi se moglo navesti. Pročitajte svoj ugovor.

Koja je razlika između OTIF-a, OTD-a i stope ispunjenja?

Isporuka na vrijeme (OTD) mjeri samo vrijeme, stopa ispunjenja mjeri samo količinu, a OTIF zahtijeva oboje za istu narudžbu. Narudžba koja stigne prema rasporedu, ali bez dvije palete, prolazi OTD, ne prolazi stopu ispunjenja i ne prolazi OTIF.

OTD i stopu ispunjenja i dalje se isplati pratiti jer vam govore koja polovica OTIF-a ne uspijeva. Niska stopa isporuka na vrijeme upućuje na prijevoz, rezervaciju pretovarnih rampi i puštanje narudžbi. Niska stopa ispunjenja upućuje na točnost zaliha, komisioniranje i planiranje proizvodnje. Različiti problemi, različiti odgovorni.

Što uzrokuje OTIF promašaje?

OTIF promašaji nastaju u svakom koraku između puštanja narudžbe i prijemne rampe, a velik dio njih dogodi se prije nego što kamion uopće napusti dvorište pošiljatelja. McKinseyjeva raščlamba gubitaka točnosti navodi sedam faza: puštanje narudžbe, izradu zahtjeva za prijevoz, prihvaćanje zahtjeva, raspored rampi, pripremu robe, preuzimanje od strane prijevoznika i prijevoz. Samo se posljednja odvija na cesti.

Uzroci zbog kojih ne uspijeva polovica „na vrijeme“:

• Nijedan termin za utovar nije slobodan kada kamion treba krenuti (rampa pošiljatelja).
• Roba nije komisionirana, pripremljena ili puštena kada kamion stigne (skladište pošiljatelja).
• Prijevoznik kasni na preuzimanje ili se teret mora ponovno ponuditi drugom prijevozniku (planiranje prijevoza).
• Kamion satima čeka na istovar (rampa primatelja).
• Kamion stigne prerano pa ga vrate ili ostave da čeka, obično zato što nije imao termin.

Uzroci zbog kojih ne uspijeva polovica „u punoj količini“:

• Zaliha koja postoji u sustavu nije na polici (kontrola zaliha).
• Pogreške pri komisioniranju ili utovaru (skladište pošiljatelja).
• Proizvodnja kasni za datumom narudžbe (planiranje).

Rampa se pojavljuje na oba kraja. Kod pošiljatelja kamion koji ne može dobiti termin za utovar kreće sa zakašnjenjem. Kod primatelja kamion koji stigne na vrijeme, ali tri sata čeka na istovar, u sustavima nekih kupaca bude označen kao zakašnjeli. ATRI-jeva studija o zadržavanju iz 2024. utvrdila je da su vozači bili zadržani na 39,3% zaustavljanja, što je isti problem viđen iz vozačke kabine. Tu smo stranu obradili u članku što je zadržavanje kamiona.

Kako mjeriti OTIF na rampi?

Za mjerenje OTIF-a za svaku narudžbu trebate četiri podatka: dogovoreni prozor isporuke, stvarno vrijeme dolaska, naručenu količinu i isporučenu količinu. Dvije vremenske vrijednosti dolaze iz rasporeda vaših rampi. Dvije vrijednosti količine dolaze iz vašeg ERP-a ili WMS-a. OTIF je ono što dobijete kada ih povežete preko reference narudžbe.

Riječ o tome što sustav za rezervaciju pretovarnih rampi ovdje radi, a što ne. LoadingCalendar bilježi vremensku polovicu: kada je termin rezerviran, kada je kamion stigao, kada je utovar počeo i završio te tko je što promijenio, sve u revizijskom zapisniku. Ne zna koliko je kutija bilo na narudžbi. Za potpunu OTIF brojku referencu utovara uparujete sa svojim sustavom narudžbi, bilo izvozom, bilo putem API-ja za rezervaciju pretovarnih rampi, koji vraća utovare prema razdoblju, statusu i referenci.

Postavka koja funkcionira za skladište srednje veličine:

1. Zapišite definiciju na jednoj stranici. Referentni datum, prozor, jedinica brojanja, kako se tretiraju rani dolasci i kašnjenja koja je uzrokovao primatelj. Dogovorite je sa svojim najvećim kupcem ili dobavljačem.
2. Svaki kamion stavite na termin. Bez rezerviranog termina nema prema čemu biti na vrijeme. Portal za rezervacije za prijevoznike omogućuje prijevoznicima da sami odaberu termin, čime i referentni broj ostaje povezan s rezervacijom.
3. Bilježite vrijeme dolaska, početka i završetka. Prebacivanje utovara kroz statuse to radi bez da itko ispunjava obrazac.
4. Zabilježite količinu na rampi. Primljeno u odnosu na naručeno za dolazne, utovareno u odnosu na naručeno za odlazne pošiljke.
5. Svakom promašaju dodijelite šifru razloga. Pet ili šest šifri je dovoljno: prijevoznik kasnio, prijevoznik prerano, rampa nije slobodna, roba nije spremna, isporučeno manje, pogrešan proizvod.
6. Izvještavajte tjedno i raščlanite brojku. Prikažite OTIF, isporuke na vrijeme i ispunjenje jedno uz drugo, po prijevozniku te po dobavljaču ili kupcu.

Pratite i pridržavanje termina. Mnogi ugovori mjere „na vrijeme“ prema zatraženom datumu, pa kamion koji kasni tri sata na svoj termin taj dan i dalje prolazi OTIF. No time vam poremeti ostatak rasporeda. Udio kamiona koji stignu unutar, recimo, 30 minuta od rezerviranog termina rano je upozorenje; OTIF je rezultat koji vidite kasnije.

Još jedna razlika. Za dolaznu robu vi ste oni koji mjere dobavljače, a vremenske oznake s vaše rampe su dokaz. Za odlaznu robu vi ste oni koje se mjeri, a kada prijevoz organizira kupac, vaš rezultat ovisi o tome je li teret pripremljen i rampa slobodna u zatraženo vrijeme utovara. Walmart to naziva „collect ready“ i to je u potpunosti skladišni pokazatelj.

Kako poboljšati OTIF?

OTIF poboljšavate tako da otkrijete koja polovica češće ne uspijeva i uklonite najveći pojedinačni uzrok na toj strani. Šifre razloga iz prethodnog odjeljka pokazat će vam odakle krenuti, obično već unutar mjesec dana.

Ako je „na vrijeme“ slabija polovica:

• Rasporedite dolaske terminima. Kamioni koji stižu u gomili znače kasne polaske kod pošiljatelja i duga čekanja kod primatelja. Fiksni intervali termina ograničavaju koliko se kamiona može pojaviti u istih pola sata.
• Uskladite trajanje termina sa stvarnim poslom. Pun kamion rezerviran u termin od 30 minuta gura svaki kamion iza sebe. Postavite trajanja utovara po vrsti tereta i kalendar prestaje lagati. Pogledajte upravljanje vremenskim okvirima.
• Koristite vrijeme najave za pripremu tereta. Minimalna najava rezervacije od nekoliko sati znači da je komisioniranje gotovo i dokumenti ispisani prije nego što kamion pristane uz rampu.
• Onemogućite dvostruke rezervacije. Dva kamiona dodijeljena istim vratima jamče jedan zakašnjeli polazak. Napisali smo zaseban vodič o tome kako spriječiti dvostruke rezervacije skladišnih rampi.
• Potvrdite termin isporuke već pri zaprimanju narudžbe. McKinsey to naziva novom najboljom praksom, a gotovo potpuno uklanja promašaj tipa „nema slobodnog termina na zatraženi dan“.

Ako je „u punoj količini“ slabija polovica, posao se uglavnom odvija daleko od rampe: ciklične inventure za artikle koji se najčešće isporučuju u manjku, provjera na vratima za utovar i iskreni obećani datumi kada proizvodnja kasni. Rezervacija rampi neće riješiti nestašicu zaliha.

Da biste izračunali trošak čekanja, ROI kalkulator za rezervaciju pretovarnih rampi koristi ATRI-jeve podatke i prikazuje svoje pretpostavke. Ako vam je tema nova, počnite s člankom što je rezervacija pretovarnih rampi. LoadingCalendar košta €99 mjesečno po paušalnoj cijeni za neograničen broj rampi, korisnika i prijevoznika, uz 14-dnevno probno razdoblje i bez kreditne kartice. Odgovara malim i srednjim skladištima koja žele da termini i vremenske oznake prorade već ovaj tjedan. Dobavljač koji isporučuje desecima maloprodajnih distribucijskih centara trebat će i alat za EDI i usklađenost s maloprodajnim zahtjevima, a to mi nismo.