OTIF: co oznacza „On Time In Full” i jak go mierzyć

Co oznacza OTIF?

OTIF to skrót od On Time In Full — wskaźnik KPI dostaw, który uznaje zamówienie za zrealizowane poprawnie tylko wtedy, gdy dotrze w uzgodnionym oknie czasowym i zawiera pełną zamówioną ilość. Oba warunki muszą być spełnione dla tego samego zamówienia. Opracowanie McKinsey z 2019 roku na temat tego wskaźnika opisuje go jako stopień, w jakim przesyłki docierają do celu zgodnie zarówno z ilością, jak i z harmonogramem określonym w zamówieniu.

Spotkasz też zapis DIFOT (Delivery In Full, On Time). To ten sam wskaźnik ze słowami w innej kolejności, a DIFOT to nazwa używana zwykle w Australii i Nowej Zelandii.

OTIF trafił na posiedzenia zarządów w 2017 roku, kiedy Walmart zaczął obciążać dostawców karami za dostawy przedwczesne, spóźnione lub niekompletne. Inne duże sieci handlowe stosują własne wersje. Ale wskaźnik nie jest tylko dla dostawców sieci handlowych. Producent może nim oceniać dostawców przychodzących, hurtownia — śledzić własny poziom obsługi klientów, a operator 3PL — raportować go każdemu klientowi.

Jak obliczyć OTIF?

OTIF oblicza się, dzieląc liczbę zamówień dostarczonych jednocześnie na czas i w komplecie przez łączną liczbę dostarczonych zamówień, a następnie mnożąc wynik przez 100.

OTIF % = (zamówienia dostarczone na czas I w komplecie ÷ wszystkie zamówienia) × 100

Przykład obliczenia. Załóżmy, że w zeszłym miesiącu dostarczyłeś 200 zamówień wychodzących:

• 184 dotarły na czas, co daje terminowość 92%.
• 190 dotarło w komplecie, co daje kompletność 95%.
• 176 dotarło na czas i w komplecie, więc OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88%.

Zwróć uwagę, że 88% to mniej niż oba wskaźniki składowe. Tak właśnie zachowuje się ten wskaźnik: spóźnione zamówienia i niekompletne zamówienia to w większości różne zamówienia, więc błędy się sumują. Praktyczna reguła: jeśli spóźnienia i braki nie są ze sobą powiązane, OTIF wychodzi w okolicach iloczynu terminowości i kompletności (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Zespół, który chwali się „95% na czas” i „95% w komplecie”, ma najpewniej OTIF na poziomie około 90%.

Liczyć według zamówień, pozycji czy kartonów?

Jednostka liczenia zmienia wynik bardziej, niż większość osób się spodziewa. Opracowanie McKinsey podaje przejrzysty przykład: sieć handlowa zamawia 50, 30 i 20 kartonów w trzech pozycjach zamówienia, a dostawca dostarcza na czas 50, 30 i 10.

• Na poziomie kartonów: 90 ze 100 kartonów dotarło na czas, więc OTIF wynosi 90%.
• Na poziomie pozycji: 2 z 3 pozycji były kompletne, więc OTIF wynosi 66%.
• Na poziomie zamówienia: zamówienie nie było kompletne, więc OTIF wynosi 0%.

Ta sama ciężarówka, te same palety, trzy różne wyniki. W badaniu McKinsey i Trading Partner Alliance przeprowadzonym wśród 24 dużych północnoamerykańskich sieci handlowych i producentów dóbr konsumpcyjnych 79% respondentów wolało liczenie na poziomie kartonów. Argument McKinsey za tym podejściem jest taki, że docenia ono dostawę częściową, która mimo wszystko pomaga utrzymać towar na półce. Liczenie na poziomie zamówienia jest surowsze i prostsze, a w produkcji jest powszechne, bo jeden brakujący komponent może zatrzymać linię produkcyjną niezależnie od tego, ile dotarło reszty.

Żadne z nich nie jest błędne. Wybierz jedno, zapisz je i upewnij się, że Twój klient stosuje to samo.

Co oznacza „na czas” i „w komplecie”?

„Na czas” oznacza, że dostawa dotarła w oknie czasowym uzgodnionym wcześniej przez obie strony, a „w komplecie” — że dostarczona ilość zgadzała się z zamówieniem; szczegóły obu warunków określa umowa, a nie jakikolwiek standard branżowy. W tym samym badaniu McKinsey 92% respondentów zgodziło się, że branżowy standard OTIF przyniósłby wartość, co pokazuje, że takiego standardu nie ma.

Oto decyzje, które trzeba podjąć, zanim ktokolwiek zacznie cokolwiek liczyć:

Jeśli klient mówi Ci, że Twój OTIF wynosi 81%, a Twój własny raport pokazuje 94%, różnica niemal zawsze tkwi w tej tabeli — i warto o niej porozmawiać na spotkaniu, zanim dojdzie do sporu.

Jaki wynik OTIF jest dobry?

Dobry wynik OTIF to taki, jaki określa umowa z Twoim klientem, a w większości umów dostaw w handlu i przemyśle oznacza to przedział od 90% do 98%. Nie istnieje audytowany, międzybranżowy poziom odniesienia. Poradniki dostawców oprogramowania często podają 95% lub więcej jako „dobry” wynik; traktuj to jako praktyczną regułę, a nie zmierzone dane.

Dwa punkty odniesienia są lepiej udokumentowane.

Rzeczywistość wypada poniżej celów. Opracowanie McKinsey z 2019 roku szacowało typowy odsetek błędów OTIF w sektorze dóbr konsumpcyjnych na 20 do 30 procent dostaw, a rozbicie strat terminowości w całym cyklu od zamówienia do dostawy kończy się na 61% dostaw faktycznie na czas. Dane mają już kilka lat, ale dobrze sprawdzają się jako kontrola wobec każdego, kto twierdzi, że 98% to norma.

Walmart publikuje najbardziej znane cele. Według stanu na połowę 2026 roku wytyczne dla dostawców od 8th & Walton i SPS Commerce podają je następująco:

W praktyce: jeśli w kwartale poza celami znajdą się kartony o wartości 40 000 $, potrącenie wyniesie 1200 $. Stawkę 3% potwierdził rzecznik Walmart w rozmowie z Supply Chain Dive w 2019 roku i od tego czasu się nie zmieniła; progi były kilkakrotnie zmieniane od startu programu w 2017 roku, więc zanim na nich polegasz, sprawdź aktualną dokumentację Walmart dla dostawców.

Poza USA duże sieci handlowe i nabywcy przemysłowi zapisują tę samą ideę w umowach dostaw jako klauzulę o poziomie usług lub niezawodności dostaw. Progi i kary są indywidualne dla każdej umowy, więc nie ma publicznej liczby, którą można by przytoczyć. Przeczytaj swoją.

Czym różnią się OTIF, OTD i fill rate?

Terminowość dostaw (OTD) mierzy wyłącznie czas, fill rate mierzy wyłącznie ilość, a OTIF wymaga spełnienia obu warunków dla tego samego zamówienia. Zamówienie, które dotrze zgodnie z harmonogramem, ale bez dwóch palet, przechodzi OTD, nie przechodzi fill rate i nie przechodzi OTIF.

OTD i fill rate nadal warto śledzić, bo pokazują, która połowa OTIF zawodzi. Niska terminowość wskazuje na transport, awizację dostaw i zwalnianie zamówień. Niska kompletność wskazuje na dokładność stanów magazynowych, kompletację i planowanie produkcji. Różne problemy, różni właściciele.

Co powoduje błędy OTIF?

Błędy OTIF powstają na każdym etapie między zwolnieniem zamówienia a rampą przyjęć, a duża ich część ma miejsce, zanim ciężarówka opuści plac nadawcy. Rozbicie strat terminowości według McKinsey wymienia siedem etapów: zwolnienie zamówienia, utworzenie zlecenia transportowego, przyjęcie zlecenia transportowego, harmonogram ramp, przygotowanie towaru, odbiór przez przewoźnika oraz transport. Tylko ostatni z nich odbywa się na drodze.

Przyczyny, przez które zawodzi połowa „na czas”:

• Nie ma wolnego okna załadunku, kiedy ciężarówka musi wyjechać (rampa nadawcy).
• Towar nie jest skompletowany, przygotowany ani zwolniony, gdy ciężarówka przyjeżdża (magazyn nadawcy).
• Przewoźnik spóźnia się na odbiór albo ładunek trzeba ponownie zlecić (planowanie transportu).
• Ciężarówka godzinami czeka na rozładunek (rampa odbiorcy).
• Ciężarówka przyjeżdża za wcześnie i zostaje odesłana lub musi czekać, zwykle dlatego, że nie było awizacji.

Przyczyny, przez które zawodzi połowa „w komplecie”:

• Towar, który jest w systemie, nie leży na półce (kontrola zapasów).
• Błędy kompletacji lub załadunku (magazyn nadawcy).
• Produkcja nie nadąża za datą zamówienia (planowanie).

Rampa pojawia się po obu stronach. U nadawcy ciężarówka, która nie dostanie okna załadunku, wyjeżdża z opóźnieniem. U odbiorcy ciężarówka, która przyjeżdża na czas, ale czeka trzy godziny na rozładunek, w systemach niektórych klientów zostaje oznaczona jako spóźniona. Badanie postojów ATRI z 2024 roku wykazało, że kierowcy byli zatrzymywani na 39,3% przystanków — to ten sam problem widziany z fotela kierowcy. Tę stronę omówiliśmy w artykule czym jest postojowe.

Jak mierzyć OTIF na rampie?

Do pomiaru OTIF potrzebujesz czterech danych dla każdego zamówienia: uzgodnionego okna dostawy, faktycznej godziny przyjazdu, zamówionej ilości i dostarczonej ilości. Dwie wartości czasowe pochodzą z Twojego harmonogramu ramp. Dwie wartości ilościowe pochodzą z Twojego ERP lub WMS. OTIF otrzymujesz, łącząc je po numerze referencyjnym zamówienia.

Słowo o tym, co system awizacji dostaw tutaj robi, a czego nie. LoadingCalendar rejestruje połowę czasową: kiedy zarezerwowano okno, kiedy przyjechała ciężarówka, kiedy rozpoczął się i zakończył załadunek oraz kto co zmienił — wszystko w dzienniku zmian. Nie wie, ile kartonów było w zamówieniu. Aby uzyskać pełną wartość OTIF, łączysz numer referencyjny awizacji z systemem zamówień — przez eksport albo przez API systemu awizacji dostaw, które zwraca awizacje według zakresu dat, statusu i numeru referencyjnego.

Konfiguracja, która sprawdza się w średniej wielkości magazynie:

1. Zapisz definicję na jednej stronie. Data odniesienia, okno, jednostka liczenia, sposób traktowania przedwczesnych przyjazdów i opóźnień z winy odbiorcy. Uzyskaj na nią zgodę swojego największego klienta lub dostawcy.
2. Każda ciężarówka musi mieć awizację. Bez zarezerwowanego okna nie ma względem czego być na czas. Portal rezerwacji dla przewoźników pozwala przewoźnikom samodzielnie wybrać okno, dzięki czemu numer referencyjny pozostaje powiązany z rezerwacją.
3. Rejestruj czas przyjazdu, rozpoczęcia i zakończenia. Przeprowadzanie awizacji przez kolejne statusy robi to bez wypełniania jakichkolwiek formularzy.
4. Zapisuj ilość na rampie. Przyjęte względem zamówionego dla dostaw przychodzących, załadowane względem zamówionego dla wychodzących.
5. Nadaj każdemu błędowi kod przyczyny. Wystarczy pięć lub sześć kodów: przewoźnik spóźniony, przewoźnik za wcześnie, rampa zajęta, towar nieprzygotowany, niepełna wysyłka, niewłaściwy towar.
6. Raportuj co tydzień i rozbijaj wynik. Pokazuj OTIF, terminowość i kompletność obok siebie, osobno dla każdego przewoźnika i każdego dostawcy lub klienta.

Śledź też dotrzymywanie awizacji. Wiele umów mierzy „na czas” względem żądanej daty, więc ciężarówka spóźniona o trzy godziny na swoje okno nadal zalicza tego dnia OTIF. Przy okazji rozbija jednak resztę Twojego harmonogramu. Odsetek ciężarówek przyjeżdżających, powiedzmy, w ciągu 30 minut od zarezerwowanego okna to wczesne ostrzeżenie; OTIF to wynik, który widzisz później.

Jeszcze jedno rozróżnienie. W przypadku dostaw przychodzących to Ty mierzysz dostawców, a znaczniki czasu z Twojej rampy są dowodem. W przypadku wysyłek wychodzących to Ty jesteś mierzony, a gdy transport organizuje klient, Twój wynik zależy od tego, czy ładunek jest przygotowany, a rampa wolna w żądanym czasie załadunku. Walmart nazywa to „collect ready” i jest to wskaźnik w całości zależny od magazynu.

Jak poprawić OTIF?

OTIF poprawia się, ustalając, która połowa zawodzi częściej, i usuwając największą przyczynę po tej stronie. Kody przyczyn z poprzedniej sekcji pokażą Ci, od czego zacząć — zwykle w ciągu miesiąca.

Jeśli słabszą połową jest terminowość:

• Rozłóż przyjazdy za pomocą awizacji. Ciężarówki przyjeżdżające naraz oznaczają spóźnione wyjazdy u nadawcy i długie oczekiwanie u odbiorcy. Stałe odstępy między oknami ograniczają liczbę ciężarówek, które mogą pojawić się w tym samym półgodzinnym przedziale.
• Dopasuj długość okna do rzeczywistej pracy. Pełna ciężarówka zarezerwowana w 30-minutowym oknie przesuwa każdą kolejną. Ustaw czasy załadunku dla każdego typu ładunku, a kalendarz przestanie kłamać. Zobacz zarządzanie oknami czasowymi.
• Wykorzystaj minimalny czas wyprzedzenia na przygotowanie ładunku. Minimalne wyprzedzenie rezerwacji rzędu kilku godzin oznacza, że kompletacja jest zakończona, a dokumenty wydrukowane, zanim ciężarówka podjedzie tyłem pod rampę.
• Uniemożliw podwójne rezerwacje. Dwie ciężarówki przypisane do jednych drzwi to gwarantowany jeden spóźniony wyjazd. Napisaliśmy osobny przewodnik o tym, jak zapobiec podwójnej rezerwacji ramp magazynowych.
• Potwierdzaj awizację dostawy już przy składaniu zamówienia. McKinsey nazywa to nową dobrą praktyką, która niemal całkowicie eliminuje błąd „brak wolnego okna w żądanym dniu”.

Jeśli słabszą połową jest kompletność, praca odbywa się głównie z dala od rampy: inwentaryzacje cykliczne pozycji, których najczęściej brakuje w wysyłkach, kontrola przy drzwiach załadunkowych i uczciwe terminy, gdy produkcja ma opóźnienia. Awizacja dostaw nie naprawi braku towaru.

Aby wycenić stronę problemu związaną z czekaniem, kalkulator ROI systemu awizacji dostaw korzysta z danych ATRI i pokazuje swoje założenia. Jeśli dopiero zaczynasz, zacznij od artykułu czym jest awizacja dostaw. LoadingCalendar kosztuje stałe €99 miesięcznie za nieograniczoną liczbę ramp, użytkowników i przewoźników, z 14-dniowym okresem próbnym bez karty kredytowej. Sprawdzi się w małych i średnich magazynach, które chcą uruchomić awizacje i znaczniki czasu jeszcze w tym tygodniu. Dostawca wysyłający towar do kilkudziesięciu centrów dystrybucyjnych sieci handlowych będzie potrzebował także narzędzia do EDI i zgodności z wymaganiami sieci — a tym my nie jesteśmy.