OTIF: wat "On Time In Full" betekent en hoe u het meet

Wat betekent OTIF?

OTIF staat voor On Time In Full, een leverings-KPI die een order alleen als geslaagd telt als deze binnen het afgesproken tijdvenster aankomt én de volledige bestelde hoeveelheid bevat. Beide voorwaarden moeten gelden voor dezelfde order. Het artikel van McKinsey uit 2019 over deze KPI omschrijft het als de mate waarin zendingen hun bestemming bereiken volgens zowel de hoeveelheid als de planning op de order.

U ziet het ook geschreven als DIFOT (Delivery In Full, On Time). Dat is dezelfde KPI met de woorden in een andere volgorde; DIFOT is de gangbare naam in Australië en Nieuw-Zeeland.

OTIF werd in 2017 een getal voor de directiekamer, toen Walmart leveranciers ging beboeten voor leveringen die te vroeg, te laat of onvolledig waren. Andere grote retailers hanteren hun eigen varianten. Maar de KPI is niet alleen voor leveranciers van retailers. Een fabrikant kan er inkomende leveranciers mee beoordelen, een groothandel kan er zijn eigen service aan klanten mee volgen, en een 3PL kan het per klant rapporteren.

Hoe berekent u OTIF?

U berekent OTIF door het aantal orders dat zowel op tijd als compleet is geleverd te delen door het totale aantal geleverde orders, en dat te vermenigvuldigen met 100.

OTIF % = (orders op tijd EN compleet geleverd ÷ totaal aantal orders) × 100

Een rekenvoorbeeld. Stel dat u vorige maand 200 uitgaande orders hebt geleverd:

• 184 kwamen op tijd aan, een on-time-percentage van 92%.
• 190 kwamen compleet aan, een in-full-percentage van 95%.
• 176 kwamen op tijd én compleet aan, dus OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88%.

Merk op dat 88% lager is dan beide deelpercentages. Zo gedraagt deze KPI zich: de te late orders en de onvolledige orders zijn grotendeels verschillende orders, dus de missers tellen op. Als vuistregel geldt: als vertraging en tekorten los van elkaar staan, komt OTIF uit in de buurt van het on-time-percentage vermenigvuldigd met het in-full-percentage (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Een team dat trots is op "95% op tijd" en "95% compleet" draait waarschijnlijk een OTIF van ongeveer 90%.

Telt u per order, orderregel of colli?

De eenheid waarin u telt, beïnvloedt de score meer dan de meeste mensen verwachten. Het artikel van McKinsey geeft een helder voorbeeld: een retailer bestelt 50, 30 en 20 dozen verdeeld over drie orderregels, en de leverancier levert er op tijd 50, 30 en 10.

• Op colliniveau: 90 van de 100 dozen kwamen op tijd aan, dus OTIF is 90%.
• Op regelniveau: 2 van de 3 regels waren compleet, dus OTIF is 66%.
• Op orderniveau: de order was niet compleet, dus OTIF is 0%.

Dezelfde vrachtwagen, dezelfde pallets, drie verschillende scores. In de enquête van McKinsey en de Trading Partner Alliance onder 24 grote Noord-Amerikaanse retailers en fabrikanten van consumentengoederen gaf 79% de voorkeur aan tellen op colliniveau. Het argument van McKinsey daarvoor is dat een gedeeltelijke levering die het schap toch gevuld houdt, dan nog meetelt. Tellen op orderniveau is strenger en eenvoudiger, en is gebruikelijk in de maakindustrie, waar één ontbrekend onderdeel een productielijn kan stilleggen, hoeveel van de rest er ook is aangekomen.

Geen van beide is fout. Kies er één, leg het vast en zorg dat uw klant dezelfde methode gebruikt.

Wat telt als "op tijd" en "compleet"?

"Op tijd" betekent dat de levering binnen een vooraf door beide partijen afgesproken venster aankwam, en "compleet" betekent dat de geleverde hoeveelheid overeenkwam met de order; de details van beide worden bepaald door het contract, niet door een branchestandaard. In dezelfde enquête van McKinsey was 92% van de respondenten het ermee eens dat een branchestandaard voor OTIF waarde zou opleveren, wat vooral laat zien dat die er niet is.

Dit zijn de keuzes die gemaakt moeten worden voordat iemand iets gaat berekenen:

Als een klant u vertelt dat uw OTIF 81% is terwijl uw eigen rapport 94% zegt, zit het verschil bijna altijd in deze tabel, en dan is een overleg zinvoller dan een discussie.

Wat is een goede OTIF-score?

Een goede OTIF-score is wat het contract met uw klant zegt dat het is, en voor de meeste leveringsovereenkomsten in retail en industrie betekent dat ergens tussen 90% en 98%. Er bestaat geen gecontroleerde benchmark voor alle sectoren. Gidsen van softwareleveranciers noemen vaak 95% of hoger als "goed"; zie dat als vuistregel en niet als gemeten gegevens.

Twee referentiepunten zijn beter gedocumenteerd.

De praktijk ligt lager dan de doelen. Het artikel van McKinsey uit 2019 schatte de gebruikelijke OTIF-missers in de consumentengoederensector op 20 tot 30 procent van de leveringen, en de uitsplitsing van verloren on-time-prestaties over de keten van order tot levering eindigt bij 61% daadwerkelijk op tijd. De cijfers zijn een paar jaar oud, maar ze zijn een nuttige controle voor iedereen die beweert dat 98% normaal is.

Walmart publiceert de bekendste doelen. Medio 2026 noemen de leveranciersrichtlijnen van 8th & Walton en SPS Commerce deze waarden:

In de praktijk: als in een kwartaal voor $40.000 aan colli buiten de doelen valt, bedraagt de korting $1.200. Het percentage van 3% werd in 2019 door een woordvoerder van Walmart bevestigd aan Supply Chain Dive en is sindsdien niet veranderd; de drempels zijn sinds de start van het programma in 2017 meerdere keren aangepast, dus controleer de eigen leveranciersdocumentatie van Walmart voordat u erop vertrouwt.

Buiten de VS nemen grote retailketens en industriële inkopers hetzelfde idee op in leveringsovereenkomsten, als clausule over serviceniveau of leverbetrouwbaarheid. De drempels en boetes verschillen per contract, dus er is geen openbaar getal te noemen. Lees uw eigen contract.

Wat is het verschil tussen OTIF, OTD en fill rate?

On-time delivery (OTD) meet alleen de timing, fill rate meet alleen de hoeveelheid, en OTIF vereist beide voor dezelfde order. Een order die volgens planning aankomt maar waar twee pallets aan ontbreken, slaagt voor OTD, maar zakt voor fill rate en voor OTIF.

OTD en fill rate blijven het volgen waard, omdat ze laten zien welke helft van OTIF faalt. Een laag on-time-percentage wijst naar transport, dock planning en orderrelease. Een laag in-full-percentage wijst naar voorraadnauwkeurigheid, orderpicking en productieplanning. Andere problemen, andere eigenaren.

Wat veroorzaakt OTIF-missers?

OTIF-missers ontstaan in elke stap tussen orderrelease en het ontvangstperron, en een groot deel ervan gebeurt voordat de vrachtwagen het terrein van de verzender heeft verlaten. De uitsplitsing van verloren on-time-prestaties door McKinsey noemt zeven fasen: orderrelease, aanmaken van de transportopdracht, acceptatie van de transportopdracht, laadperronplanning, goederen klaargezet, ophalen door de vervoerder, en transport. Alleen de laatste speelt zich af op de weg.

Oorzaken waardoor de on-time-helft faalt:

• Er is geen laadslot vrij wanneer de vrachtwagen moet vertrekken (laadperron van de verzender).
• Goederen zijn niet gepickt, klaargezet of vrijgegeven wanneer de vrachtwagen aankomt (magazijn van de verzender).
• De vervoerder komt te laat om op te halen, of de lading moet opnieuw worden uitbesteed (transportplanning).
• De vrachtwagen wacht uren om te lossen (laadperron van de ontvanger).
• De vrachtwagen komt te vroeg en wordt weggestuurd of moet wachten, meestal omdat er geen afspraak was.

Oorzaken waardoor de in-full-helft faalt:

• Voorraad die in het systeem staat, ligt niet in het schap (voorraadbeheer).
• Pick- of laadfouten (magazijn van de verzender).
• De productie loopt achter op de orderdatum (planning).

Het laadperron speelt aan beide kanten een rol. Bij de verzender vertrekt een vrachtwagen die geen laadslot kan krijgen te laat. Bij de ontvanger wordt een vrachtwagen die op tijd aankomt maar drie uur moet wachten om te lossen in de systemen van sommige klanten als te laat geregistreerd. Uit het wachtgeldonderzoek van ATRI uit 2024 bleek dat chauffeurs bij 39,3% van de stops werden opgehouden, en dat is hetzelfde probleem gezien vanaf de chauffeursstoel. Die kant hebben we behandeld in wat wachtgeld (detention) is.

Hoe meet u OTIF aan het laadperron?

Om OTIF te meten heeft u voor elke order vier gegevens nodig: het afgesproken leveringsvenster, het werkelijke aankomsttijdstip, de bestelde hoeveelheid en de geleverde hoeveelheid. De twee tijdswaarden komen uit uw laadperronplanning. De twee hoeveelheden komen uit uw ERP of WMS. OTIF is wat u krijgt als u ze koppelt op basis van de orderreferentie.

Even over wat dock planning software hier wel en niet doet. LoadingCalendar legt de tijdshelft vast: wanneer het tijdslot is geboekt, wanneer de vrachtwagen aankwam, wanneer het laden begon en eindigde, en wie wat heeft gewijzigd, allemaal in een auditlog. Het weet niet hoeveel colli er op de order stonden. Voor het volledige OTIF-cijfer koppelt u de referentie van de lading aan uw ordersysteem, via een export of via de dock planning API, die ladingen teruggeeft op datumbereik, status en referentie.

Een opzet die werkt voor een middelgroot magazijn:

1. Schrijf de definitie op één pagina. Referentiedatum, venster, telleenheid, hoe te vroege aankomsten en door de ontvanger veroorzaakte vertragingen worden behandeld. Laat uw grootste klant of leverancier ermee instemmen.
2. Zet elke vrachtwagen op een afspraak. Zonder geboekt tijdslot is er niets om op tijd voor te zijn. Met een boekingsportaal voor vervoerders kiezen vervoerders zelf het tijdslot, waardoor ook het referentienummer aan de boeking gekoppeld blijft.
3. Leg aankomst, start en einde vast met een tijdstempel. Een lading door de statussen laten gaan doet dit, zonder dat iemand een formulier hoeft in te vullen.
4. Registreer de hoeveelheid aan het laadperron. Ontvangen versus besteld voor inkomend, geladen versus besteld voor uitgaand.
5. Geef elke misser een redencode. Vijf of zes codes zijn genoeg: vervoerder te laat, vervoerder te vroeg, laadperron niet vrij, goederen niet klaar, te weinig geleverd, verkeerd product.
6. Rapporteer wekelijks en splits het getal uit. Toon OTIF, op tijd en compleet naast elkaar, per vervoerder en per leverancier of klant.

Volg ook de afsprakentrouw. Veel contracten meten "op tijd" tegen de gevraagde datum, dus een vrachtwagen die drie uur te laat is voor zijn tijdslot, haalt die dag toch OTIF. Tegelijk gooit hij de rest van uw planning in de war. Het aandeel vrachtwagens dat binnen bijvoorbeeld 30 minuten van het geboekte tijdslot aankomt, is het vroege waarschuwingssignaal; OTIF is het resultaat dat u pas later ziet.

Nog één onderscheid. Bij inkomende vracht bent u degene die leveranciers meet, en uw laadperrontijdstempels zijn het bewijs. Bij uitgaande vracht bent u degene die wordt gemeten, en als de klant het transport regelt, hangt uw score ervan af of de lading klaarstaat en het laadperron vrij is op de gevraagde laadtijd. Walmart noemt dit "collect ready", en het is volledig een magazijn-KPI.

Hoe verbetert u OTIF?

U verbetert OTIF door uit te zoeken welke helft vaker faalt en aan die kant de grootste oorzaak aan te pakken. De redencodes uit de vorige sectie laten u zien waar u moet beginnen, meestal al binnen een maand.

Als op tijd de zwakste helft is:

• Spreid aankomsten met afspraken. Vrachtwagens die tegelijk komen, betekenen late vertrekken bij de verzender en lange wachttijden bij de ontvanger. Vaste intervallen tussen tijdsloten beperken hoeveel vrachtwagens er in hetzelfde halfuur kunnen opdagen.
• Stem de lengte van het tijdslot af op het werkelijke werk. Een volle vrachtwagen die in een tijdslot van 30 minuten is geboekt, duwt elke vrachtwagen erachter naar achteren. Stel laadduren in per ladingtype en de agenda klopt weer. Zie tijdslotbeheer.
• Gebruik een minimale boekingstermijn om de lading klaar te zetten. Een minimale boekingstermijn van een paar uur zorgt ervoor dat het picken klaar is en de papieren geprint zijn voordat de vrachtwagen achteruit aan het laadperron staat.
• Maak dubbele boekingen onmogelijk. Twee vrachtwagens aan één laaddeur betekent gegarandeerd één laat vertrek. We schreven een aparte gids over hoe u dubbele boekingen van laadperrons voorkomt.
• Bevestig de leveringsafspraak zodra de order wordt geplaatst. McKinsey noemt dit een opkomende best practice, en het neemt de misser "geen tijdslot beschikbaar op de gevraagde dag" vrijwel volledig weg.

Als compleet de zwakste helft is, ligt het werk vooral buiten het laadperron: cyclustellingen van de artikelen die het vaakst te weinig worden geleverd, een controle bij de laaddeur, en eerlijke leverdata wanneer de productie achterloopt. Dock planning lost geen voorraadtekort op.

Wilt u een prijskaartje hangen aan de wachtkant van het probleem, dan gebruikt de ROI-calculator voor dock planning de cijfers van ATRI en laat hij zijn aannames zien. Bent u nieuw in het onderwerp, begin dan met wat dock planning is. LoadingCalendar kost een vast bedrag van €99 per maand voor onbeperkt laadperrons, gebruikers en vervoerders, met een proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. Het past bij kleine en middelgrote magazijnen die deze week nog met afspraken en tijdstempels willen werken. Een leverancier die naar tientallen distributiecentra van retailers levert, heeft daarnaast een EDI- en retail-compliancetool nodig, en dat zijn wij niet.