OTIF: mida tähendab „On Time In Full“ ja kuidas seda mõõta

Mida OTIF tähendab?

OTIF tähendab On Time In Full ehk tarnenäitajat, mis loeb tellimuse õnnestunuks ainult siis, kui see saabub kokkulepitud ajaaknas ja sisaldab kogu tellitud kogust. Mõlemad tingimused peavad kehtima sama tellimuse kohta. McKinsey 2019. aasta ülevaade kirjeldab seda kui määra, mil saadetised jõuavad sihtkohta nii tellimusel märgitud koguses kui ka ajakava järgi.

Sama näitajat tuntakse ka lühendi DIFOT (Delivery In Full, On Time) all. Sisu on sama, sõnad on teises järjekorras ning DIFOT on kasutusel peamiselt Austraalias ja Uus-Meremaal. Eesti keeles räägitakse samast asjast sageli kui tarnetäpsusest või tarnekindlusest, kuid need sõnad ei ütle alati, kas mõeldakse ainult aega või ka kogust. OTIF ütleb.

Juhtkondade lauale jõudis OTIF 2017. aastal, kui Walmart hakkas tarnijatelt raha kinni pidama liiga vara, liiga hilja või puudulikult saabunud tarnete eest. Teistel suurtel jaekettidel on omad versioonid. Näitaja ei ole siiski ainult jaekaubanduse tarnijate mure. Tootja saab sellega hinnata oma tarnijaid, hulgimüüja jälgida enda teenindustaset ja 3PL raporteerida igale kliendile eraldi.

Kuidas OTIF-i arvutatakse?

OTIF-i arvutamiseks jagatakse õigel ajal ja täies mahus tarnitud tellimuste arv kõigi tarnitud tellimuste arvuga ning korrutatakse sajaga.

OTIF % = (õigel ajal JA täies mahus tarnitud tellimused ÷ kõik tellimused) × 100

Näidisarvutus. Oletame, et tarnisid eelmisel kuul 200 väljaminevat tellimust:

• 184 jõudis kohale õigel ajal, seega õigeaegsus on 92%.
• 190 jõudis kohale täies mahus, seega täies mahus tarnete määr on 95%.
• 176 jõudis kohale õigel ajal ja täies mahus, seega OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88%.

Pane tähele, et 88% on madalam kui kumbki osanäitaja. Nii see näitaja käitubki: hilinenud tellimused ja puudulikud tellimused on enamasti eri tellimused, seega möödalaskmised liituvad. Rusikareegel: kui hilinemised ja puudujäägid ei ole omavahel seotud, jääb OTIF õigeaegsuse ja täitmismäära korrutise lähedale (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Meeskond, kes on uhke oma „95% õigel ajal“ ja „95% täies mahus“ üle, töötab tõenäoliselt umbes 90% OTIF-iga.

Kas lugeda tellimuse, rea või kasti kaupa?

Loendamise ühik muudab tulemust rohkem, kui enamik arvab. McKinsey ülevaates on selge näide: jaemüüja tellib kolmel tellimuse real 50, 30 ja 20 kasti ning tarnija toob õigel ajal 50, 30 ja 10.

• Kasti tase: 100 kastist jõudis õigel ajal kohale 90, seega OTIF on 90%.
• Rea tase: 3 reast oli täielik 2, seega OTIF on 66%.
• Tellimuse tase: tellimus ei olnud täielik, seega OTIF on 0%.

Sama auto, samad alused, kolm erinevat tulemust. McKinsey ja Trading Partner Alliance'i küsitluses, kus osales 24 suurt Põhja-Ameerika jaemüüjat ja tarbekaupade tootjat, eelistas 79% kasti taset. McKinsey põhjendab seda sellega, et kasti tase arvestab ka osalist tarnet, mis aitab riiulit täis hoida. Tellimuse tase on rangem ja lihtsam ning levinud tootmises, kus üks puuduv komponent võib liini seisma panna, ükskõik kui palju muud kohale jõudis.

Kumbki ei ole vale. Vali üks, pane see kirja ja veendu, et klient kasutab sama.

Mis loetakse „õigeks ajaks“ ja „täies mahus“ tarneks?

„Õigel ajal“ tähendab, et tarne saabus ajaaknas, milles pooled olid ette kokku leppinud, ja „täies mahus“ tähendab, et tarnitud kogus vastas tellimusele; mõlema täpne sisu tuleb lepingust, mitte ühestki valdkonna standardist. Samas McKinsey küsitluses nõustus 92% vastanutest, et ühtne valdkonna standard looks väärtust, mis ütleb ise, et seda ei ole.

Need on valikud, mis tuleb teha enne, kui keegi midagi arvutama hakkab:

Kui klient ütleb, et sinu OTIF on 81%, ja sinu enda aruanne näitab 94%, on vahe peaaegu alati selles tabelis. Enne vaidlemist tasub kokku saada ja read ükshaaval läbi käia.

Milline on hea OTIF-i tulemus?

Hea OTIF-i tulemus on see, mis on kirjas sinu kliendi lepingus, ning enamikus jaekaubanduse ja tööstuse tarnelepingutes tähendab see vahemikku 90–98%. Auditeeritud, valdkondadeülest võrdlusnäitajat ei ole olemas. Tarkvaramüüjate juhendid nimetavad „heaks“ tavaliselt 95% või rohkem; võta seda rusikareeglina, mitte mõõdetud andmetena.

Kaks pidepunkti on paremini dokumenteeritud.

Tegelikkus on sihttasemetest madalam. McKinsey 2019. aasta ülevaate järgi jääb tarbekaupade sektoris OTIF-i nõuetele vastamata tüüpiliselt 20–30 protsenti tarnetest ning ülevaate joonis, mis jagab õigeaegsuse kaod tellimusest tarneni etappide kaupa, lõpeb 61% tegelikult õigeaegsete tarnetega. Need arvud on mõne aasta vanused, kuid sobivad hästi kontrolliks, kui keegi väidab, et 98% on tavaline.

Tuntuimad sihttasemed on Walmartil. 2026. aasta keskpaiga seisuga toovad 8th & Walton ja SPS Commerce tarnijate juhendid need välja nii:

Praktikas: kui kvartalis jääb sihttasemetest välja 40 000 dollari väärtuses kaste, on mahaarvamine 1200 dollarit. Kolme protsendi määra kinnitas Walmarti pressiesindaja väljaandele Supply Chain Dive 2019. aastal ja see ei ole sellest ajast muutunud; lävendeid on pärast programmi käivitamist 2017. aastal mitu korda muudetud, seega kontrolli neid enne kasutamist Walmarti enda tarnijadokumentidest.

Väljaspool USA-d kirjutavad suured jaeketid ja tööstusostjad sama mõtte tarnelepingusse teenindustaseme või tarnekindluse punktina. Lävendid ja leppetrahvid on iga lepingu omad, seega avalikku numbrit siia tuua ei ole. Loe enda oma.

Mille poolest erinevad OTIF, OTD ja täitmismäär?

Õigeaegse tarne määr (OTD, On-Time Delivery) mõõdab ainult aega, täitmismäär (fill rate) ainult kogust ning OTIF nõuab mõlemat sama tellimuse kohta. Tellimus, mis saabub graafiku järgi, aga kahe puuduva alusega, läbib OTD, ei läbi täitmismäära ja ei läbi OTIF-i.

OTD-d ja täitmismäära tasub edasi jälgida, sest need ütlevad, kumb OTIF-i pool alt veab. Madal õigeaegsus viitab veole, laadimisaegade planeerimisele ja tellimuste töösse andmisele. Madal täies mahus tarnete määr viitab laoseisu täpsusele, komplekteerimisele ja tootmise planeerimisele. Eri probleemid, eri omanikud.

Mis põhjustab OTIF-i möödalaskmisi?

OTIF-i möödalaskmised tekivad igas etapis tellimuse töösse andmisest kuni vastuvõtva laadimisalani ning suur osa neist juhtub enne, kui auto on saatja hoovist lahkunud. McKinsey jaotab õigeaegsuse kaod seitsmeks etapiks: tellimuse töösse andmine, veotellimuse koostamine, veotellimuse kinnitamine vedaja poolt, laadimisala graafik, kauba valmispanek, vedaja saabumine kaubale järele ja vedu. Ainult viimane neist toimub maanteel.

Põhjused, mille tõttu ebaõnnestub õigeaegsuse pool:

• Vaba laadimisaega ei ole siis, kui auto peab välja sõitma (saatja laadimisala).
• Kaup ei ole auto saabudes komplekteeritud, valmis pandud või vabastatud (saatja ladu).
• Vedaja hilineb pealelaadimisele või koormale tuleb otsida uus vedaja (veoplaneerimine).
• Auto ootab tunde mahalaadimist (vastuvõtja laadimisala).
• Auto saabub liiga vara ja saadetakse tagasi või jäetakse ootama, enamasti seetõttu, et broneeringut ei olnud.

Põhjused, mille tõttu ebaõnnestub täies mahus tarnimise pool:

• Süsteemis olev laoseis ei ole tegelikult riiulil (laoarvestus).
• Komplekteerimis- või laadimisvead (saatja ladu).
• Tootmine jääb tellimuse kuupäevast maha (planeerimine).

Laadimisala on pildil mõlemas otsas. Saatja juures lahkub auto hilja, kui ta ei saa laadimisaega. Vastuvõtja juures läheb õigel ajal saabunud, kuid kolm tundi mahalaadimist oodanud auto mõne kliendi süsteemis kirja hilinenuna. ATRI 2024. aasta seisuaja uuring leidis, et juhid pidid üle vaba aja ootama 39,3% peatustest, mis on sama probleem juhi vaatenurgast. Seda poolt käsitlesime artiklis mis on veoki seisuaja tasu.

Kuidas mõõta OTIF-i laadimisalal?

OTIF-i mõõtmiseks on iga tellimuse kohta vaja nelja andmepunkti: kokkulepitud tarneaken, tegelik saabumisaeg, tellitud kogus ja tarnitud kogus. Kaks ajaväärtust tulevad laadimisaegade graafikust. Kaks koguseväärtust tulevad ERP-ist või WMS-ist. OTIF saadakse siis, kui need tellimuse viitenumbri järgi kokku viia.

Paar sõna selle kohta, mida lao broneerimistarkvara siin teeb ja mida mitte. LoadingCalendar salvestab aja poole: millal ajaaken broneeriti, millal auto saabus, millal laadimine algas ja lõppes ning kes mida muutis, kõik auditilogis. See ei tea, mitu kasti tellimusel oli. Täieliku OTIF-i jaoks viid laadimise viitenumbri kokku oma tellimuste süsteemiga, kas ekspordi abil või lao broneerimistarkvara API kaudu, mis tagastab laadimised kuupäevavahemiku, staatuse ja viitenumbri järgi.

Seadistus, mis toimib keskmise suurusega laos:

1. Pane määratlus ühele lehele kirja. Võrdluskuupäev, ajaaken, loendamise ühik ning see, kuidas käsitletakse varaseid saabumisi ja vastuvõtja põhjustatud viivitusi. Lepi see kokku oma suurima kliendi või tarnijaga.
2. Pane iga auto broneeringule. Ilma broneeritud ajata ei ole millegi suhtes õigel ajal olla. Vedajate broneerimisportaalis valivad vedajad ajaakna ise ja viitenumber jääb broneeringu külge.
3. Salvesta saabumise, alguse ja lõpu ajatemplid. Kui laadimine liigub läbi staatuste, tekivad need ilma, et keegi peaks vormi täitma.
4. Pane kogus kirja laadimisalal. Sissetulevatel vastuvõetud kogus võrreldes tellituga, väljaminevatel pealelaaditud kogus võrreldes tellituga.
5. Anna igale möödalaskmisele põhjuskood. Viiest-kuuest koodist piisab: vedaja hilines, vedaja tuli liiga vara, laadimiskoht ei olnud vaba, kaup ei olnud valmis, tarniti vähem, vale toode.
6. Raporteeri iga nädal ja löö number lahti. Näita OTIF-i, õigeaegsust ja täies mahus tarnete määra kõrvuti, vedaja ning tarnija või kliendi lõikes.

Jälgi ka broneeringust kinnipidamist. Paljud lepingud mõõdavad „õigel ajal“ soovitud kuupäeva järgi, seega auto, mis jääb oma ajaaknast kolm tundi hiljaks, läbib sel päeval ikkagi OTIF-i. Ülejäänud päeva graafiku lööb ta aga segamini. Nende autode osakaal, kes saabuvad näiteks 30 minuti täpsusega oma broneeritud ajal, on varajane hoiatus; OTIF on tulemus, mida näed hiljem.

Veel üks eristus. Sissetuleva kauba puhul oled sina see, kes tarnijaid mõõdab, ja sinu laadimisala ajatemplid on tõendiks. Väljamineva kauba puhul mõõdetakse sind, ja kui veo korraldab klient, sõltub sinu tulemus sellest, kas koorem on soovitud pealelaadimise ajaks valmis pandud ja laadimiskoht vaba. Walmart nimetab seda „collect ready“ ja see on täielikult lao näitaja.

Kuidas OTIF-i parandada?

OTIF-i parandamiseks leia, kumb pool ebaõnnestub sagedamini, ja kõrvalda sellel poolel kõige suurem põhjus. Eelmise osa põhjuskoodid näitavad, kust alustada, tavaliselt juba esimese kuuga.

Kui nõrgem pool on õigeaegsus:

• Hajuta saabumised broneeringutega. Kobaras saabuvad autod tähendavad saatja juures hilist väljumist ja vastuvõtja juures pikka ootamist. Kindel ajaintervall piirab, mitu autot saab samal pooltunnil kohale tulla.
• Vii ajaakna pikkus vastavusse tegeliku tööga. 30-minutilisse aknasse broneeritud täiskoorem lükkab edasi kõik järgmised autod. Määra laadimiskestused koormatüübi kaupa ja kalender lõpetab valetamise. Vaata ajavahemike haldust.
• Kasuta etteteatamisaega koorma valmispanekuks. Mõnetunnine minimaalne etteteatamine tähendab, et komplekteerimine on tehtud ja dokumendid prinditud enne, kui auto laadimiskoha ette tagurdab.
• Tee topeltbroneerimine võimatuks. Kaks autot ühele uksele tähendab kindlalt üht hilist väljumist. Kirjutasime eraldi juhendi, kuidas lõpetada dokkide topeltbroneerimine.
• Kinnita tarneaeg juba tellimuse esitamisel. McKinsey nimetab seda levivaks heaks tavaks ja see kaotab peaaegu täielikult möödalaskmise „soovitud päeval ei olnud vaba aega“.

Kui nõrgem pool on täies mahus tarnimine, käib töö enamasti laadimisalast eemal: tsükliline inventuur toodetele, mis kõige sagedamini puudu jäävad, kontroll laadimisukse juures ja ausad lubatud kuupäevad siis, kui tootmine on graafikust maas. Laadimisaegade broneerimine laoseisu puudujääki ei paranda.

Ootamise poolele hinnasildi panemiseks kasuta lao broneerimistarkvara ROI kalkulaatorit, mis tugineb ATRI arvudele ja näitab oma eeldusi. Kui teema on sulle uus, alusta artiklist mis on laadimisalade broneerimine. LoadingCalendar maksab €99 kuus fikseeritult piiramatu arvu dokkide, kasutajate ja vedajate eest, 14-päevase prooviperioodiga ja krediitkaardita. See sobib väikestele ja keskmise suurusega ladudele, kes tahavad broneeringud ja ajatemplid käima saada veel sel nädalal. Tarnija, kes veab kaupa kümnetesse jaekettide jaotuskeskustesse, vajab lisaks EDI ja jaekettide nõuetele vastavuse tööriista, mida meie ei paku.