OTIF: kaj pomeni „On Time In Full“ in kako ga meriti

Kaj pomeni OTIF?

OTIF je kratica za On Time In Full, KPI dostave, ki naročilo šteje za uspešno le, če prispe znotraj dogovorjenega časovnega okna in vsebuje celotno naročeno količino. Oba pogoja morata veljati za isto naročilo. McKinseyjev članek o tem kazalniku iz leta 2019 ga opisuje kot merilo, v kolikšni meri pošiljke prispejo na cilj v skladu s količino in z urnikom na naročilu.

Srečali ga boste tudi kot DIFOT (Delivery In Full, On Time). Gre za isti kazalnik z besedami v drugačnem vrstnem redu, DIFOT pa je običajno ime v Avstraliji in na Novi Zelandiji.

OTIF je postal tema uprav leta 2017, ko je Walmart dobaviteljem začel zaračunavati dostave, ki so prispele prezgodaj, prepozno ali nepopolne. Druge velike trgovske verige imajo svoje različice. A kazalnik ni le za dobavitelje v trgovini na drobno. Proizvajalec ga lahko uporablja za ocenjevanje svojih dobaviteljev, veletrgovec za spremljanje lastne ravni storitev do kupcev, 3PL pa ga lahko poroča vsaki stranki posebej.

Kako se izračuna OTIF?

OTIF izračunate tako, da število naročil, dostavljenih pravočasno in v celoti, delite s skupnim številom dostavljenih naročil in rezultat pomnožite s 100.

OTIF % = (naročila, dostavljena pravočasno IN v celoti ÷ vsa naročila) × 100

Primer izračuna. Recimo, da ste prejšnji mesec dostavili 200 odhodnih naročil:

• 184 jih je prispelo pravočasno, kar je 92-odstotna stopnja pravočasnosti.
• 190 jih je prispelo v celoti, kar je 95-odstotna stopnja izpolnitve.
• 176 jih je prispelo pravočasno in v celoti, zato je OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88 %.

Opazite, da je 88 % manj od obeh sestavnih stopenj. Tako se kazalnik obnaša: zamujena in nepopolna naročila so večinoma različna naročila, zato se zgrešene dostave seštevajo. Kot okvirno pravilo: če zamude in manjki med seboj niso povezani, je OTIF blizu zmnožka stopnje pravočasnosti in stopnje izpolnitve (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Ekipa, ki je ponosna na „95 % pravočasno“ in „95 % v celoti“, ima verjetno OTIF okoli 90 %.

Ali šteti po naročilu, postavki ali kartonu?

Enota, ki jo štejete, spremeni rezultat bolj, kot pričakuje večina. McKinseyjev članek ponuja jasen primer: trgovec naroči 50, 30 in 20 kartonov v treh postavkah naročila, dobavitelj pa pravočasno dostavi 50, 30 in 10.

• Raven kartona: 90 od 100 kartonov je prispelo pravočasno, zato je OTIF 90 %.
• Raven postavke: 2 od 3 postavk sta bili popolni, zato je OTIF 66 %.
• Raven naročila: naročilo ni bilo popolno, zato je OTIF 0 %.

Isti tovornjak, iste palete, trije različni rezultati. V raziskavi McKinseyja in Trading Partner Alliance med 24 velikimi severnoameriškimi trgovci in proizvajalci izdelkov široke porabe je 79 % vprašanih dalo prednost štetju po kartonih. McKinsey to utemeljuje s tem, da tako delna dostava, ki kljub temu pomaga ohranjati polico polno, dobi priznanje. Štetje po naročilu je strožje in preprostejše ter pogosto v proizvodnji, kjer lahko ena manjkajoča komponenta ustavi proizvodno linijo, ne glede na to, koliko ostalega je prispelo.

Nobena možnost ni napačna. Izberite eno, jo zapišite in se prepričajte, da vaš kupec uporablja isto.

Kaj šteje kot „pravočasno“ in „v celoti“?

„Pravočasno“ pomeni, da je dostava prispela v oknu, o katerem sta se obe strani vnaprej dogovorili, „v celoti“ pa, da je dostavljena količina ustrezala naročilu; podrobnosti obojega določa pogodba, ne pa kakšen panožni standard. V isti McKinseyjevi raziskavi se je 92 % vprašanih strinjalo, da bi panožni standard za OTIF ustvaril vrednost, kar pove, da ga ni.

To so odločitve, ki jih je treba sprejeti, preden kdor koli karkoli izračuna:

Če vam kupec pove, da je vaš OTIF 81 %, vaše lastno poročilo pa kaže 94 %, je razlika skoraj vedno v tej tabeli, in vredna je sestanka, preden postane vredna prepira.

Kaj je dober rezultat OTIF?

Dober rezultat OTIF je tisto, kar piše v pogodbi z vašim kupcem, in pri večini dobavnih pogodb v trgovini in industriji to pomeni nekje med 90 % in 98 %. Revidirane, medpanožne primerjalne vrednosti ni. Vodniki ponudnikov programske opreme pogosto navajajo 95 % ali več kot „dobro“; to obravnavajte kot okvirno pravilo in ne kot izmerjene podatke.

Dve referenčni točki sta bolje dokumentirani.

Resničnost je pod cilji. McKinseyjev članek iz leta 2019 je tipične zgrešene dostave OTIF v sektorju izdelkov široke porabe ocenil na 20 do 30 odstotkov dostav, njegova razčlenitev izgub pravočasnosti v ciklu od naročila do dostave pa se konča pri 61 % dejansko pravočasnih dostav. Številke so stare nekaj let, a so koristen preizkus za vsakogar, ki trdi, da je 98 % normalno.

Walmart objavlja najbolj znane cilje. Sredi leta 2026 jih smernice za dobavitelje podjetij 8th & Walton in SPS Commerce navajajo takole:

V praksi: če kartoni v vrednosti 40.000 $ v četrtletju ne dosežejo ciljev, znaša odbitek 1.200 $. Številko 3 % je tiskovni predstavnik Walmarta leta 2019 potrdil za Supply Chain Dive in se od takrat ni spremenila; pragovi so bili od začetka programa leta 2017 večkrat popravljeni, zato pred zanašanjem nanje preverite Walmartovo dokumentacijo za dobavitelje.

Zunaj ZDA velike trgovske verige in industrijski kupci isto zamisel zapišejo v dobavne pogodbe kot klavzulo o ravni storitev ali zanesljivosti dostav. Pragovi in kazni so specifični za vsako pogodbo, zato javne številke, ki bi jo lahko navedli, ni. Preberite svojo.

Kakšna je razlika med OTIF, OTD in stopnjo izpolnitve?

Pravočasna dostava (OTD) meri samo čas, stopnja izpolnitve meri samo količino, OTIF pa zahteva oboje za isto naročilo. Naročilo, ki prispe po urniku, a mu manjkata dve paleti, uspe pri OTD, ne uspe pri stopnji izpolnitve in ne uspe pri OTIF.

OTD in stopnjo izpolnitve je še vedno vredno spremljati, ker vam povesta, katera polovica OTIF odpoveduje. Nizka stopnja pravočasnosti kaže na prevoz, rezervacijo nakladalnih ramp in sproščanje naročil. Nizka stopnja izpolnitve kaže na točnost zalog, komisioniranje in načrtovanje proizvodnje. Različne težave, različni odgovorni.

Kaj povzroča zgrešene dostave OTIF?

Zgrešene dostave OTIF nastajajo na vsakem koraku med sprostitvijo naročila in prevzemno rampo, velik del pa se jih zgodi, še preden tovornjak zapusti dvorišče pošiljatelja. McKinseyjeva razčlenitev izgub pravočasnosti navaja sedem faz: sprostitev naročila, oblikovanje povpraševanja za prevoz, sprejem povpraševanja, razpored ramp, pripravo blaga, prevzem s strani prevoznika in prevoz. Le zadnja poteka na cesti.

Vzroki, zaradi katerih odpove polovica „pravočasno“:

• Ko mora tovornjak odpeljati, ni prostega termina za nakladanje (rampa pošiljatelja).
• Blago ob prihodu tovornjaka ni komisionirano, pripravljeno ali sproščeno (skladišče pošiljatelja).
• Prevoznik zamudi na prevzem ali pa je treba tovor ponovno ponuditi prevoznikom (načrtovanje prevoza).
• Tovornjak ure čaka na razkladanje (rampa prejemnika).
• Tovornjak prispe prezgodaj in ga zavrnejo ali pustijo čakati, običajno zato, ker ni imel termina.

Vzroki, zaradi katerih odpove polovica „v celoti“:

• Zaloga, ki obstaja v sistemu, ni na polici (nadzor zalog).
• Napake pri komisioniranju ali nakladanju (skladišče pošiljatelja).
• Proizvodnja zaostaja za datumom naročila (načrtovanje).

Rampa se pojavi na obeh koncih. Pri pošiljatelju tovornjak, ki ne dobi termina za nakladanje, odpelje z zamudo. Pri prejemniku tovornjak, ki prispe pravočasno, a tri ure čaka na razkladanje, v sistemih nekaterih kupcev dobi oznako zamude. ATRI-jeva študija o zadrževanju iz leta 2024 je ugotovila, da so bili vozniki zadržani na 39,3 % postankov, kar je ista težava, gledana iz voznikove kabine. To plat smo obravnavali v članku kaj je zadrževanje tovornjaka.

Kako meriti OTIF na nakladalni rampi?

Za merjenje OTIF potrebujete za vsako naročilo štiri podatke: dogovorjeno okno dostave, dejanski čas prihoda, naročeno količino in dostavljeno količino. Obe časovni vrednosti prideta iz razporeda vaših ramp. Obe količinski vrednosti prideta iz vašega ERP ali WMS. OTIF dobite, ko ju povežete prek reference naročila.

Beseda o tem, kaj sistem za rezervacijo nakladalnih ramp tu naredi in česa ne. LoadingCalendar beleži časovno polovico: kdaj je bil termin rezerviran, kdaj je tovornjak prispel, kdaj se je nakladanje začelo in končalo ter kdo je kaj spremenil, vse v revizijskem dnevniku. Ne ve, koliko kartonov je bilo na naročilu. Za celotno številko OTIF referenco nakladanja povežete s svojim sistemom naročil, bodisi z izvozom bodisi prek API-ja za rezervacijo nakladalnih ramp, ki vrača nakladanja po časovnem obdobju, statusu in referenci.

Nastavitev, ki deluje za srednje veliko skladišče:

1. Definicijo zapišite na eno stran. Referenčni datum, okno, enota štetja, kako se obravnavajo zgodnji prihodi in zamude, ki jih povzroči prejemnik. Z njo naj se strinja vaš največji kupec ali dobavitelj.
2. Vsak tovornjak naj ima termin. Brez rezerviranega termina ni ničesar, glede na kar bi bil tovornjak pravočasen. Rezervacijski portal za prevoznike prevoznikom omogoča, da termin izberejo sami, s čimer tudi referenčna številka ostane povezana z rezervacijo.
3. Zabeležite čas prihoda, začetka in konca. Premikanje nakladanja skozi statuse to naredi, ne da bi kdor koli izpolnjeval obrazec.
4. Zabeležite količino na rampi. Prejeto v primerjavi z naročenim za dohodne, naloženo v primerjavi z naročenim za odhodne pošiljke.
5. Vsaki zgrešeni dostavi dodelite šifro razloga. Pet ali šest šifer zadošča: prevoznik zamudil, prevoznik prezgodaj, rampa ni prosta, blago ni pripravljeno, dostavljeno premalo, napačen izdelek.
6. Poročajte tedensko in številko razčlenite. Prikažite OTIF, pravočasnost in izpolnitev drugo ob drugem, po prevoznikih ter po dobaviteljih ali kupcih.

Spremljajte tudi upoštevanje terminov. Številne pogodbe merijo „pravočasno“ glede na zahtevani datum, zato tovornjak, ki na svoj termin zamudi tri ure, ta dan še vedno uspe pri OTIF. Obenem pa vam poruši preostali razpored. Delež tovornjakov, ki prispejo znotraj, recimo, 30 minut od rezerviranega termina, je zgodnje opozorilo; OTIF je rezultat, ki ga vidite pozneje.

Še ena razlika. Pri dohodnem blagu ste vi tisti, ki merite dobavitelje, časovni žigi z vaše rampe pa so dokaz. Pri odhodnem blagu merijo vas, in ko prevoz organizira kupec, je vaš rezultat odvisen od tega, ali je tovor pripravljen in rampa prosta ob zahtevanem času nakladanja. Walmart temu pravi „collect ready“ in je v celoti skladiščni kazalnik.

Kako izboljšati OTIF?

OTIF izboljšate tako, da ugotovite, katera polovica pogosteje odpove, in odpravite največji posamezni vzrok na tej strani. Šifre razlogov iz prejšnjega razdelka vam povedo, kje začeti, običajno že v enem mesecu.

Če je „pravočasno“ šibkejša polovica:

• Prihode razporedite s termini. Tovornjaki, ki pridejo v gruči, pomenijo pozne odhode pri pošiljatelju in dolga čakanja pri prejemniku. Fiksni intervali terminov omejijo, koliko tovornjakov se lahko pojavi v isti pol ure.
• Dolžino termina prilagodite dejanskemu delu. Poln tovornjak, rezerviran v 30-minutni termin, porine nazaj vsak tovornjak za sabo. Nastavite trajanja nakladanja po vrsti tovora in koledar neha lagati. Oglejte si upravljanje časovnih okvirjev.
• Uporabite čas vnaprejšnje najave za pripravo tovora. Minimalni rok za rezervacijo nekaj ur vnaprej pomeni, da je komisioniranje končano in dokumenti natisnjeni, preden tovornjak zapelje k rampi.
• Onemogočite dvojne rezervacije. Dva tovornjaka, dodeljena istim vratom, zagotavljata en zamujen odhod. Napisali smo ločen vodnik o tem, kako preprečiti dvojno rezervacijo nakladalnih ramp.
• Termin dostave potrdite že ob oddaji naročila. McKinsey to imenuje nastajajoča dobra praksa in skoraj v celoti odpravi zgrešeno dostavo tipa „na zahtevani dan ni prostega termina“.

Če je „v celoti“ šibkejša polovica, se delo večinoma odvija stran od rampe: ciklične inventure za artikle, pri katerih najpogosteje dostavite premalo, preverjanje pri nakladalnih vratih in iskreni obljubljeni datumi, ko proizvodnja zaostaja. Rezervacija nakladalnih ramp ne bo odpravila pomanjkanja zalog.

Če želite oceniti stroške čakanja, kalkulator ROI za sistem za rezervacijo nakladalnih ramp uporablja ATRI-jeve podatke in prikaže svoje predpostavke. Če je tema za vas nova, začnite s člankom kaj je rezervacija nakladalnih ramp. LoadingCalendar stane €99 na mesec po pavšalni ceni za neomejeno število ramp, uporabnikov in prevoznikov, s 14-dnevnim preizkusnim obdobjem in brez kreditne kartice. Primeren je za mala in srednje velika skladišča, ki želijo, da termini in časovni žigi delujejo že ta teden. Dobavitelj, ki dostavlja v desetine maloprodajnih distribucijskih centrov, bo potreboval tudi orodje za EDI in skladnost z zahtevami trgovcev, kar mi nismo.