OTIF: ką reiškia „On Time In Full“ ir kaip jį matuoti

Ką reiškia OTIF?

OTIF reiškia On Time In Full – tai pristatymo KPI, pagal kurį užsakymas laikomas sėkmingu tik tada, jei jis atkeliauja per sutartą laiko langą ir jame yra visas užsakytas kiekis. Abi sąlygos turi būti įvykdytos tam pačiam užsakymui. 2019 m. McKinsey straipsnis apie šį rodiklį jį apibūdina kaip mastą, kuriuo siuntos pasiekia paskirties vietą pagal užsakyme nurodytą kiekį ir grafiką.

Jis taip pat vadinamas DIFOT (Delivery In Full, On Time). Tai tas pats rodiklis, tik žodžiai kita tvarka, o DIFOT – įprastas pavadinimas Australijoje ir Naujojoje Zelandijoje.

OTIF tapo vadovų lygmens skaičiumi 2017 m., kai Walmart pradėjo taikyti tiekėjams mokesčius už pristatymus, atkeliavusius per anksti, per vėlai arba nepilnus. Kiti dideli mažmenininkai taiko savo versijas. Tačiau šis rodiklis skirtas ne tik mažmeninės prekybos tiekėjams. Gamintojas gali juo vertinti savo tiekėjus, didmenininkas – stebėti savo klientų aptarnavimo lygį, o 3PL – teikti ataskaitas kiekvienam klientui.

Kaip apskaičiuoti OTIF?

OTIF apskaičiuojamas laiku ir pilnu kiekiu pristatytų užsakymų skaičių padalijus iš visų pristatytų užsakymų skaičiaus ir padauginus iš 100.

OTIF % = (laiku IR pilnu kiekiu pristatyti užsakymai ÷ visi užsakymai) × 100

Skaičiavimo pavyzdys. Tarkime, praėjusį mėnesį pristatėte 200 išsiunčiamų užsakymų:

• 184 atkeliavo laiku – 92 % pristatymų laiku.
• 190 atkeliavo pilnu kiekiu – 95 % pristatymų pilnu kiekiu.
• 176 atkeliavo laiku ir pilnu kiekiu, taigi OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88 %.

Atkreipkite dėmesį, kad 88 % yra mažiau nei abu sudedamieji rodikliai. Taip šis rodiklis ir veikia: vėluojantys ir nepilni užsakymai dažniausiai yra skirtingi užsakymai, todėl nesėkmės sumuojasi. Nykščio taisyklė: jei vėlavimai ir trūkumai tarpusavyje nesusiję, OTIF būna artimas pristatymų laiku ir pristatymų pilnu kiekiu dalių sandaugai (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Komanda, besididžiuojanti „95 % laiku“ ir „95 % pilnu kiekiu“, greičiausiai turi apie 90 % OTIF.

Skaičiuoti pagal užsakymą, eilutę ar dėžę?

Skaičiavimo vienetas pakeičia rezultatą labiau, nei tikisi dauguma. McKinsey straipsnyje pateiktas aiškus pavyzdys: mažmenininkas trijose užsakymo eilutėse užsako 50, 30 ir 20 dėžių, o tiekėjas laiku pristato 50, 30 ir 10.

• Dėžių lygmuo: iš 100 dėžių laiku atkeliavo 90, taigi OTIF yra 90 %.
• Eilučių lygmuo: pilnos buvo 2 iš 3 eilučių, taigi OTIF yra 66 %.
• Užsakymo lygmuo: užsakymas nebuvo pilnas, taigi OTIF yra 0 %.

Tas pats sunkvežimis, tie patys padėklai, trys skirtingi rezultatai. McKinsey ir Trading Partner Alliance apklausoje, kurioje dalyvavo 24 dideli Šiaurės Amerikos mažmenininkai ir plataus vartojimo prekių gamintojai, 79 % pirmenybę teikė skaičiavimui dėžių lygmeniu. McKinsey argumentas – toks skaičiavimas įvertina ir dalinį pristatymą, kuris vis tiek padeda išlaikyti pilną lentyną. Skaičiavimas užsakymo lygmeniu yra griežtesnis ir paprastesnis; jis paplitęs gamyboje, kur vienas trūkstamas komponentas gali sustabdyti gamybos liniją, nesvarbu, kiek atkeliavo visko kito.

Nė vienas nėra neteisingas. Pasirinkite vieną, užrašykite jį ir įsitikinkite, kad jūsų klientas naudoja tą patį.

Kas laikoma „laiku“ ir „pilnu kiekiu“?

„Laiku“ reiškia, kad pristatymas atkeliavo per abiejų šalių iš anksto sutartą laiko langą, o „pilnu kiekiu“ – kad pristatytas kiekis atitiko užsakymą; abiejų detales nustato sutartis, o ne koks nors pramonės standartas. Toje pačioje McKinsey apklausoje 92 % respondentų sutiko, kad OTIF pramonės standartas sukurtų vertę, o tai rodo, kad jo nėra.

Tai sprendimai, kuriuos reikia priimti prieš ką nors skaičiuojant:

Jei klientas sako, kad jūsų OTIF yra 81 %, o jūsų pačių ataskaita rodo 94 %, skirtumas beveik visada slypi šioje lentelėje – ir verta pirmiausia susitikti, o ne ginčytis.

Koks OTIF rezultatas yra geras?

Geras OTIF rezultatas yra tas, kuris įrašytas jūsų kliento sutartyje, o daugumoje mažmeninės prekybos ir pramonės tiekimo sutarčių tai reiškia nuo 90 % iki 98 %. Audituoto, visoms pramonės šakoms bendro etalono nėra. Programinės įrangos tiekėjų vadovuose „geru“ dažniausiai vadinamas 95 % ar didesnis rezultatas; vertinkite tai kaip nykščio taisyklę, o ne išmatuotus duomenis.

Du atskaitos taškai yra geriau dokumentuoti.

Realybė žemesnė už tikslus. 2019 m. McKinsey straipsnis nurodė, kad plataus vartojimo prekių sektoriuje OTIF reikalavimų paprastai neatitinka 20–30 procentų pristatymų, o jo laiku pristatymo nuostolių išskaidymas per etapus nuo užsakymo iki pristatymo baigiasi 61 % faktiškai laiku atliktų pristatymų. Skaičiai yra kelerių metų senumo, tačiau jie naudingi tikrinant kiekvieną, kuris tvirtina, kad 98 % yra norma.

Walmart skelbia žinomiausius tikslus. 2026 m. viduryje 8th & Walton ir SPS Commerce tiekėjų vadovuose jie nurodomi taip:

Praktiškai, jei per ketvirtį už tikslų ribų atsiduria dėžių už 40 000 $, išskaita sudaro 1 200 $. 3 % dydį 2019 m. Supply Chain Dive patvirtino Walmart atstovas spaudai, ir nuo tada jis nepasikeitė; ribos nuo programos pradžios 2017 m. buvo keičiamos kelis kartus, todėl prieš jomis remdamiesi pasitikrinkite Walmart tiekėjams skirtoje dokumentacijoje.

Už JAV ribų dideli mažmeninės prekybos tinklai ir pramonės pirkėjai tą pačią idėją įrašo į tiekimo sutartis kaip aptarnavimo lygio arba pristatymo patikimumo sąlygą. Ribos ir baudos priklauso nuo kiekvienos sutarties, todėl viešo skaičiaus pacituoti nėra. Perskaitykite savąją.

Kuo skiriasi OTIF, OTD ir užpildymo lygis?

Pristatymas laiku (OTD, On-Time Delivery) matuoja tik laiką, užpildymo lygis (fill rate) – tik kiekį, o OTIF reikalauja abiejų tam pačiam užsakymui. Užsakymas, atkeliavęs pagal grafiką, bet be dviejų padėklų, atitinka OTD, neatitinka užpildymo lygio ir neatitinka OTIF.

OTD ir užpildymo lygį vis tiek verta stebėti, nes jie parodo, kuri OTIF pusė šlubuoja. Žemas pristatymų laiku lygis rodo į transportą, rampų laiko planavimą ir užsakymų perdavimą vykdyti. Žemas pristatymų pilnu kiekiu lygis rodo į atsargų apskaitos tikslumą, komplektavimą ir gamybos planavimą. Skirtingos problemos, skirtingi atsakingieji.

Kas sukelia OTIF nesėkmes?

OTIF nesėkmės kyla kiekviename etape nuo užsakymo perdavimo vykdyti iki priimančios rampos, ir didelė jų dalis įvyksta dar sunkvežimiui neišvažiavus iš siuntėjo kiemo. McKinsey laiku pristatymo nuostolius suskirsto į septynis etapus: užsakymo perdavimas vykdyti, pervežimo užklausos sukūrimas, pervežimo užklausos priėmimas, rampų grafikas, prekių paruošimas, vežėjo atvykimas krovinio ir gabenimas. Tik paskutinis vyksta kelyje.

Priežastys, dėl kurių nepavyksta „laiku“ pusė:

• Nėra laisvo pakrovimo laiko, kai sunkvežimis turi išvykti (siuntėjo rampa).
• Sunkvežimiui atvykus, prekės nesukomplektuotos, neparuoštos arba neišleistos (siuntėjo sandėlis).
• Vežėjas vėluoja atvykti krovinio arba krovinį tenka iš naujo pasiūlyti vežėjams (transporto planavimas).
• Sunkvežimis valandų valandas laukia iškrovimo (gavėjo rampa).
• Sunkvežimis atvyksta per anksti ir yra grąžinamas arba paliekamas laukti, dažniausiai todėl, kad nebuvo rezervacijos.

Priežastys, dėl kurių nepavyksta „pilnu kiekiu“ pusė:

• Sistemoje esančių atsargų nėra lentynoje (atsargų kontrolė).
• Komplektavimo arba pakrovimo klaidos (siuntėjo sandėlis).
• Gamyba atsilieka nuo užsakymo datos (planavimas).

Rampa atsiranda abiejuose galuose. Pas siuntėją sunkvežimis, negavęs pakrovimo laiko, išvyksta vėlai. Pas gavėją sunkvežimis, atvykęs laiku, bet tris valandas laukęs iškrovimo, kai kurių klientų sistemose pažymimas kaip pavėlavęs. 2024 m. ATRI prastovų tyrimas nustatė, kad vairuotojai buvo sulaikyti 39,3 % sustojimų, – tai ta pati problema, matoma iš vairuotojo sėdynės. Šią pusę aptarėme straipsnyje kas yra sunkvežimių prastova.

Kaip matuoti OTIF prie rampos?

Norint matuoti OTIF, kiekvienam užsakymui reikia keturių duomenų taškų: sutarto pristatymo lango, faktinio atvykimo laiko, užsakyto kiekio ir pristatyto kiekio. Abi laiko reikšmės gaunamos iš jūsų rampų grafiko. Abi kiekio reikšmės – iš jūsų ERP arba WMS. OTIF gaunate, sujungę jas pagal užsakymo numerį.

Keletas žodžių apie tai, ką sandėlio rampų rezervavimo sistema čia daro ir ko ne. LoadingCalendar fiksuoja laiko pusę: kada buvo rezervuotas laiko intervalas, kada atvyko sunkvežimis, kada prasidėjo ir baigėsi pakrovimas ir kas ką pakeitė – viskas audito žurnale. Ji nežino, kiek dėžių buvo užsakyme. Visam OTIF skaičiui pakrovimo numerį sugretinate su savo užsakymų sistema – eksportu arba per rampų rezervavimo API, kuri grąžina pakrovimus pagal datų intervalą, būseną ir numerį.

Sąranka, kuri tinka vidutinio dydžio sandėliui:

1. Užrašykite apibrėžimą viename lape. Atskaitos data, langas, skaičiavimo vienetas, kaip vertinami ankstyvi atvykimai ir gavėjo sukelti vėlavimai. Susitarkite dėl to su savo didžiausiu klientu ar tiekėju.
2. Kiekvienam sunkvežimiui – rezervacija. Be rezervuoto laiko nėra ko atžvilgiu būti laiku. Vežėjų rezervavimo portalas leidžia vežėjams patiems pasirinkti laiko intervalą, o užsakymo numeris lieka susietas su rezervacija.
3. Fiksuokite atvykimo, pradžios ir pabaigos laiko žymas. Keičiant pakrovimo būsenas tai vyksta savaime, niekam nereikia pildyti formos.
4. Fiksuokite kiekį prie rampos. Gaunamiems kroviniams – priimtas kiekis, palyginti su užsakytu, išsiunčiamiems – pakrautas kiekis, palyginti su užsakytu.
5. Kiekvienai nesėkmei priskirkite priežasties kodą. Pakanka penkių ar šešių kodų: vežėjas vėlavo, vežėjas atvyko per anksti, rampa nebuvo laisva, prekės nebuvo paruoštos, pristatyta per mažai, netinkama prekė.
6. Teikite ataskaitas kas savaitę ir išskaidykite skaičių. Rodykite OTIF, pristatymus laiku ir pristatymus pilnu kiekiu greta – pagal vežėją ir pagal tiekėją arba klientą.

Stebėkite ir rezervacijų laikymąsi. Daug sutarčių „laiku“ matuoja pagal pageidaujamą datą, todėl sunkvežimis, tris valandas pavėlavęs į savo laiko intervalą, tą dieną vis tiek atitinka OTIF. Tačiau jis sugriauna visą likusį jūsų grafiką. Sunkvežimių, atvykstančių, pavyzdžiui, per 30 minučių nuo rezervuoto laiko, dalis yra ankstyvasis įspėjimas; OTIF – rezultatas, kurį pamatote vėliau.

Dar vienas skirtumas. Gaunamų krovinių atveju jūs matuojate tiekėjus, o jūsų rampų laiko žymos yra įrodymas. Išsiunčiamų krovinių atveju matuojami jūs, ir kai transportą organizuoja klientas, jūsų rezultatas priklauso nuo to, ar krovinys paruoštas ir rampa laisva pageidaujamu pakrovimo laiku. Walmart tai vadina „collect ready“, ir tai yra grynai sandėlio rodiklis.

Kaip pagerinti OTIF?

OTIF pagerinsite nustatę, kuri pusė nepavyksta dažniau, ir pašalinę didžiausią tos pusės priežastį. Ankstesnio skyriaus priežasčių kodai parodo, nuo ko pradėti, paprastai jau per mėnesį.

Jei silpnesnė pusė – „laiku“:

• Paskirstykite atvykimus rezervacijomis. Vienu metu suvažiavę sunkvežimiai reiškia vėlyvus išvykimus pas siuntėją ir ilgą laukimą pas gavėją. Fiksuoti laiko intervalai riboja, kiek sunkvežimių gali atvykti per tą patį pusvalandį.
• Suderinkite intervalo trukmę su realiu darbu. Pilnas sunkvežimis, rezervuotas 30 minučių intervalui, nustumia kiekvieną paskesnį sunkvežimį. Nustatykite pakrovimo trukmes kiekvienam krovinio tipui, ir kalendorius nustos meluoti. Žr. laiko intervalų valdymą.
• Išnaudokite rezervavimo terminą krovinio paruošimui. Kelių valandų minimalus rezervavimo terminas reiškia, kad komplektavimas baigtas ir dokumentai atspausdinti dar prieš sunkvežimiui atbulomis privažiuojant prie rampos.
• Padarykite dvigubą rezervavimą neįmanomą. Du sunkvežimiai prie vienų vartų garantuoja vieną vėlyvą išvykimą. Parašėme atskirą vadovą, kaip sustabdyti sandėlio rampų dvigubą rezervavimą.
• Patvirtinkite pristatymo laiką jau pateikiant užsakymą. McKinsey tai vadina besiformuojančia gerąja praktika, ir ji beveik visiškai pašalina nesėkmę „pageidaujamą dieną nebuvo laisvo laiko“.

Jei silpnesnė pusė – „pilnu kiekiu“, darbas daugiausia vyksta toliau nuo rampos: ciklinės inventorizacijos prekėms, kurių dažniausiai pristatoma per mažai, patikra prie pakrovimo vartų ir sąžiningos pažadėtos datos, kai gamyba atsilieka. Rampų laiko planavimas atsargų trūkumo neišspręs.

Norėdami įvertinti laukimo pusės kainą, pasinaudokite sandėlio rampų rezervavimo sistemos ROI skaičiuokle – ji remiasi ATRI skaičiais ir parodo savo prielaidas. Jei tema jums nauja, pradėkite nuo straipsnio kas yra sandėlio rampų rezervavimas. LoadingCalendar kainuoja fiksuotą €99 per mėnesį už neribotą rampų, naudotojų ir vežėjų skaičių, su 14 dienų bandomuoju laikotarpiu ir be kredito kortelės. Ji tinka mažiems ir vidutiniams sandėliams, norintiems rezervacijas ir laiko žymas paleisti jau šią savaitę. Tiekėjui, gabenančiam prekes į dešimtis mažmeninės prekybos paskirstymo centrų, taip pat prireiks EDI ir mažmeninės prekybos reikalavimų atitikties įrankio, o tai – ne mes.