Kiek rankinis pakrovimo planavimas iš tikrųjų kainuoja jūsų sandėliui?

Jei vis dar planuojate pakrovimo laikus telefonu, el. paštu ir skaičiuoklėmis, išleidžiate daug daugiau, nei manote. Išlaidos ne visada akivaizdžios — jos slypi koordinatorių viršvalandžiuose, vežėjų prastovos mokesčiuose, tuščiai stovinčiuose pakrovimo vartuose ir kasdieniniame chaose, kai sunkvežimiai atvyksta be rezervacijų.

Sukūrėme šią skaičiuoklę, kad padėtume sandėlio vadovams tiksliai pamatyti, kur dingsta pinigai ir kiek jų gali susigrąžinti automatizuotas pakrovimo planavimas. Išlaidų duomenys paremti paskelbtais pramonės tyrimais, mažinimo prielaidos yra aiškiai dokumentuotos, o metodologija yra visiškai skaidri.

Keturios paslėptos rankinio pakrovimo planavimo išlaidos

Dauguma sandėlio vadovų žino, kad rankinis planavimas yra neefektyvus. Nedaugelis suvokia, kiek tas neefektyvumas iš tikrųjų kainuoja. Išlaidos skirstomos į keturias kategorijas, iš kurių kiekviena sustiprina kitas.

1. Planavimo darbo sąnaudos: 15–25 valandos per savaitę koordinatoriaus laiko

Rankinis pakrovimo planavimas yra imlus darbui tokiu būdu, kurį sunku įvertinti, kol nepradedi matuoti. Kiekvienam atvykstančiam sunkvežimiui reikia koordinavimo — telefono skambutis ar el. laiškas, kad patvirtintumėte atvykimo laiką, rankinis įvedimas į skaičiuoklę ar lentą, sekimas, kai planai keičiasi, ir naujas komunikacijos ratas, kai jie neišvengiamai pasikeičia.

Tipinis vidutinio dydžio sandėlis apdoroja 20–50 sunkvežimių per dieną. Vidutiniškai po 5 minutes vienai rezervacijai (o dauguma užtrunka ilgiau, kai yra pakeitimų), sandėlis, apdorojantis 30 sunkvežimių per dieną, vien planavimui skiria maždaug 2,5 valandos per dieną. Pridėjus perplanavimo, neatvykimo sekimo ir dienos pabaigos suderinimo komunikaciją, bendra trukmė pakyla iki 15–25 valandų per savaitę visiems dalyvaujantiems koordinatoriams.

Esant visoms logistikos koordinatoriaus išlaidoms apie €31 per valandą (bazinis atlyginimas plius mokesčiai ir pridėtinės išlaidos), tai sudaro €24 000–€40 000 per metus viename sandėlyje. Skaičiuoklėje galite koreguoti valandinį įkainį pagal savo tikrąsias išlaidas.

Naudojant automatizuotą savitarnos rezervavimą — kai vežėjai patys pasirenka laiko intervalus per firminį portalą — sandėliai paprastai mato, kad didžioji dalis rezervacijų atliekama be personalo dalyvavimo. Kai planavimo krūvis perkeliamas vežėjams (kurie tai vertina, nes tai panaikina ir jų telefoninį koordinavimą), koordinatoriai atlaisvina valandas, kurias gali skirti vertingesniam darbui.

2. Prastovos mokesčiai: 15 milijardų dolerių pramonės problema, kuri atsiranda jūsų sąskaitose

American Transportation Research Institute (ATRI) 2024 m. rugsėjį paskelbė išsamią prastovos tyrimą, apklausęs 587 sunkvežimių vairuotojus ir 245 vežėjus. Rezultatai stulbinantys: 39,3 % visų pakrovimo ir pristatymo sustojimų apima prastovą, o vairuotojai praranda nuo 117 iki 209 valandų per metus laukdami — laiko, kurio negali panaudoti vairavimui, uždarbio ar kitiems produktyviems tikslams. Tyrimas įvertino bendrą pramonės prastovos kainą 2023 m. — 15,1 mlrd. dolerių, iš kurių 11,5 mlrd. dolerių sudaro prarastas vairuotojų produktyvumas ir 3,6 mlrd. dolerių — tiesioginės išlaidos.

Prastovos mokesčiai paprastai svyruoja nuo €25 iki €100 per valandą, priklausomai nuo vežėjo, maršruto ir sutarties sąlygų. Vidutinio dydžio sandėlyje su 30 sunkvežimių per dieną net nedidelis prastovos tarifas sukuria mėnesines sąskaitas tūkstančiais. Vežėjai vis agresyviau taiko prastovos mokesčius, ir ši tendencija stiprėja, nes vairuotojų trūkumas daro laukimo laiką vis brangesnį. OOIDA Foundation 2023 m. apklausa tarp nepriklausomų sunkvežimių vairuotojų parodė, kad tik 49 % visada bando gauti kompensaciją už prastovą, o 12 % niekada nebando — tai reiškia, kad nemaža dalis prastovos išlaidų tyliai absorbuojama visoje tiekimo grandinėje, didinant vežėjų tarifus visiems.

3. Viršvalandžiai ir spūstys: popietinio kaupimosi efektas

Kiekvienas sandėlio vadovas žino šį modelį: rytai prasideda lėtai, tada popiet užplūsta nekoordinuotų atvykimų banga, sukelianti spūstis prie pakrovimo vartų, eiles kieme ir priverstinus viršvalandžius, kad eilė būtų išvalyta iki pamainos pabaigos. Be nustatytų laiko intervalų sunkvežimių atvykimo modeliai paklūsta vežėjų patogumui, o ne sandėlio pajėgumams.

Šis modelis verčia dirbti viršvalandžius 1,5 karto didesniu tarifu, o tuo pat metu pakrovimo vartai lieka nepanaudoti ne piko valandomis. Be laiko intervalų atvykimai koncentruojasi apie vidurdienį ir vėlyvą popietę — ne todėl, kad tie laikai optimalūs sandėliui, o todėl, kad jie patogūs vežėjams, kurie rytais atlieka paėmimus prieš popietines pristatymas. Rezultatas: vartai tris valandas perkrauti ir penkias valandas tuščiasi. Struktūrizuotas rezervavimas paskirsto atvykimus tolygiai per darbo valandas, paverčiant brangias piko valandas nuspėjamais, valdymo darbo krūviais.

4. Netiesioginės išlaidos: klaidos, praleistos pristatymo datos ir įtempti santykiai su vežėjais

Rankinis planavimas sukelia klaidas — dvigubas rezervacijas, praleistus susitikimus, neteisingus pakrovimo vartų priskyrimus ir komunikacijos trikdžius tarp pamainų. Šios klaidos virsta praleistais pristatymo langais, OTIF (On-Time In-Full) baudomis iš mažmeninės prekybos klientų ir įtemptais santykiais su vežėjais, kurie išmoksta vengti sandėlių, žinomų dėl ilgo laukimo ir prastos organizacijos.

Šias išlaidas sunkiau kiekybiškai įvertinti, bet jos yra ne mažiau realios. Vienas praleistas pristatymo langas stambiam mažmeninės prekybos klientui gali sukelti baudas nuo €500 iki €5 000 ar daugiau, priklausomai nuo sutarties. Pagal ATRI tyrimą, prastova yra pagrindinė vairuotojų kaitos priežastis — o sandėliai, dėl kurių tai vyksta, patiria mažesnį vežėjų norą priimti krovinius, aukštesnius transporto tarifus ir sumažėjusį aptarnavimo prioritetą įtemptose rinkos situacijose.

Kaip veikia skaičiuoklė

Mūsų skaičiuoklė naudoja keturis įvesties parametrus, kuriuos bet kuris sandėlio vadovas gali įvertinti greičiau nei per minutę. Štai ką kiekvienas iš jų matuoja ir iš kur gaunamas sutaupymas.

Sunkvežimių per dieną skaičius lemia viršvalandžių skaičiavimą. Didesnio apimties sandėliai daugiau laimi iš struktūrizuoto planavimo, nes neefektyvumo kaina sunkvežimiui kaupiasi su kiekvienu atvykimu.

Valandos per savaitę planavimui atspindi jūsų dabartines darbo sąnaudas rankiniam koordinavimui. Tai apima visus telefono skambučius, el. laiškus, skaičiuoklių atnaujinimus, vežėjų patvirtinimus, perplanavimą ir neatvykimo sekimą. Jei nesate tikri, pasekite vieną savaitę — daugumą vadovų nustebina, koks aukštas šis skaičius iš tikrųjų yra.

Koordinatoriaus valandinis įkainis turėtų atspindėti visas išlaidas — ne tik bazinį atlyginimą, bet ir mokesčius bei pridėtines išlaidas. Skaičiuoklės numatytoji reikšmė yra €31/val., kas yra pagrįstas logistikos koordinatoriaus vidurkis. Koreguokite pagal savo sandėlio tikrąsias darbo sąnaudas.

Mėnesiniai prastovos mokesčiai gali būti nurodyti vežėjų sąskaitose kaip prastovos mokesčiai, laukimo laiko mokesčiai arba papildomi mokesčiai.

Mažinimo prielaidos

Skaičiuoklė taiko šiuos mažinimo procentus jūsų įvestims:

70 % planavimo darbo sąnaudų sumažinimas — Kai vežėjai patys rezervuoja laikus per savitarnos portalą, didžioji dalis planavimo koordinavimo (telefono skambučiai, el. laiškai, skaičiuoklių atnaujinimai, patvirtinimai) eliminuojama. Naudojame 70 %, o ne didesnę reikšmę, atsižvelgdami į mokymosi kreivę vežėjų adaptacijos metu ir realybę, kad išimčių apdorojimas, perplanavimas ir vidinis koordinavimas visada reikalaus tam tikro žmogiško dalyvavimo.

50 % prastovos mokesčių sumažinimas — Iš anksto patvirtinti laiko intervalai, suderinti su laisvais pakrovimo vartais, pašalina pagrindinę prastovos priežastį: sunkvežimiai atvyksta be plano. ATRI 2024 m. tyrime pažymima, kad prastovą gali sukelti „planavimo problemos kliento pusėje, nepakankamos stovėjimo ir pakrovimo vietos, nepakankamas personalas kliento patalpose arba ankstesni gamybos vėlavimai." Automatizuotas planavimas tiesiogiai sprendžia pirmąją iš šių priežasčių. 50 % yra vidutinis įvertis — konservatyvus sandėliams su rimtomis spūstimis, drąsus tiems, kur problemos lengvesnės.

25 % viršvalandžių sumažinimas — Be nustatytų laiko intervalų sunkvežimių atvykimai kaupiasi apie vidurdienį ir vėlyvą popietę, sukeldami piko spūstis, kurios verčia dirbti neplanuotus viršvalandžius. Rezervacija pagal paskyrimus paskirsto atvykimus tolygiai per darbo valandas, išlygindama atvykimų kreivę. Naudojame 25 % kaip konservatyvų įvertį — sandėliai su rimtomis popietinėmis spūstimis greičiausiai patirs didesnį sumažėjimą, o tie, kur atvykimų modeliai jau tolygūs, matys mažesnį.

Kodėl ROI skaičiai atrodo tokie aukšti

Jei paleidote skaičiuoklę su numatytosiomis reikšmėmis, tikriausiai matėte ROI rodiklį virš 3 000 % ir atsipirkimo laikotarpį, matuojamą dienomis, ne mėnesiais. Šie skaičiai nėra perdėti — jie atspindi paprastą matematiką, kai €99/mėn. įrankis eliminuoja dešimtis tūkstančių metinio švaistymo.

Priežastis, kodėl ROI pakrovimo planavimo sistemai yra toks dramatiškas, yra ta, kad sprendimo kaina (€1 188/metus LoadingCalendar) yra menka palyginti su problemos kaina. Vien rankinio planavimo darbo sąnaudos viršija €20 000/metus daugumoje vidutinio dydžio sandėlių. Prastovos mokesčiai prideda dar €10 000–€50 000+. Programinės įrangos kaina palyginime yra nereikšminga.

Dėl to net žymiai brangesnės įmonių pakrovimo planavimo sistemos rodo teigiamą ROI — problema yra pakankamai brangi, kad pateisintų beveik bet kokį sprendimą. Už €99/mėn. LoadingCalendar siūlo tą pačią pagrindinę funkcionalumą už dalelę kainos, todėl ROI skaičiavimas tampa dar įtikinamesnis vidutinio dydžio operacijoms.

Kas vyksta perėjus prie LoadingCalendar

Perėjimas nuo rankinio prie automatizuoto pakrovimo planavimo vyksta pagal nuspėjamą modelį. Pirmąją savaitę konfigūruojate savo pakrovimo vartus, nustatote darbo valandas ir laiko intervalų trukmę. Pasidalinate savo firminio rezervavimo portalo nuoroda su vežėjais. Per dvi–keturias savaites dauguma nuolatinių vežėjų pradeda naudotis savitarnos rezervavimu — dauguma tai vertina, nes tai pašalina ir jų telefoninio koordinavimo naštą.

Iki antrojo mėnesio jūsų planavimo koordinatoriai atlaisvintas valandas skiria vertingesniam darbui: pakrovimo vartų paskirstymo optimizavimui, santykių su vežėjais gerinimui ar išimčių tvarkymui, o ne kasdienėms rezervacijoms. Prastovos mokesčiai mažėja, nes vežėjai atvyksta patvirtintu laiku. Popietinis spūsčių pikas išsilygina, kai atvykimai pasiskirsto per laisvus laiko intervalus.

Kumuliacinis efektas yra reikšmingas: kuo daugiau vežėjų naudoja savitarnos rezervavimą, tuo labiau mažėja likusio rankinio planavimo krūvis, o sistemos kalendoriaus vaizdas suteikia jums matomumą, kurio niekada neturėjote su skaičiuoklėmis — kurie pakrovimo vartai užimti, kurie laisvi ir kur formuojasi kamščiai.

Išbandykite su savo skaičiais

Aukščiau esanti skaičiuoklė naudoja pramonės vidurkio numatytąsias reikšmes, tačiau jūsų sandėlis yra unikalus. Koreguokite slankiklius pagal savo tikrąją veiklą — kasdienį sunkvežimių srautą, kiek valandų jūsų komanda šiuo metu skiria planavimui ir jūsų prastovos išlaidas. Jei nesate tikri dėl prastovos išlaidų, patikrinkite paskutinio ketvirčio vežėjų sąskaitas dėl prastovos eilučių.

Jei skaičiai turi prasmę — o daugumai vidutinio dydžio įmonių jie turi — LoadingCalendar siūlo 14 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį be kredito kortelės. Galite nustatyti pirmuosius pakrovimo vartus, sukonfigūruoti laiko intervalus ir išsiųsti rezervavimo nuorodą vežėjui greičiau nei per 5 minutes. Dauguma klientų pirmąją savitarnos vežėjo rezervaciją pamato per pirmąją savaitę.