OTIF: cosa significa «On Time In Full» e come misurarlo

Cosa significa OTIF?

OTIF sta per On Time In Full, un KPI di consegna che considera riuscito un ordine solo se arriva entro la finestra temporale concordata e contiene l'intera quantità ordinata. Entrambe le condizioni devono valere per lo stesso ordine. Lo studio di McKinsey del 2019 su questa metrica lo descrive come la misura in cui le spedizioni raggiungono la destinazione rispettando sia la quantità sia i tempi indicati nell'ordine.

Lo troverai scritto anche come DIFOT (Delivery In Full, On Time). È la stessa metrica con le parole in un ordine diverso, e DIFOT è il nome abituale in Australia e Nuova Zelanda.

L'OTIF è arrivato nei consigli di amministrazione nel 2017, quando Walmart ha iniziato ad addebitare ai fornitori le consegne arrivate in anticipo, in ritardo o incomplete. Altre grandi catene retail hanno le proprie versioni. Ma la metrica non riguarda solo i fornitori della grande distribuzione. Un produttore può usarla per valutare i propri fornitori, un grossista per monitorare il proprio livello di servizio e un 3PL per rendicontarla a ciascun cliente.

Come si calcola l'OTIF?

L'OTIF si calcola dividendo il numero di ordini consegnati sia puntuali sia completi per il numero totale di ordini consegnati, e moltiplicando poi per 100.

OTIF % = (ordini consegnati puntuali E completi ÷ totale ordini) × 100

Un esempio di calcolo. Supponiamo che il mese scorso tu abbia consegnato 200 ordini in uscita:

• 184 sono arrivati puntuali, un tasso di puntualità del 92%.
• 190 sono arrivati completi, un tasso di completezza del 95%.
• 176 sono arrivati puntuali e completi, quindi OTIF = 176 ÷ 200 × 100 = 88%.

Nota che l'88% è inferiore a entrambi i tassi che lo compongono. È così che si comporta la metrica: gli ordini in ritardo e quelli incompleti sono per lo più ordini diversi, quindi i mancati si sommano. Come regola pratica, se ritardi e mancanze non sono collegati, l'OTIF si colloca vicino al tasso di puntualità moltiplicato per il tasso di completezza (0,92 × 0,95 ≈ 0,87). Un team orgoglioso del suo «95% puntuale» e «95% completo» probabilmente ha un OTIF intorno al 90%.

Conviene contare per ordine, per riga o per collo?

L'unità di conteggio cambia il risultato più di quanto la maggior parte delle persone si aspetti. Lo studio di McKinsey ne dà un esempio chiaro: un retailer ordina 50, 30 e 20 colli su tre righe d'ordine, e il fornitore consegna puntualmente 50, 30 e 10.

• Livello collo: 90 colli su 100 sono arrivati puntuali, quindi l'OTIF è del 90%.
• Livello riga: 2 righe su 3 erano complete, quindi l'OTIF è del 66%.
• Livello ordine: l'ordine non era completo, quindi l'OTIF è dello 0%.

Stesso camion, stessi pallet, tre risultati diversi. Nel sondaggio di McKinsey e della Trading Partner Alliance su 24 grandi retailer e produttori di beni di consumo nordamericani, il 79% preferiva il conteggio per collo. L'argomento di McKinsey è che riconosce una consegna parziale che aiuta comunque a tenere pieno lo scaffale. Il conteggio per ordine è più severo e più semplice, ed è comune nella produzione, dove un componente mancante può fermare una linea di produzione a prescindere da quanto del resto sia arrivato.

Nessuno dei due è sbagliato. Scegline uno, mettilo per iscritto e assicurati che il tuo cliente usi lo stesso.

Cosa conta come «puntuale» e «completo»?

«Puntuale» significa che la consegna è arrivata entro una finestra concordata in anticipo da entrambe le parti, e «completo» che la quantità consegnata corrispondeva all'ordine; i dettagli di entrambi li stabilisce il contratto, non uno standard di settore. Nello stesso sondaggio di McKinsey, il 92% degli intervistati concordava sul fatto che uno standard di settore per l'OTIF creerebbe valore, il che ti dice che non esiste.

Queste sono le scelte da fare prima che chiunque calcoli qualcosa:

Se un cliente ti dice che il tuo OTIF è dell'81% e il tuo report dice 94%, la differenza è quasi sempre in questa tabella, e vale una riunione prima ancora di una discussione.

Qual è un buon valore di OTIF?

Un buon valore di OTIF è quello che stabilisce il contratto del tuo cliente, e nella maggior parte degli accordi di fornitura nel retail e nell'industria significa un valore tra il 90% e il 98%. Non esiste un benchmark intersettoriale certificato. Le guide dei fornitori di software citano spesso il 95% o più come «buono»; prendilo come regola pratica e non come dato misurato.

Due punti di riferimento sono meglio documentati.

La realtà è più bassa degli obiettivi. Lo studio di McKinsey del 2019 stimava i mancati OTIF tipici nel settore dei beni di consumo tra il 20 e il 30 per cento delle consegne, e la sua scomposizione delle perdite di puntualità lungo il ciclo dall'ordine alla consegna si chiude con un 61% di consegne effettivamente puntuali. I dati hanno qualche anno, ma sono un utile banco di prova per chiunque dica che il 98% è normale.

Walmart pubblica gli obiettivi più noti. A metà 2026, le guide per fornitori di 8th & Walton e SPS Commerce li riportano così:

In pratica, se in un trimestre colli per un valore di $40.000 restano fuori dagli obiettivi, la trattenuta è di $1.200. La percentuale del 3% è stata confermata da un portavoce di Walmart a Supply Chain Dive nel 2019 e da allora non è cambiata; le soglie sono state riviste più volte dal lancio del programma nel 2017, quindi verificale nella documentazione per fornitori di Walmart prima di farci affidamento.

Fuori dagli Stati Uniti, le grandi catene retail e gli acquirenti industriali inseriscono la stessa idea nei contratti di fornitura come clausola sul livello di servizio o sull'affidabilità delle consegne. Soglie e penali sono specifiche di ogni contratto, quindi non c'è un numero pubblico da citare. Leggi il tuo.

Qual è la differenza tra OTIF, OTD e fill rate?

La consegna puntuale (OTD, On-Time Delivery) misura solo i tempi, il fill rate (tasso di evasione) misura solo la quantità, e l'OTIF richiede entrambi per lo stesso ordine. Un ordine che arriva in orario ma con due pallet mancanti supera l'OTD, non supera il fill rate e non supera l'OTIF.

Vale comunque la pena monitorare OTD e fill rate, perché ti dicono quale metà dell'OTIF sta fallendo. Un tasso di puntualità basso punta al trasporto, alla pianificazione delle banchine e al rilascio degli ordini. Un tasso di completezza basso punta all'accuratezza dell'inventario, al picking e alla pianificazione della produzione. Problemi diversi, responsabili diversi.

Cosa causa i mancati OTIF?

I mancati OTIF nascono in ogni passaggio tra il rilascio dell'ordine e la banchina di ricevimento, e gran parte di essi avviene prima che il camion abbia lasciato il piazzale del mittente. La scomposizione di McKinsey delle perdite di puntualità elenca sette fasi: rilascio dell'ordine, creazione della richiesta di trasporto, accettazione da parte del vettore, programmazione della banchina, preparazione della merce, ritiro da parte del vettore e trasporto. Solo l'ultima avviene su strada.

Cause che fanno fallire la metà «puntuale»:

• Nessuna fascia di carico è libera quando il camion deve partire (banchina del mittente).
• La merce non è prelevata, preparata o rilasciata quando arriva il camion (magazzino del mittente).
• Il vettore arriva in ritardo al ritiro, oppure il carico va riassegnato (pianificazione dei trasporti).
• Il camion aspetta ore per scaricare (banchina del destinatario).
• Il camion arriva in anticipo e viene respinto o lasciato in attesa, di solito perché non c'era una prenotazione.

Cause che fanno fallire la metà «completo»:

• La giacenza che risulta a sistema non è sullo scaffale (gestione delle scorte).
• Errori di prelievo o di carico (magazzino del mittente).
• La produzione è in ritardo rispetto alla data dell'ordine (pianificazione).

La banchina compare a entrambe le estremità. Presso il mittente, un camion che non ottiene una fascia di carico parte in ritardo. Presso il destinatario, un camion che arriva puntuale ma aspetta tre ore per scaricare viene registrato come in ritardo nei sistemi di alcuni clienti. Lo studio ATRI del 2024 sulla sosta ha rilevato che gli autisti sono stati trattenuti nel 39,3% delle fermate, che è lo stesso problema visto dalla cabina di guida. Abbiamo trattato quel lato in che cos'è la sosta del camion.

Come si misura l'OTIF in banchina?

Per misurare l'OTIF ti servono quattro dati per ogni ordine: la finestra di consegna concordata, l'orario di arrivo effettivo, la quantità ordinata e la quantità consegnata. I due valori di tempo vengono dalla pianificazione delle banchine. I due valori di quantità vengono dal tuo ERP o WMS. L'OTIF è ciò che ottieni collegandoli tramite il riferimento dell'ordine.

Una precisazione su cosa fa e cosa non fa qui un software di pianificazione delle banchine. LoadingCalendar registra la metà del tempo: quando è stata prenotata la fascia, quando è arrivato il camion, quando il carico è iniziato e finito e chi ha modificato cosa, tutto in un registro di audit. Non sa quanti colli c'erano nell'ordine. Per il valore OTIF completo colleghi il riferimento del carico al tuo sistema ordini, tramite esportazione oppure tramite l'API di pianificazione delle banchine, che restituisce i carichi per intervallo di date, stato e riferimento.

Un'impostazione che funziona per un magazzino di medie dimensioni:

1. Scrivi la definizione su una pagina. Data di riferimento, finestra, unità di conteggio, come si trattano gli arrivi in anticipo e i ritardi causati dal destinatario. Falla approvare dal tuo cliente o fornitore più importante.
2. Metti ogni camion su una prenotazione. Senza una fascia prenotata non c'è nulla rispetto a cui essere puntuali. Un portale di prenotazione per i vettori permette ai vettori di scegliere da soli la fascia, e in più mantiene il numero di riferimento legato alla prenotazione.
3. Registra l'orario di arrivo, inizio e fine. Far avanzare un carico attraverso i suoi stati lo fa senza che nessuno compili un modulo.
4. Registra la quantità in banchina. Ricevuto rispetto all'ordinato in entrata, caricato rispetto all'ordinato in uscita.
5. Dai a ogni mancato un codice motivo. Bastano cinque o sei codici: vettore in ritardo, vettore in anticipo, banchina non libera, merce non pronta, consegna incompleta, prodotto sbagliato.
6. Fai un report settimanale e scomponi il numero. Mostra OTIF, puntualità e completezza affiancati, per vettore e per fornitore o cliente.

Monitora anche il rispetto delle prenotazioni. Molti contratti misurano la «puntualità» rispetto alla data richiesta, quindi un camion che arriva con tre ore di ritardo sulla sua fascia supera comunque l'OTIF quel giorno. Però manda all'aria il resto della tua pianificazione. La quota di camion che arrivano, ad esempio, entro 30 minuti dalla fascia prenotata è il segnale di allarme precoce; l'OTIF è il risultato che vedi dopo.

Un'ulteriore distinzione. Per la merce in entrata sei tu a misurare i fornitori, e le marche temporali della tua banchina sono la prova. Per la merce in uscita sei tu a essere misurato, e quando il cliente organizza il trasporto, il tuo risultato dipende dal fatto che il carico sia pronto e la banchina libera all'orario di carico richiesto. Walmart lo chiama «collect ready», ed è interamente una metrica di magazzino.

Come si migliora l'OTIF?

L'OTIF si migliora capendo quale metà fallisce più spesso ed eliminando la singola causa più grande su quel lato. I codici motivo della sezione precedente ti dicono da dove partire, di solito entro un mese.

Se la puntualità è la metà più debole:

• Distribuisci gli arrivi con le prenotazioni. Camion ammassati significano partenze in ritardo presso il mittente e lunghe attese presso il destinatario. Intervalli fissi tra le fasce limitano quanti camion possono presentarsi nella stessa mezz'ora.
• Adatta la durata della fascia al lavoro reale. Un carico completo prenotato in una fascia di 30 minuti fa slittare tutti i camion che seguono. Imposta le durate di carico per tipo di carico e il calendario smette di mentire. Vedi la gestione delle fasce orarie.
• Usa il preavviso per preparare il carico. Un preavviso minimo di prenotazione di qualche ora significa che il prelievo è finito e i documenti sono stampati prima che il camion si accosti alla banchina.
• Rendi impossibile la doppia prenotazione. Due camion assegnati alla stessa porta garantiscono una partenza in ritardo. Abbiamo scritto una guida a parte su come evitare la doppia prenotazione delle banchine.
• Conferma l'appuntamento di consegna già quando viene effettuato l'ordine. McKinsey la definisce una buona pratica emergente, ed elimina quasi del tutto il mancato «nessuna fascia disponibile nel giorno richiesto».

Se la metà più debole è la completezza, il lavoro si svolge soprattutto lontano dalla banchina: inventari ciclici sugli articoli che mancano più spesso, un controllo alla porta di carico e date di consegna oneste quando la produzione è in ritardo. La pianificazione delle banchine non risolve una rottura di stock.

Per dare un costo al lato dell'attesa, il calcolatore ROI per la pianificazione delle banchine usa i dati ATRI e mostra le proprie ipotesi. Se l'argomento è nuovo per te, inizia da che cos'è la pianificazione delle banchine. LoadingCalendar costa €99 al mese a canone fisso per banchine, utenti e vettori illimitati, con 14 giorni di prova e senza carta di credito. È adatto a magazzini piccoli e medi che vogliono prenotazioni e marche temporali operative già questa settimana. Un fornitore che spedisce a decine di centri di distribuzione della grande distribuzione avrà bisogno anche di uno strumento EDI e di conformità retail, e noi non lo siamo.