Postavljanje sustava za zakazivanje skladišnih termina: vodič korak po korak

Koji koraci trebaju biti poduzeti za organizaciju zakazivanja skladišnih termina? Koliko vremena je potrebno? Koji softver se može koristiti?

Jaan Erik Lepp
Napisao Jaan Erik Lepp | January 20, 2025
Animacija skladišnog rada

Jeste li umorni od svakodnevnog kaosa na vašim skladišnim rampama? Svi smo bili u toj situaciji - kamioni u redu, vozači frustrirani, a vaš tim se bori s upravljanjem dostava pomoću proračunskih tablica ili ploča. Postavljanje sustava za zakazivanje skladišnih termina možda zvuči zastrašujuće, ali to je jedan od najboljih načina da unesete red u kaos na rampama. U ovom vodiču provodit ćemo vas kroz postupak postavljanja sustava koji funkcionira za vaše skladište, vaš tim i vaše prijevoznike. Bilo da tek počinjete ili tražite nadogradnju svoje trenutne metode planiranja, pokazat ćemo vam praktične korake za lakše zakazivanje rampi za sve uključene.

Procjena i planiranje skladišta

Prije ulaska u bilo koji novi sustav, napravite korak unatrag i pogledajte svoje trenutne skladišne operacije. Uzmite kavu, prošetajte po svojoj ustanovi i razgovarajte s radnicima na rampama, nadzornicima, pa čak i prijevoznicima o njihovim svakodnevnim izazovima. Čekaju li vaši vozači satima da istovare? Vaš tim stalno žonglira terminima putem telefonskih poziva i e-mailova? Razumijevanje ovih problema nije samo korisno - to je temelj za izgradnju rješenja koje stvarno funkcionira za vaše skladište.


Kada identificirate probleme, vrijeme je da postavite jasne ciljeve za ono što želite postići. Možda želite prepoloviti ona dvosatna vremena čekanja, ili možda trebate zaustaviti jutarnju gužvu kada se deset kamiona pojavi odjednom. Razmislite i o svom proračunu - iako je dobar softver za zakazivanje termina investicija, trebao bi se isplatiti kroz bolje planiranje rada i manje troškova zadržavanja. Napravite popis obaveznih značajki, poput automatskih obavijesti ili integracije s vašim trenutnim skladišnim sustavom. Zapamtite, cilj nije dodati još jedan složen alat u vaš dan; cilj je olakšati život svima uključenima u proces zakazivanja.

Odabir pravog softvera za zakazivanje termina

Pronalaženje pravog sustava za zakazivanje skladišnih termina može se osjećati poput kupovine novog telefona - ima puno sjajnih značajki, ali morate se usredotočiti na ono što stvarno važno za vašu operaciju. Dobar sustav trebao bi olakšati prijevoznicima da sami rezerviraju termine online, smanjujući one telefonske pozive tam-amo s kojima se vaš tim svakodnevno nosi. Tražite značajke poput automatskih e-mail i SMS obavijesti koje drže sve u tijeku, ažuriranja u stvarnom vremenu kada kamioni kasne, i jasan kalendarski prikaz koji pokazuje točno što se događa na svakim vratima rampe. Ako koristite sustav za upravljanje prijevozom (TMS), provjerite može li vaš novi softver za planiranje raditi uz njega.

Neke napredne značajke koje vrijedi razmotriti uključuju alate za praćenje performansi prijevoznika, mogućnost rukovanja različitim tipovima termina (najbolje ako se mogu prilagoditi točno prema vašim potrebama), i mobilne aplikacije koje omogućavaju vozačima digitalno prijavljivanje kada stignu. Ključ je pronaći sustav koji je dovoljno moćan za vaše potrebe, ali dovoljno jednostavan da ga vaš tim i prijevoznici stvarno žele koristiti.

Postavljanje i konfiguracija sustava

Pokretanje vašeg sustava za zakazivanje skladišnih termina počinje mapiranjem fizičkog rasporeda vaše ustanove u softveru. Razmislite o tome kao o stvaranju digitalnog blizanca vašeg skladišta - svaka rampa dobiva svoj identitet, zajedno s detaljima o tome kakve tipove kamiona može podnijeti i koja je oprema dostupna. Također trebate postaviti pravila o tome koliko dugo različiti tipovi termina trebaju trajati. Na primjer, istovar punog kamiona možda treba dvosatni termin, dok mala paketna dostava možda treba samo 30 minuta.


Sljedeći korak je postavljanje tko što može raditi u sustavu. Vaši nadzornici rampi možda trebaju puni pristup za mijenjanje rasporeda, dok prijevoznici trebaju moći samo rezervirati i upravljati svojim terminima. Želite da prijevoznici dobiju trenutnu potvrdu kada rezerviraju termin, e-mailove s podsjetnikom dan prije, i možda čak i tekstualne upozorenja ako ima promjena u zadnji čas. Odvojite vrijeme za prilagođavanje ovih poruka tako da uključuju sve važne detalje poput brojeva rampi, potrebne dokumentacije i sigurnosnih pravila objekta. Ispravno postavljanje ovih osnova od početka uštedit će vam nebrojene glavobolje.

Želite saznati više o LoadingCalendaru?

Saznajte kako LoadingCalendar može pomoći vašem skladištu.
Rezervirajte demo

Implementacija i obuka

Upoznavanje vašeg skladišnog tima s novim sustavom za zakazivanje termina obično je laki dio - ako ste odabrali korisnički prijazan softver, vaše osoblje će ga vjerojatno savladati nakon kratke sesije obuke. Pravi posao dolazi s uključivanjem vaših prijevoznika. Počnite slanjem jednostavnih e-mail uputa sa snimkama zaslona koji pokazuju kako rezervirati termine online. Odaberite nekoliko pouzdanih prijevoznika da prvo testiraju sustav - oni vam mogu pomoći riješiti sve probleme prije nego što ga pokrenete za sve ostale. Neki prijevoznici možda će iz navike još uvijek pokušavati zvati ili slati e-mailove za termine, ali ostanite čvrsti i usmjerite ih natrag na sustav za samo-rezervaciju. Možda ćete biti iznenađeni koliko brzo ga prihvaćaju kada shvate da mogu rezervirati termine bilo kada, čak i izvan vaših radnih sati. Držite broj vaše IT podrške pri ruci za prijevoznike koji trebaju dodatnu pomoć, i u roku od nekoliko tjedana vidjet ćete da većina njih glatko rezervira termine sama.

Postavljanje LoadingCalendara

Pogledajmo kako se ovi koraci spajaju koristeći LoadingCalendar kao vaš sustav za zakazivanje skladišnih termina.


  1. Stvorite svoj račun - Ovdje nema dugih obrazaca - samo unesite naziv svoje tvrtke i adresu, i spremni ste za početak. Držimo to jednostavno tako da se možete usredotočiti na ono što je važno.

  2. Postavite svoje rampe - Mapirajte svoje skladište dodavanjem svake rampe u sustav. Recite nam kada su otvorene za posao - bilo da su to standardni radni sati, vikendi ili non-stop. Svaka rampa može imati svoj raspored koji odgovara tome kako vaše skladište stvarno funkcionira.

  3. Uključite svoj tim - Dodajte svoje kolege u sustav samo s njihovom e-mail adresom. Dodijelite im uloge koje odgovaraju njihovim odgovornostima - možda puni pristup za jednog kolegu i prava samo za pregled drugome. Svi dobivaju točno pristup koji trebaju za učinkovito obavljanje svog posla.

  4. Pokrenite svoj portal za prijevoznike - Ovdje se događa čarolija. Stvorite brendirani portal za rezervacije za svoje prijevoznike i podijelite vezu s njima. To je to - mogu odmah početi rezervirati termine bez ikakve složene postavke s njihove strane.

  5. Fino podesite svoje postavke - Spremni podići stvari na sljedeću razinu? Dodajte specifična pravila poput različitih duljina termina za različite tipove tereta, ili postavite rokove za rezervaciju tako da prijevoznici planiraju unaprijed. Ove napredne značajke su tu kada ih trebate, ali možete početi bez njih i dodati ih kako rastete.


Postavljanje sustava za zakazivanje skladišnih termina ne mora biti složen projekt koji traje mjesecima za implementaciju. S pravim pristupom i alatima, možete transformirati svoje zakazivanje rampi od svakodnevne glavobolje u glatku operaciju koju i vaš tim i prijevoznici cijene. LoadingCalendar čini ovaj prijelaz posebno jednostavnim - doslovno možete ići od registracije do rezervacije prvog termina u pet minuta. Zašto čekati još jedan dan noseći se s telefonskim pozivima, e-mailovima i zbunjenim prijevoznicima na vašim rampama? Registrirajte se za LoadingCalendar sada i vidite koliko jednostavno može biti moderno zakazivanje rampi. Vaša besplatna probna verzija udaljena je samo nekoliko klikova, a naš tim je spreman pomoći vam u svakom koraku.

Počnite s LoadingCalendar danas

Počnite besplatno probno razdoblje

14-dnevno besplatno probno razdoblje. Kreditna kartica nije potrebna.