Oletko kyllästynyt varastosi lastauspaikkojen päivittäiseen kaaokseen? Olemme kaikki olleet siinä tilanteessa - kuorma-autot jonossa, kuljettajat turhautuneita ja tiimisi kamppailemassa toimitusten hallinnassa taulukoiden tai valkotaulujen kanssa. Lastauspaikkojen varausjärjestelmän käyttöönotto saattaa kuulostaa pelottavalta, mutta se on yksi parhaista tavoista tuoda järjestystä lastauspaikan sekasortoon. Tässä oppaassa käymme läpi, kuinka perustaa järjestelmä, joka toimii varastollesi, tiimillesi ja kuljetusliikkeillesi. Olitpa vasta aloittamassa tai etsimässä päivitystä nykyiseen aikataulutusmenetelmääsi, näytämme sinulle käytännöllisiä vaiheita tehdäksemme lastauspaikan aikataulutuksesta helpompaa kaikille osapuolille.
Ennen kuin sukellat uuteen järjestelmään, ota askel taaksepäin ja tarkastele nykyisiä varastotoimintojasi. Nappaa kahvi, kävele ympäri laitostasi ja keskustele lastauspaikan työntekijöidesi, esimiestesi ja jopa kuljetusliikkeiden kanssa heidän päivittäisistä haasteistaan. Odottavatko kuljettajasi tunteja päästäkseen purkamaan? Jongleeraako tiimisi jatkuvasti ajanvarauksilla puheluiden ja sähköpostien kautta? Näiden ongelmien ymmärtäminen ei ole vain hyödyllistä - se on perusta järjestelmän rakentamiselle, joka todella toimii varastollesi.
Kun olet tunnistanut ongelmat, on aika asettaa selkeät tavoitteet sille, mitä haluat saavuttaa. Ehkä haluat leikata kahden tunnin odotusajat puoleen, tai kenties sinun täytyy pysäyttää aamun ruuhka, kun kymmenen kuorma-autoa saapuu kerralla. Mieti myös budjettiasi - vaikka hyvä ajanvarausohjelmisto on investointi, sen pitäisi maksaa itsensä takaisin paremman työvoiman suunnittelun ja vähempien viivästysmaksujen kautta. Tee lista välttämättömistä ominaisuuksista, kuten automaattiset ilmoitukset tai integraatio nykyiseen varastojärjestelmääsi. Muista, että tavoite ei ole lisätä toista monimutkaista työkalua päivääsi; se on tehdä elämästä helpompaa kaikille aikataulutusprosessiin osallistuville.
Oikean lastauspaikkojen varausjärjestelmän löytäminen voi tuntua hieman kuin uuden puhelimen ostaminen - siinä on paljon kiiltäviä ominaisuuksia, mutta sinun täytyy keskittyä siihen, mikä todella merkitsee toiminnallesi. Hyvän järjestelmän pitäisi tehdä kuljetusliikkeille helpoksi varata omat aikansa verkossa, vähentäen niitä edestakaisin puheluita, joita tiimisi käsittelee joka päivä. Etsi ominaisuuksia kuten automaattiset sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoitukset, jotka pitävät kaikki ajan tasalla, reaaliaikaiset päivitykset kun kuorma-autot myöhästyvät, ja selkeä kalenterinäkymä, joka näyttää tarkalleen mitä tapahtuu jokaisessa lastausovessa. Jos käytät kuljetuksenhallintajärjestelmä (TMS), varmista että uusi aikataulutusohjelmistosi voi toimia sen rinnalla.
Joitakin harkitsemisen arvoisia edistyneitä ominaisuuksia ovat kuljetusliikkeiden suorituskyvyn seurantatyökalut, kyky käsitellä erilaisia ajanvaraustyyppejä (parasta jos näitä voidaan mukauttaa täsmälleen tarpeidesi mukaan), ja mobiilisovellukset, joiden avulla kuljettajat voivat kirjautua digitaalisesti saapuessaan. Avain on löytää järjestelmä, joka on riittävän tehokas käsittelemään tarpeesi mutta riittävän yksinkertainen, että tiimisi ja kuljetusliikkeet todella haluavat käyttää sitä.
Lastauspaikkojen varausjärjestelmän käynnistäminen alkaa laitoksesi fyysisen pohjapiirroksen kartoittamisesta ohjelmistoon. Ajattele sitä varastosi digitaalisen kaksosen luomisena - jokainen lastausovi saa oman identiteettinsä, täydennettynä yksityiskohdilla siitä, minkä tyyppisiä kuorma-autoja se voi käsitellä ja mitä laitteita on saatavilla. Sinun täytyy myös asettaa säännöt siitä, kuinka kauan erityyppisten ajanvarausten pitäisi kestää. Esimerkiksi täyden kuorma-auton purkaminen saattaa tarvita kahden tunnin aikavälin, kun taas pieni pakettitoimitus saattaa tarvita vain 30 minuuttia.
Seuraava vaihe on asettaa kuka voi tehdä mitä järjestelmässä. Lastauspaikan esimiehesi saattavat tarvita täyden pääsyn aikataulujen muokkaamiseen, kun taas kuljetusliikkeiden pitäisi voida vain varata ja hallita omia ajanvarauksianaan. Haluat kuljetusliikkeiden saavan välittömän vahvistuksen kun he varaavat ajan, muistutussähköpostit päivää ennen, ja ehkä jopa tekstiviestihälytykset jos tulee viime hetken muutoksia. Käytä aikaa näiden viestien mukauttamiseen niin, että ne sisältävät kaikki tärkeät yksityiskohdat kuten lastausovien numerot, vaaditut paperit ja työturvallisuussäännöt. Näiden perusteiden oikea asettaminen alusta alkaen säästää sinulta lukemattomia päänsärkyjä myöhemmin.
Varastotiimisi saaminen vauhtiin uuden ajanvarausjärjestelmän kanssa on yleensä helppo osa - jos olet valinnut käyttäjäystävällisen ohjelmiston, henkilöstösi todennäköisesti oppii sen nopean koulutusistunnon jälkeen. Todellinen työ tulee kuljetusliikkeiden mukaan saamisessa. Aloita lähettämällä heille yksinkertaiset sähköpostiohjeet kuvakaappauksilla, jotka näyttävät kuinka varata aikoja verkossa. Valitse muutama luotettu kuljetusliike testaamaan järjestelmää ensin - he voivat auttaa sinua silittämään kaikki rypyt ennen kuin julkaiset sen kaikille muille. Jotkut kuljetusliikkeet saattavat edelleen yrittää soittaa tai lähettää sähköpostia ajanvarauksista tottumuksesta, mutta pysy lujana ja ohjaa heidät takaisin itse-varausjärjestelmään. Saatat yllättyä kuinka nopeasti he omaksuvat sen kun tajuavat voivansa varata aikoja milloin tahansa, jopa toimistosi aukioloaikojen ulkopuolella. Pidä IT-tukesi numero käsillä kuljetusliikkeille, jotka tarvitsevat lisäapua, ja muutaman viikon sisällä näet useimpien heistä varaavan aikoja sujuvasti itse.
Katsotaan kuinka nämä vaiheet yhdistyvät käyttäen LoadingCalendaria lastauspaikkojen varausjärjestelmänäsi.
Luo tilisi - Ei pitkiä lomakkeita täällä - syötä vain yrityksesi nimi ja osoite, ja olet valmis aloittamaan. Pidämme sen yksinkertaisena jotta voit keskittyä siihen mikä on tärkeää.
Aseta lastauspaikkaisi - Kartoita varastosi lisäämällä jokainen lastausovi järjestelmään. Kerro meille milloin ne ovat auki liiketoiminnalle - olipa se sitten normaalit työajat, viikonloput tai ympäri vuorokauden. Jokaisella lastauspaikalla voi olla oma aikataulunsa vastaamaan sitä kuinka varastosi todella toimii.
Tuo tiimisi mukaan - Lisää kollegasi järjestelmään vain heidän sähköpostiosoitteellaan. Anna heille roolit, jotka vastaavat heidän vastuualueitaan - ehkä täysi pääsy yhdelle kollegalle ja vain katseluoikeudet toiselle. Jokainen saa juuri sen pääsyn mitä he tarvitsevat työnsä tehokkaaseen tekemiseen.
Käynnistä kuljetusliike-portaalisi - Tässä tapahtuu taikuus. Luo brändätty varausportaali kuljetusliikkeillesi ja jaa linkki heidän kanssaan. Siinä se - he voivat alkaa varata aikoja heti ilman monimutkaista asennusta heidän päässään.
Hienosäädä asetuksesi - Valmis viemään asiat seuraavalle tasolle? Lisää erityissääntöjä kuten erilaiset ajanvarausten pituudet eri kuormatyypeille, tai aseta varausdeadlinet jotta kuljetusliikkeet aikatauluttavat etukäteen. Nämä tehokäyttäjäominaisuudet ovat siellä kun tarvitset niitä, mutta voit aloittaa ilman niitä ja lisätä niitä kasvaessasi.
Lastauspaikkojen varausjärjestelmän perustamisen ei tarvitse olla monimutkainen projekti, jonka toteuttaminen kestää kuukausia. Oikealla lähestymistavalla ja työkaluilla voit muuttaa lastauspaikkasi aikataulutuksen päivittäisestä päänsärystä sujuvaksi toiminnaksi, jota sekä tiimisi että kuljetusliikkeet arvostavat. LoadingCalendar tekee tästä siirtymästä erityisen suoraviivaisen - voit kirjaimellisesti mennä rekisteröitymisestä ensimmäisen ajanvarauksesi tekemiseen viidessä minuutissa. Miksi odottaa vielä yksi päivä käsitellen puheluita, sähköposteja ja hämmentyneitä kuljetusliikkeitä lastausovissasi? Rekisteröidy LoadingCalendariin nyt, ja katso kuinka yksinkertaista moderni lastauspaikan aikataulutus voi olla. Ilmainen kokeilujaksosi on vain muutaman klikkauksen päässä, ja tiimimme on valmiina auttamaan sinua joka vaiheessa.