Cómo North Carolina Organics Recycling redujo a la mitad el tiempo de verificación de documentos con LoadingCalendar
Por qué un reciclador de residuos alimentarios ágil dejó una plataforma de programación de muelles de gran empresa por algo más sencillo.
North Carolina Organics Recycling LLC es una empresa de reciclaje de alimentos y bebidas en fase de preconsumo. El material orgánico fuera de especificación, desde refrescos y sopas hasta cerveza, llega retractilado en palés y en su embalaje original, con camiones completos que entran cada día. Mediante una línea de equipos especializados, despaletiza, desencaja y desembala el material en seis muelles de carga, y después prensa en balas y vende los envases limpios, incluidos cartón, plásticos (PET y HDPE), acero, aluminio y vidrio. El contenido orgánico se destina a su uso más valioso posible.
Esa última parte es el corazón del negocio. Según el material, los residuos orgánicos pueden transportarse a una planta de digestión anaerobia para producir gas natural renovable, usarse como alimento para animales, enviarse a una empresa de transformación de subproductos para fabricar comida para mascotas, o convertirse en compost certificado por OMRI para los agricultores locales. Nada que pueda recuperarse acaba en el vertedero.
Es una operación deliberadamente ágil, con unos veinte empleados y seis muelles, muy centrada en la eficiencia. Su fundador, Fred Mussari, pasó quince años trabajando en el sector del tratamiento de aguas y aguas residuales municipales e industriales antes de decidirse a emprender una última aventura. Construyó el negocio en torno al principio de encontrar el mejor uso posible para cada material y hacerlo con la eficiencia suficiente para competir en coste con los vertederos.
Antes de LoadingCalendar: software de gran empresa para un problema que no era de gran empresa
La empresa venía usando OpenDock, una plataforma de programación de muelles muy completa. Pero Fred descubrió que estaba diseñada para un tipo de operación muy distinto.
También era más cara de lo que la empresa realmente necesitaba, y cada año Fred se encontraba cuestionando su rentabilidad.
Antes de introducir una herramienta de programación, el seguimiento de las cargas era un proceso manual y propenso a errores. Cuando llegaba un conductor, el equipo simplemente trabajaba con la documentación que este traía.
Esto exigía un seguimiento constante: enviar correos y hacer llamadas para casar un camión con una carga, localizar un número de BOL que faltaba o resolver un problema con una orden de compra.
Cómo encontraron LoadingCalendar: una recomendación de la IA
La búsqueda de un sustituto empezó de una forma muy actual. Fred pidió sugerencias a Grok, acotó las opciones y eligió LoadingCalendar.
El momento fue oportuno: como la empresa estaba creando una nueva página web, la herramienta de programación se integró en ella. Los clientes podían ahora reservar sus propias entregas, y el equipo podía programar las recogidas de mercancía saliente desde el mismo sitio.
Empezar solo requirió un par de llamadas
Para una empresa que acababa de dejar atrás una plataforma compleja, la puesta en marcha fue casi sin esfuerzo. No hubo un largo proyecto de implantación ni un proceso de configuración interminable.
La configuración está a la altura de esa sencillez. La programación y la comunicación con los clientes se gestionan desde la oficina con dos pantallas de sobremesa y un portátil, mientras que la recepción y el inventario se llevan desde uno de los ordenadores de sobremesa. Cuando llegan los camiones, otro miembro del equipo recoge la documentación en papel del conductor, la coteja con la información de LoadingCalendar y la carga avanza por la planificación del día hasta el proceso de desembalaje.
Un único lugar para cada número
Ahora los clientes introducen ellos mismos sus números de BOL, de liberación o de orden de compra en LoadingCalendar al programar, lo que significa que cada camión puede casarse con una reserva incluso antes de llegar.
Toda la información que necesita la administración, como números de orden de compra, números de cliente, números de precinto y matrículas de camión, se guarda en un único lugar centralizado y está lista cuando el equipo factura cada semana.
Para una operación que valora la sencillez, el atractivo está en que la herramienta hace lo necesario y nada más.
El resultado: el tiempo de verificación, reducido a la mitad
Ya no hace falta perseguir nada a posteriori. Como los números correctos se facilitan en el momento de la reserva, el ciclo de correos y llamadas para aclarar el papeleo prácticamente ha desaparecido.
Fred reconoce que se trata de una estimación más que de una cifra exacta, ya que la empresa no mide formalmente el tiempo dedicado a conciliar cargas. Sin embargo, el efecto en el día a día es evidente. El trabajo anterior era pura carga administrativa: comprobaciones que no aportaban valor a nadie.
También señala un beneficio menos tangible que describe como cumplimiento voluntario. Como el proceso de programación es sencillo y accesible desde la web de la empresa, los clientes están dispuestos a facilitar la información necesaria sin que nadie se la pida.
Esa facilidad se refleja en cómo percibe el mercado a la empresa. En un sector impulsado en gran medida por intermediarios nacionales que colocan material en nombre de grandes marcas de alimentación y bebidas, ser fácil de tratar es una ventaja competitiva.
LoadingCalendar: la opción adecuada para muelles pequeños y medianos
La recomendación de Fred está marcada por el mismo problema de encaje que le llevó a cambiar en primer lugar. LoadingCalendar encaja con operaciones pequeñas y medianas que reciben y expiden un volumen moderado y quieren mantener las cosas simples.
Para su propio negocio, que recibe entre doscientas y trescientas toneladas al día en diez o quince tráileres, ese encaje es lo que genera el retorno.
Esta filosofía de mejora continua de los procesos, una herramienta sencilla cada vez, es la base de cómo dirige toda la empresa.
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