Como a North Carolina Organics Recycling reduziu para metade o tempo de verificação de documentos com o LoadingCalendar

Antes do LoadingCalendar: software de grande empresa para um problema que não era de grande empresa

A empresa utilizava o OpenDock, uma plataforma de agendamento de docas competente. Mas Fred percebeu que tinha sido construída para um tipo de operação muito diferente.

Era também mais cara do que a empresa realmente precisava e, todos os anos, Fred dava por si a questionar a sua relação custo-benefício.

Antes da introdução de uma ferramenta de agendamento, o acompanhamento das cargas era um processo manual e propenso a erros. Quando um motorista chegava, a equipa trabalhava simplesmente com a documentação que ele trazia.

Isto exigia um acompanhamento constante: enviar e-mails e fazer telefonemas para fazer corresponder um camião a uma carga, encontrar um número de BOL em falta ou resolver um problema com uma ordem de compra.

Como encontraram o LoadingCalendar: uma recomendação da IA

A procura de um substituto começou de uma forma muito moderna. Fred pediu sugestões ao Grok, reduziu as opções e escolheu o LoadingCalendar.

O momento foi oportuno: como a empresa estava a criar um novo site, a ferramenta de agendamento foi integrada nele. Os clientes passaram a poder reservar as suas próprias entregas, e a equipa a agendar as recolhas de mercadoria de saída a partir do mesmo sítio.

Para começar, bastaram um ou dois telefonemas

Para uma empresa que tinha acabado de deixar para trás uma plataforma complexa, o processo de arranque foi quase sem esforço. Não houve um longo projeto de implementação nem um processo de configuração arrastado.

A configuração está à altura dessa simplicidade. O agendamento e a comunicação com os clientes são tratados a partir do escritório, em dois ecrãs de secretária e um portátil, enquanto a receção e o trabalho de inventário são feitos num dos computadores de secretária. Quando os camiões chegam, outro membro da equipa recolhe a documentação em papel do motorista, confere-a com a informação no LoadingCalendar e a carga avança pelo plano do dia até ao processo de desembalagem.

Um único sítio para todos os números

Os clientes introduzem agora os seus próprios números de BOL, de libertação ou de ordem de compra no LoadingCalendar quando agendam, o que significa que cada camião pode ser associado a uma reserva antes mesmo de chegar.

Toda a informação de que o back office precisa, como números de ordem de compra, números de cliente, números de selo e matrículas dos camiões, fica guardada num único local centralizado e está pronta quando a equipa fatura, semanalmente.

Para uma operação que valoriza a simplicidade, o atrativo está em a ferramenta fazer o que é preciso e nada mais.

O resultado: tempo de verificação reduzido para metade

Já não é preciso andar a correr atrás de nada depois do facto. Como os números corretos são fornecidos no momento da reserva, o ciclo de e-mails e telefonemas para resolver a papelada praticamente chegou ao fim.

Fred admite que se trata de uma estimativa e não de um número exato, uma vez que a empresa não mede formalmente o tempo gasto a conciliar cargas. No entanto, o efeito no dia a dia é evidente. O trabalho anterior era puro desperdício: verificações cruzadas que não acrescentavam valor a ninguém.

Aponta também um benefício menos tangível que descreve como adesão voluntária. Como o processo de agendamento é simples e acessível através do site da empresa, os clientes estão dispostos a fornecer a informação necessária sem que lhes seja pedida.

Essa facilidade reflete-se na forma como o mercado vê a empresa. Num setor largamente movido por intermediários nacionais que colocam material em nome de grandes marcas de alimentos e bebidas, ser fácil de lidar é uma vantagem competitiva.

LoadingCalendar: a escolha certa para docas pequenas e médias

A recomendação de Fred é moldada precisamente pelo problema de adequação que o levou a mudar em primeiro lugar. O LoadingCalendar adequa-se a operações pequenas e médias que recebem e expedem um volume moderado e querem manter as coisas simples.

Para o seu próprio negócio, que recebe duzentas a trezentas toneladas por dia em dez a quinze camiões articulados, é essa adequação que gera o retorno.

Esta filosofia de melhoria contínua dos processos, uma ferramenta simples de cada vez, é a base da forma como gere toda a empresa.